Kwestia rozliczania podróży służbowych pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy jest ostatnio tematem niezwykle gorącym. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego w składzie siedmiu sędziów
„Zapewnienie pracownikowi – kierowcy samochodu ciężarowego odpowiedniego miejsca do spania w kabinie tego pojazdu podczas wykonywania przewozów w transporcie międzynarodowym nie stanowi zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego noclegu w rozumieniu § 9 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), co powoduje, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu na warunkach i w wysokości określonych w § 9 ust. 1-3 tego rozporządzenia albo na korzystniejszych warunkach i wysokości, określonych w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy lub innych przepisach prawa pracy.”
– Uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego, z dnia 12.06.2014 sygn. akt II PZP 1/14,
Konsekwencje tego stanowiska są ogromne i mogą spowodować problemy finansowe znacznej części przedsiębiorstw transportowych. Niemniej uchwała ta przekazała liczne wskazówki, co do sposobu rozliczania podróży służbowych.
Sąd Najwyższy stwierdził, że odpowiednie miejsce do spania, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady nie jest tożsame z zapewnieniem bezpłatnego noclegu. W związku z tym kierowca przy spełnieniu określonych przesłanek może wykorzystać odpoczynek w pojeździe, jednak w dalszym ciągu będzie on uprawniony do otrzymania od pracodawcy ryczałtu noclegowego. Sędziowie argumentowali swoje stanowisko tym, że prawodawca używając różnych sformułowań miał na celu unormowanie różnych kwestii. Sąd Najwyższy odniósł się również do pojęcia samego ryczałtu. W uzasadnieniu można przeczytać:
„(…) istota „ryczałtu” jako świadczenia kompensacyjnego (w tym wypadku przeznaczonego na pokrycie kosztów noclegu) polega na tym, że świadczenie wypłacane w takiej formie z założenia jest oderwane od rzeczywistego poniesienia kosztów(…)”
-Uzasadnienie uchwały siedmiu sędziów SN z dnia 12.06.2014 str. 20 sygn. Akt II PZP 1/14
W treści uzasadnienia do uchwały sędziowie wyjaśnili również, że nocleg może być uznany za bezpłatny, jeśli kierowca wykorzysta go w obiekcie hotelarskim lub w innym miejscu w warunkach podobnych do tych oferowanych przez hotel. W takim wypadku kierowca nie będzie się mógł domagać zapłaty ryczałtu za nocleg.
Ponadto Sąd Najwyższy odniósł się do możliwości samodzielnego regulowania warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Jasnym było, że pracodawca może zmniejszyć wysokość diety z tytułu podróży zagranicznej do poziomu diety krajowej podanej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku. Jednak niektórzy pracodawcy postanowili obniżyć również kwotę ryczałtu za nocleg w podróży zagranicznej. Omawiana uchwała jasno zaprzeczyła tym poglądom i wskazała, że kodeks pracy przewiduje odstępstwo tylko w zakresie obniżenia diety zagranicznej do poziomu diety krajowej. W związku z tym pracodawcy powinni wypłacać ryczałt za nocleg w wysokości podanej w rozporządzeniu MPiPS odnoszącym się do podróży służbowych lub większej, jeśli odpowiednie zapisy zostały umieszczone w wewnątrzzakładowym prawie pracy.
Obecny stan powoduje zwiększenie ilości pozwów o zapłatę zaległych kwot z tytułu odbycia podróży służbowej, a przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością obrony swoich racji w sądzie. Na dzień dzisiejszy trudno jest wskazać jedną skuteczną linię obrony. Z reguły każda sprawa jest nieco odmienna i w tych właśnie różnicach należy szukać klucza do wygranej. Nie ulega natomiast wątpliwości, że każdy pracodawca powinien ze szczególną pieczołowitością rozliczać podróże służbowe swoich kierowców oraz gromadzić dokumenty potwierdzające prawidłową zapłatę z tego tytułu.