Zgodnie z art. 25 oraz 26d ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców (Dz.U. 2012.1155, z późn. zm.) pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencje czasu pracy dla osób, które zatrudnia na podstawie stosunku pracy, lub które osobiście wykonują przewozy drogowe na jego rzecz w oparciu o inne umowy. Ponadto art. 26d ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców nakazuje ewidencjonowanie czasu pracy także samych przedsiębiorców. Należy również pamiętać, że zgodnie z art. 25 ust. 1b ustawy o czasie pracy kierowców pracodawca powinien prowadzić indywidualne karty nieobecności pracownika w pracy zawierające ich podział na rodzaj i wymiar. Za brak prowadzenia ewidencji czasu pracy, przedsiębiorca może zostać ukarany przez organ kontrolny, a także może utracić dobrą reputację, o której mowa w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 roku (Dz.U.UE.L.2009.300.51 z późn. zm.).
Co do formy prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy stanowisko zajął między innymi Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 31 grudnia 2009 roku. Zgodnie z nim ewidencja musi umożliwiać prawidłowe ustalenie wynagrodzenia kierowcy oraz wypłatę innych świadczeń związanych z pracą. GIP wskazał co prawda na brak wyraźnego powiązania art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców z § 8 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 1996 nr 62 poz. 286 z późn. zm.), jednak podkreślił, że ewidencja musi stanowić spójny i rzetelny dokument przedstawiający pracę w poszczególnych dobach, jak również powinna wyszczególniać pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, a także w dni wolne od pracy. Ewidencja musi również zawierać informacje o dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy. Należy jeszcze wspomnieć o wyodrębnieniu godzin nadliczbowych 100% i 50% oraz średniotygodniowych, jak również o podziale dyżurów na dyżury 100% i 50%. Odrębną kwestią jest natomiast wykonywanie ewidencji dla osób, które nie pozostają w stosunku pracy oraz dla samych przedsiębiorców. Do tej grupy zastosowanie ma rozdział 3a ustawy o czasie pracy kierowców. Zasadą jest, że dla takich kierowców liczymy jedynie pracę, o której mowa w art. 6 ust. 1 oraz ust. 2 (w przypadku osób niezatrudnionych lecz osobiście wykonujących przewozy drogowe na rzecz przedsiębiorcy). Nie ma natomiast obowiązku naliczania wynagrodzenia za dyżury, godziny nadliczbowe lub nocne. Nie oznacza to jednak, że kierowca może pracować bez przerwy ponieważ dotyczą go ograniczenia z ustawy o czasie pracy kierowców. Zgodnie z art. 26c ust. 1 i 2:
1. Tygodniowy czas pracy nie może przekraczać 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.
2. Tygodniowy czas pracy, o którym mowa w ustępie 1, może być przedłużony do 60 godzin, jeśli średni tygodniowy czas pracy nie przekroczy 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.
Kierowców zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej lub samozatrudnionych dotyczą również przepisy ustawy o czasie pracy kierowców odnoszące się do przerw. Ponadto, mimo braku obowiązku wypłacania dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej, na kierowców tych również nałożono ograniczenia odnoszące się do pracy w nocy. Zgodnie z art. 21 ustawy o czasie pracy kierowców:
W przypadku gdy praca wykonywana jest w porze nocnej, czas pracy kierowcy nie może przekraczać 10 godzin w danej dobie.
Za nieewidencjonowanie czasu pracy kierowców zatrudnionych na umowy cywilnoprawne i samozatrudnionych Inspekcja Transportu drogowego może nałożyć karę w wysokości 1000 zł (pkt 8.3. załącznika nr 3 do ustawy z dnia 6 września 2001 rokuo transporcie drogowym Dz.U.2013.1414 j.t.) natomiast za nieprzestrzeganie przepisów odnoszących się do czasu pracy od 100 zł do 500 zł za jedno uchybienie (pkt 8.2. oraz 8.4. załącznika nr 3 do ustawy o transporcie drogowym). W przypadku pracowników związanych stosunkiem pracy kara za powyższe naruszenia może wynieść nawet 30000 zł (art. 281 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku kodeks pracy Dz.U.1998.21.94 j.t.)
Znając podstawowe wymogi dotyczące ewidencji można przejść do dalszych czynności mających za zadanie prawidłowe wyliczenie czasy pracy i wynagrodzenia dla naszych kierowców. Tym zagadnieniom będą poświęcone moje kolejne publikacje, do których przeczytania serdecznie zapraszam.
Piotr Zaszczudłowicz
prawnik