Mimo wielu trudności, z jakimi w ostatnich latach musiała mierzyć się branża transportowa, nadal jest to sektor, który regularnie się rozwija. Wiele osób pozostaje zainteresowanych otwarciem własnej firmy transportowej w 2023 r.
Należy zdawać sobie jednak sprawę z tego, że wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego wiąże się z koniecznością spełnienia licznych wymogów. Poniżej pokrótce przedstawiamy dlatego, co jest potrzebne dzisiaj do prowadzenia firmy transportowej w Polsce.
Otworzenie własnej firmy to proces, do którego należy się odpowiednio przygotować. W przypadku działalności transportowej sprawa ta jest jednak nieco bardziej skomplikowana, ponieważ poza kwestiami takimi jak wybór formy prawnej, czy formy opodatkowania, przepisy nakładają na przewoźników drogowych obowiązek legitymowania się określonymi licencjami (zezwoleniami).
Jeżeli zastanawiają się Państwo nad rejestracją firmy transportowej w Polsce, zapraszamy dlatego do skontaktowania się z naszą kancelarią LEGALTRANS, wyspecjalizowaną w prawie transportowym. Jesteśmy gotowi przeprowadzić Państwa przez cały ten proces, pomóc w wyborze najlepszych rozwiązań oraz przygotowaniu i uzupełnieniu wszystkich wymaganych dokumentów.
Krok 1: Firma transportowa do 3,5 tony czy powyżej 3,5 tony?
Pierwszym krokiem w rozważaniach nad własną firmą transportową, powinno być określenie, czy będzie to firma transportowa wykonująca przewozy drogowe pojazdami do 3,5 tony czy powyżej 3,5 tony?
Należy pamiętać, że w ubiegłym roku tak zwany transport lekki, od 2,5 tony do 3,5 tony, został objęty istotnymi zmianami. Od maja 2022 r. przewoźnicy, którzy chcą zajmować się transportem towarów na obszarze UE, muszą legitymować się zezwoleniem na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego oraz licencją wspólnotową. Wiąże się to nie tylko z dodatkowymi formalnościami, ale i kosztami.
Powyższy obowiązek nie dotyczy natomiast przewoźników, którzy wykonują wyłącznie krajowy transport drogowy rzeczy pojazdami lub zespołami pojazdów od 2,5 do 3,5 tony bądź przewóz osób samochodami o takiej DMC.
Krok 2: Forma prawna
W Polsce działalność gospodarczą można prowadzić w formie: jednoosobowej działalności gospodarczej, którą rejestruje się w CEIDG, spółki cywilnej lub spółki prawa handlowego (osobowej lub kapitałowej). Więcej na temat wyboru formy prawnej firmy transportowej pisaliśmy w naszym poprzednim artykule: Jak prowadzić firmę transportową w Polsce? Formy prawne.
Wybór formy prawnej to jedna z najważniejszych decyzji, jaką przyjdzie Państwu podjąć na etapie zakładania firmy transportowej. W dużej mierze to właśnie ona przesądzi o sposobie Państwa funkcjonowania w obrocie, a także prawach i obowiązkach nakładanych przepisami prawa.
To, czy lepszym wariantem będzie działalność jednoosobowa, czy na przykład spółka z o.o., pozostaje już sprawą indywidualną, uzależnioną od sytuacji ekonomicznej, prawnej, faktycznej. Zawsze zachęcamy dlatego do skonsultowania się w tym zakresie z naszą kancelarią.
Krok 3: Forma opodatkowania
W rozważaniach nad własną firmą transportową należy zastanowić się ponadto nad optymalną formą opodatkowania. Do wyboru są 3:
- Skala podatkowa, czyli zasady ogólne (stawka podatku w zależności od dochodów wynosi 12% – do 120 tys. zł lub 32%, możliwość odliczania od przychodów kosztów uzyskania przychodu, możliwość uwzględniania kwoty wolnej od podatku i kwoty zmniejszającej podatek, składka zdrowotna w wysokości 9% dochodu, bez możliwości dokonywania jej odliczenia od 2022 r.)
- Podatek liniowy (stała stawka podatku w wysokości 19%, niezależnie od uzyskiwanych dochodów, składka zdrowotna w wysokości 4,9% dochodu z możliwością jej częściowego odliczenia w skali roku w wysokości 10 200 zł, brak możliwości stosowania kwoty wolnej od podatku)
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (dla działalności transportowej ze stawką 5,5% lub 8,5%, opodatkowanie przychodów – brak możliwości odliczania od przychodów kosztów uzyskania przychodu, składka zdrowotna w trzech wysokościach, uzależnionych od rocznych przychodów, z możliwością jej odliczenia w wysokości 50% zapłaconych w danym roku składek)
Formę opodatkowania można zmieniać raz do roku. Jej wybór powinien zostać uwarunkowany od dochodów (przychodów), celów, jakie zamierzają Państwo osiągnąć oraz perspektyw rozwoju.
Krok 4: PKD dla firmy transportowej
Kod PKD to kod, który określa obszar działalności firmy (w tym przypadku działalność związana z transportem drogowym). Jego wskazanie jest obowiązkowe, jednakże robi się to głównie w celach statystycznych.
Podstawowym kodem PKD dla firmy transportowej jest kod 49.41.Z „Transport drogowy towarów”. Podklasa ta obejmuje przewozy towarów realizowane środkami transportu drogowego przystosowanymi do przewozu:
- dłużyc,
- inwentarza żywego,
- towarów zamrożonych lub schłodzonych,
- towarów ciężkich,
- towarów masowych, włączając transport cysternami mleka z gospodarstw rolnych,
- samochodów,
- odpadów i materiałów wtórnych, z wyłączeniem ich zbierania i usuwania,
- wynajem samochodów ciężarowych z kierowcą,
- transport towarów pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta.
Numer PKD wraz z rozwojem firmy można zmieniać i rozszerzać.
Krok 5: Podatek VAT
Czy prowadzenie firmy transportowej zawsze oznacza konieczność opłacania podatku VAT?
Ustawa o VAT w art. 113 ust. 1 wprowadza zwolnienie podmiotowe, polegające na zwolnieniu od tego podatku sprzedaży dokonywanej przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł.
Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku, a ponadto:
- Wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem na terytorium kraju;
- sprzedaży na odległość towarów importowanych, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem na terytorium kraju;
- Odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług, zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, z wyjątkiem:
- transakcji związanych z nieruchomościami,
- usług, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 7, 12 i 38-41,
- usług ubezpieczeniowych
Jeżeli czynności te nie mają charakteru transakcji pomocniczych;
- Odpłatnej dostawy towarów, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.
Krok 6: Certyfikaty, licencje i zezwolenia
Prowadzenie firmy transportowej wiąże się ponadto, a właściwie to przede wszystkim z obowiązkiem uzyskania określonych certyfikatów, licencji i zezwoleń, w zależności od skali i rodzaju świadczonych usług. Zostały one określone w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Do najważniejszych spośród nich należy:
Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego
Z ustawy o transporcie drogowym wynika wprost, że podjęcie i wykonywanie transportu drogowego wymaga uzyskania zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, na zasadach określonych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009.
Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika jest dokumentem niezbędnym do wykonywania zarobkowych przewozów drogowych na obszarze kraju.
Wydaje je starosta właściwy dla siedziby przedsiębiorcy wpisanej do KRS lub jego stałego miejsca wykonywania działalności, widniejącego w CEDIG, na czas nieoznaczony.
Uzyskanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego musi zostać poprzedzone spełnieniem określonych wymogów w postaci obowiązku posiadania: rzeczywistej i stałej siedziby, dobrej reputacji, odpowiedniej zdolności finansowej, wymaganych kompetencji zawodowych.
Koszt uzyskania takiego dokumentu to 1000 zł.
Licencja wspólnotowa
Do wykonywania drogowych przewozów międzynarodowych wymaga się z kolei odrębnego dokumentu – licencji wspólnotowej. Jak sygnalizowaliśmy już na początku, obecnie muszą uzyskać ją nie tylko przewoźnicy w transporcie ciężkim, powyżej 3,5 tony, ale i przewoźnicy wykonujący przewozy pojazdami, których DMC jest wyższa niż 2,5 tony, ale nie większa niż 3,5 tony.
Istotnym pozostaje fakt, że licencji wspólnotowej udziela się przedsiębiorcy, jeżeli posiada on zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika, a tym samym spełnia wszystkie określone przepisami prawa wymogi.
Organem właściwym w sprawach udzielenia, odmowy udzielenia, zmiany lub cofnięcia licencji wspólnotowej jest Główny Inspektor Transportu Drogowego. Dokument ten wydaje się na 5 lat lub powyżej 5 do 10 lat. W pierwszym przypadku wiąże się to z wydatkiem 4000 zł + 440 zł za każdy wypis z licencji, a w drugim – 8000 zł + 880 zł za każdy wypis z licencji.
Licencja na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób i pośrednictwa przy przewozie rzeczy i osób
W art. 5b ustawy o transporcie drogowym określono również dodatkowe wymogi w zakresie:
- podjęcia i wykonywania krajowego transportu drogowego osób samochodem osobowym, pojazdem samochodowym przeznaczonym konstrukcyjnie do przewozu powyżej 7 i nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, a także taksówką oraz
- podjęcia i wykonywania transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy i osób.
Każda z tych działalności wymaga uzyskania odpowiedniej licencji, której udziela się na czas oznaczony, nie krótszy niż 2 lata i nie dłuższy niż 50 lat.
Certyfikat kompetencji zawodowych
Prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego rzeczy lub osób wymaga uzyskania jeszcze jednego, istotnego dokumentu – certyfikatu kompetencji zawodowych. Jest to dokument potwierdzający posiadanie niezbędnej do wykonywania transportu wiedzy i kwalifikacji.
Takim certyfikatem powinna legitymować się przynajmniej jedna z osób zarządzających przedsiębiorstwem lub osoba zarządzająca w przedsiębiorstwie transportem drogowym.
Egzaminy przeprowadzają komisje egzaminacyjne działające przy Instytucie Transportu Samochodowego (ITS) w Warszawie. W niektórych przypadkach można uzyskać zwolnienie z egzaminu lub jego części.
Opłata za egzamin wynosi 500 zł, a za wydanie certyfikatu – 300 zł.
Krok 7: Zdolność finansowa
Uzyskanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, a na dalszym etapie również licencji wspólnotowej, musi zostać poprzedzone potwierdzeniem posiadania odpowiedniej zdolności finansowej.
Przedsiębiorca w transporcie powyżej 3,5 tony jest zobowiązany wykazywać, że każdego roku dysponuje kapitałem i rezerwami w łącznej wysokości co najmniej:
- 9 000 EUR na pierwszy wykorzystywany pojazd,
- 5 000 EUR na każdy dodatkowy wykorzystywany pojazd lub zespół pojazdów, o DMC większej niż 3,5 tony o
- 900 EUR na każdy dodatkowy wykorzystywany pojazd lub zespół pojazdów, których DMC przekracza 2,5 tony, ale nie przekracza 3,5 tony.
Wymogi te są nieco niższe w transporcie lekkim, do 3,5 tony. Na pierwszy pojazd jest to 1 800 EUR, a na każdy następny 900 EUR.
Określone wymogi finansowe stawia się ponadto przewoźnikom ubiegającym się o licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy i osób. Pośrednictwo przy przewozie rzeczy wymaga dysponowania majątkiem w wysokości 50 000 EUR, a osób – 5 000 złotych.
Krok 8: Baza eksploatacyjna
Rozpoczęcie działalności transportowej wiąże się także z koniecznością posiadania odpowiedniej bazy eksploatacyjnej, przez którą rozumie się miejsce będące w dyspozycji przedsiębiorcy, przystosowane do prowadzenia działalności transportowej w sposób zorganizowany i ciągły, w skład którego wchodzi co najmniej jeden z następujących elementów:
- miejsce postojowe dla pojazdów wykorzystywanych w transporcie drogowym,
- miejsce załadunku, rozładunku lub łączenia ładunków,
- miejsce konserwacji lub naprawy pojazdów.
Bazą eksploatacyjną jest także centrum operacyjne pracodawcy, o którym mowa w przepisach rozporządzenia (WE) nr 561/2006.
Baza eksploatacyjna musi zostać dostosowana do skali prowadzenia działalności. Powinna być wyposażona w miejsca postojowe dla pojazdów wykorzystywanych w transporcie drogowym w liczbie odpowiadającej co najmniej 1/3 liczby pojazdów zgłoszonych przez przewoźnika do organu wydającego zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.
Krok 9: Dobra reputacja
Na etapie wydawania zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, właściwy organ będzie weryfikował ponadto spełnienie przez wnioskodawcę wymogu dobrej reputacji, jako jednej z kluczowych przesłanek uzyskania takiego pozwolenia.
Spełnienie wymogu dobrej reputacji następuje w przypadku braku skazania za określone w przepisach przestępstwa umyślne z m.in. Kodeksu karnego, Kodeksu spółek handlowych, Prawa upadłościowego, Kodeksu karnego skarbowego.
Warto jednak podkreślić, że cieszenie się dobrą reputacją jest niezbędne nie tylko na etapie ubiegania się o wydanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika, ale i przez cały czas prowadzenia tej działalności.
Zakładanie firmy transportowej z kancelarią LEGALTRANS
Mając na uwadze powyższe, nie ulega wątpliwości, że zakładanie firmy transportowej wiąże się dla zainteresowanych z szeregiem skomplikowanych formalności i procedur.
Wskazane przez nas wymagania nie są oczywiście wszystkimi, jakie spoczywają na przyszłych przedsiębiorcach. Jeżeli nie wiedzą Państwo, od czego zacząć lub nie mają czasu, aby samodzielnie zmierzyć się z tym zadaniem, pozostajemy do Państwa dyspozycji! Niejednokrotnie pomagaliśmy już polskim przewoźnikom w przygotowaniach do utworzenia własnej firmy transportowej oraz jej rejestracji. Z naszym wsparciem wszystko zostanie załatwione rzetelnie i sprawnie!