Stałym elementem pracy każdego kierowcy zawodowego pozostają podróże służbowe odbywające się w obrębie kraju. W przypadku podróży krajowych kierowcom, z tytułu wykonywania zadania służbowego, należy wypłacać diety, przysługujące im w celu pokrycia zwiększonych kosztów wyżywienia. Kierowcy należy się ponadto zwrot kosztów noclegu i dojazdu. W ostatnim czasie stawki diet z tytułu krajowych podróży służbowych uległy podwyższeniu. Ile wynoszą one w 2024 r. i jak prawidłowo obliczać taką dietę?
Punktem wyjścia do przyznawania kierowcom diet z tytułu krajowych podróży służbowych jest ustawa o czasie pracy kierowców. W art. 2 pkt 7 wskazuje ona, że podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych, które polega na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:
(1) przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, lub
(2) wyjazdu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, w celu wykonania przewozu drogowego.
Natomiast w kontekście należności, które przysługują kierowcy na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem zadania służbowego, ustawa o czasie pracy kierowców odsyła już, w art. 21a, do przepisów art. 775 § 3– 5 Kodeksu pracy. Te z kolei odwołują się do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W tym miejscu warto przypomnieć, że w podróży służbowej, w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy, nie będzie z kolei kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych.
Co przysługuje kierowcy z tytułu krajowej podróży służbowej?
Z tytułu krajowej podróży służbowej, która odbywa się w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, kierowcy przysługuje w szczególności:
- dieta, którą w podróży krajowej przeznacza się na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia,
- zwrot kosztów noclegów (ryczałt za nocleg),
- zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej.
Kiedy kierowca zawodowy ma prawo do diety z tytułu krajowej podróży służbowej?
Dieta krajowa należy się kierowcy, jeżeli podróż służbowa spełnia określone warunki. Aby móc przyznać kierowcy dietę krajową, jest wymagane, by:
- delegowanie odbywało się poza miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika,
- pracownik nie miał zapewnionego przez pracodawcę bezpłatnego całodziennego wyżywienia (śniadanie, obiad i kolacja),
- podróż służbowa była dłuższa niż 8 godzin (w przypadku podróży trwających nie dłużej niż dobę).
Dieta z tytułu krajowej podróży służbowej przysługuje więc kierowcy wtedy, gdy taka podróż trwa więcej niż 8 godzin i odbywa się poza miejsce siedziby jego pracodawcy. Kierowca, by skorzystać z prawa do diety, nie powinien w dodatku zostać oddelegowany do miejsca swojego pobytu stałego lub czasowego oraz otrzymać od pracodawcy pełnego wyżywienia, rozumianego jako śniadanie, obiad i kolacja – jeżeli przyznano by jeden lub dwa takie posiłki, w takim przypadku wysokość diety ulegnie odpowiedniemu obniżeniu.
Jakie są stawki diety dla kierowcy z tytułu krajowej podróży służbowej w 2024 r.?
Na początku ubiegłego roku stawka diety krajowej zwiększyła się z 38 zł do 45 zł. Taka też stawka obowiązuje obecnie, w 2024 r. Należy jednak podkreślić, że 45 zł to kwota pełnej diety. Tymczasem ustawodawca zróżnicował wysokość przysługującej kierowcy diety w zależności od tego, ile trwała podróż służbowa, z wyszczególnieniem, czy mamy do czynienia z podróżą służbową mieszczącą się w 24 godzinach (doba), czy też podróżą trwającą dłużej niż dobę.
W pierwszym przypadku dieta w pełnej wysokości, czyli 45 zł, przysługuje, gdy kierowca przebywa w podróży służbowej ponad 12 godzin. Jeżeli podróż służbowa trwa natomiast od 8 godzin do 12 godzin, kierowca ma prawo do 50% diety. W pozostałym zakresie, to znaczy, gdy podróż służbowa zajmuje kierowcy mniej niż 8 godzin, jak zostało już wspomniane, dieta krajowa nie przysługuje.
Jeżeli z kolei podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin – przysługuje 50% diety, a ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Kwota diety może ulec jednak zmniejszeniu o koszt zapewnionego wyżywienia, jeżeli pracownikowi zagwarantowano częściowy posiłek. Przyjęto, że śniadanie stanowi 25% pełnej diety (pełna dieta w wysokości 45 zł ulega więc obniżeniu o 11,25 zł) obiad – 50% diety (obniżenie o 22,50 zł), a kolacja – 25% (obniżenie o 11,25 zł).
Ile wynosi ryczałt za nocleg dla kierowcy w 2024 r.?
Kierowcy w podróży służbowej należy się nie tylko dieta z tytułu zwiększonych kosztów wyżywienia, ale i ryczałt za każdy nocleg. Podobnie jak w przypadku diety, ryczałt również wypłaca się pod określonymi warunkami. Ryczałt przysługuje, jeżeli kierowcy nie zapewniono bezpłatnego noclegu i jeżeli nie przedłożył on rachunku z obiektu świadczącego usługi hotelarskie. Ponadto wymaga się, by nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 a 7:00. Jeśli przesłanki te zostaną spełnione, kierowca ma prawo do ryczałtu w wysokości 150% diety, co w 2024 r. daje kwotę 67,50 zł. Taki ryczałt należy się kierowcy także wtedy, gdy odebrał on odpoczynek dzienny w kabinie ciężarówki.
Jeżeli natomiast kierowcy w podróży krajowej zapewniono nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, a więc 900 zł. W uzasadnionych przypadkach jest jednak możliwe, by pracodawca wyraził zgodę na zwrot kosztów za nocleg w wysokości przekraczającej ten limit.
Ile wynosi ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej w 2024 r.?
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Jest on przyznawany w wysokości 20% diety, czyli 9 zł.
Dieta dla kierowcy a PIT i ZUS
Mimo że na gruncie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT dieta kierowcy zawodowego i inne należności z tytułu krajowej podróży służbowej są traktowane jako przychód pracownika, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 tejże ustawy zostały one zwolnione z podatku dochodowego do wysokości określonej w ww. Rozporządzeniu. Jeżeli dojdzie jednak do powstania nadwyżki ponad kwoty określone w tych przepisach, wtedy też od takiej nadwyżki należny będzie podatek.
Taka sama zasada obowiązuje w przypadku oskładkowania. Jak stanowi bowiem § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek nie stanowią należności z tytułu podróży służbowych – do wysokości określonej w ww. Rozporządzeniu. Oznacza to tym samym, że kierowcy uczestniczący w podróżach służbowych na terenie kraju, dzięki dietom i ryczałtom za noclegi, mogą otrzymywać część swojego wynagrodzenia bez jego opodatkowania i oskładkowania.
Zwracamy uwagę na to, że warunki wypłacania kierowcy należności z tytułu podróży służbowej powinno się określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Nie jest w dodatku dopuszczalne, by w dokumentach tych ustalić dietę za dobę podróży służbowej na obszarze kraju w wysokości niższej niż wynikająca z przepisów ww. Rozporządzenia. W razie dodatkowych pytań lub potrzeby oddelegowania czynności ewidencjonowania czasu pracy kierowców i naliczania ich wynagrodzeń zapraszamy do kontaktu!