Dieta wirtualna kierowcy jest jednym z najpopularniejszych, a często i jednym z najbardziej problematycznych zagadnień w branży transportowej. W związku z tym, że pojęcie wirtualnej diety pozostaje związane z wynagrodzeniem kierowców uczestniczących w międzynarodowych przewozach drogowych, znajomość zasad jej stosowania można uznać za kluczową dla prawidłowych rozliczeń. Co to jest dieta wirtualna kierowcy? Jaka jest zależność między dietą wirtualną a podatkiem dochodowym? Czy dieta stanowi dla pracodawcy koszt?
Dieta wirtualna kierowcy – na czym polega?
Już na wstępie warto zasygnalizować, że dieta wirtualna nie ma swojej oficjalnej, ustawowej definicji. Nie znajdziemy takiej ani w przepisach krajowych, ani regulacjach unijnych.
Dieta wirtualna kierowcy jest pojęciem czysto technicznym, opracowanym przez branżę transportową na potrzeby prawidłowego naliczania ulg składkowo-podatkowych dla ZUS i PIT. Pozwala określić, o ile możliwe jest obniżenie podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne i podatku dochodowego PIT w przypadku kierowców biorących udział w przewozach międzynarodowych.
Wszystko zostało zapoczątkowane w roku 2022, kiedy to, w związku z wdrażanym stopniowo Pakietem Mobilności, doszło do wykluczenia zadań służbowych wykonywanych przez kierowców w ramach międzynarodowych przewozów drogowych z podróży służbowych w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy, a tym samym pozbawienia możliwości liczenia delegacji (diety krajowe oczywiście nadal funkcjonują). Z początku odpowiedni, wprowadzający to wykluczenie zapis znajdował się w art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców, jednakże teraz, na skutek ubiegłorocznej nowelizacji, należy poszukiwać go w art. 26f tejże ustawy. Nowelizacja z 2023 roku nie tylko zmieniła umiejscowienie przepisu wyłączającego kierowców międzynarodowych z podróży służbowej, ale i wprowadziła nowe zasady rozliczania wirtualnej diety zagranicznej, ujednolicając jej stawki.
Ile wynosi wirtualna dieta?
Pierwotnie diety wirtualne obliczano na podstawie stawek dziennych określonych w odpowiednich przepisach, przypisanych z osobna do każdego państwa, oraz biorąc pod uwagę czas, jaki kierowca spędził w danym kraju. Tego rodzaju metoda nie jest już jednak prawidłowa, ponieważ obecnie diety wirtualne mają stałą wartość. Nie ma zatem znaczenia, do jakiego państwa udaje się kierowca wykonujący przewóz międzynarodowy – stawka wirtualnej diety jest tutaj narzucona w sposób sztywny.
Ubiegłoroczna nowelizacja wprowadziła dwie stawki wirtualnej diety kierowcy, odpowiednio na potrzeby wyliczania ulgi dla ZUS i podatku dochodowego PIT.
- Stawka diety wirtualnej dla ZUS wynosi obecnie 60 euro za każdy dzień pobytu kierowcy międzynarodowego za granicą, jeżeli jego przychód miesięczny jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie (w roku 2024 wynosi ono 7824 zł brutto). 60 euro (za każdy dzień podróży zagranicznej) to zatem maksymalna kwota, o jaką można obniżyć przychód kierowcy stanowiący podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, z zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia. W przypadku, gdy wynagrodzenie kierowcy będzie niższe niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie, przepisy o wyłączeniu z podstawy wymiaru składek kwoty stanowiącej równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą nie znajdą zastosowania (art. 26g ust. 1 pkt 1 ustawy o czasie pracy kierowców).
- Stawka wirtualnej diety dla PIT wynosi natomiast 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy międzynarodowego za granicą. Od podatku dochodowego w wysokości stanowiącej równowartość tej kwoty wolne są nie tylko przychody ze stosunku pracy, ale i umowy zlecenia (art. 21 ust. 1 pkt 23d).
Dieta wirtualna a niepełny dzień podróży zagranicznej
Diety wirtualne w wysokości 60 euro i 20 euro przysługują za każdy (pełny) dzień pobytu za granicą, w domyśle – trwający 12 godzin. Jeśli kierowca przebywa za granicą krócej, stawki te ulegają odpowiedniemu zmniejszeniu.
W przypadku podróży zagranicznej trwającej do 8 godzin, liczy się 1/3 powyższej stawki (1/3 z 60 euro lub 20 euro), a w przypadku podróży trwającej od 8 do 12 godzin – 1/2 powyższej stawki (1/2 z 60 euro lub 20 euro).
Czy dieta wirtualna jest kosztem?
Jedno z najczęstszych pytań, jakie pada w kontekście diety wirtualnej, dotyczy tego, czy wirtualna dieta jest kosztem podatkowym?
Mówiąc o diecie wirtualnej, należy pamiętać, że jest ona dość specyficznym, technicznym „tworem”, przez co rozumie się to, że:
- dieta wirtualna nie jest żadnym dodatkowym składnikiem do wypłaty, który przysługuje kierowcy i który to wpływałby na wysokość jego przychodu,
- dieta wirtualna nie jest wypłacana fizycznie kierowcy wykonującemu międzynarodowe przewozy drogowe,
- dieta wirtualna nie jest tym samym kosztem podatkowym dla pracodawcy,
- diety wirtualnej nie powinno się w związku z tym uwzględniać na liście płac jako składnika wynagrodzenia,
- dieta wirtualna nie jest ponadto tym samym, co „sanitariaty”, o których mowa w art. 26g ust. 1 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców („sanitariaty” to nowy dodatek, który pojawił się w ustawie o czasie pracy kierowców w związku z nowelizacją z 2023 roku).
Rozliczanie kierowców w międzynarodowych i krajowych przewozach drogowych z kancelarią LEGALTRANS
Biorąc pod uwagę fakt, że rozliczanie czasu pracy kierowców, w tym regularnie odbywanych przez nich podróży krajowych i międzynarodowych, nie należą do najprostszych zadań, warto zadbać o to, by były wykonywane przez profesjonalistów. Wszelkie błędy w delegacjach krajowych i zagranicznych, prowadzące następnie do nieprawidłowego wyliczania wynagrodzeń, są bowiem jednym z najpoważniejszych naruszeń, jakich może dopuścić się pracodawca. Stąd też zagadnienia te podlegają regularnym kontrolom PIP.
Jeśli rozliczanie podróży międzynarodowych i zasady naliczania diety wirtualnych wciąż przysparzają w firmie trudności, służymy naszym wsparciem. Zapraszamy do kontaktu, aby porozmawiać o szczegółach!