Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy jest regulowane prawnie. To obowiązek każdego pracodawcy, który pozostaje zobligowany do jej prowadzenia względem każdego, zatrudnionego na podstawie stosunku pracy pracownika. Ewidencjonowanie czasu pracy dotyczy również samych przedsiębiorców. Niewątpliwie jest to czynność wymagająca systematyczności oraz ogromnej skrupulatności, ponieważ pozwala na m.in. precyzyjne i łatwiejsze określanie należnego wynagrodzenia, jak i optymalizację kosztów przedsiębiorstwa.
Który dokumenty reguluje ewidencję czasu pracy kierowców?
Obowiązek prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy swoich pracowników został nałożony na niego przez rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r.
Zgodnie z § 6: „Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy […]”.
Na czym polega ewidencja czasu pracy kierowców?
Analiza czasu pracy kierowców prowadzona w formie ewidencji pozwala uzyskać pracodawcy informacje potrzebne do ustalenia należnego dla każdego pracownika wynagrodzenia.
Karta ewidencji czasu pracy wskazuje na:
- liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbę godzin nadliczbowych,
- dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbę godzin dyżuru oraz godzinę jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Ewidencja Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy?
Kierowcy zatrudnieni na podstawie stosunku pracy
Jeśli chcemy dowiedzieć się, jak powinno wyglądać ewidencjonowanie oraz rozliczanie czasu pracy kierowców, powinniśmy sięgnąć do ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Artykuł 25 tej ustawy reguluje, w jakiej formie pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców pozostających w stosunku pracy. Wymieniono 5 możliwości:
- zapis na wykresówkach,
- wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
- pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
- inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności,
- rejestry opracowane na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–4.
Pracodawcy, którzy prowadzą ewidencję w jednej z powyższych form, są zobowiązani do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji nieobecności pracownika w pracy z podziałem na rodzaj i wymiar (art. 25 ust. 1b).
Pracodawca jest także zobowiązany do udostępnienia kierowcy ewidencji na jego wniosek. Musi również przechowywać ją przez okres 3 lat po zakończeniu okresu nią objętego.
Ewidencji godzin pracy NIE prowadzi się względem:
- pracowników objętych zadaniowym czasem pracy,
- pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną – są oni jednak objęci ewidencją czasu pracy.
Kierowcy niepozostający w stosunku pracy
Ustawa czas pracy kierowców określa także, jak należy ewidencjonować czas pracy kierowców niepozostających w stosunku pracy.
Kierowcy niepozostający w stosunku pracy to:
- przedsiębiorcy, o których mowa w art. 1 pkt 1a oraz
- osoby niezatrudnione przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujących na jego rzecz: przewozy drogowe, do których ma zastosowanie rozporządzenie (WE) nr 561/2006 albo umowa AETR, a także przewozy regularne, których trasa nie przekracza 50 km.
Do prowadzenia ewidencji przedsiębiorcy zobowiązany jest on sam. W przypadku pozostałych osób ewidencję prowadzi podmiot, na rzecz którego wykonywany jest przewóz drogowy (art. 26d). Ewidencja jest prowadzona w jednej z powyżej wskazanych form.
Najczęstsze błędy popełniane przy prowadzeniu ewidencji czasu pracy kierowców
Rzetelne ewidencjonowanie czasu pracy kierowców nie jest zadaniem łatwym, dlatego też nierzadko możemy natknąć się tu na różnego rodzaju pomyłki i błędy.
Najczęstsze nieprawidłowości, jakie występują podczas prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowcy to m.in.:
- Niewykazywanie pracy w godzinach nadliczbowych
- Pomijanie pojedynczych godzin pracy w porze nocnej
- Brak oznaczenia rodzajów dni wolnych, jak i pracy w te dni
- Wypełnianie ewidencji z opóźnieniem
Osoby, które na co dzień specjalizują się w prowadzeniu ewidencji czasu pracy kierowców, muszą regularnie śledzić wszelkie pojawiające się w tym zakresie zmiany. Jednym ze sposobów, który pozwala nadążyć za nowymi przepisami i regulacjami, a także uporządkować i ugruntować swoją wiedzę, jest szkolenie z ewidencji czasu pracy kierowców.
Regulacje prawne dotyczące norm czasu pracy kierowców
Z ewidencjonowaniem czasu pracy kierowców nieodłącznie związane jest pojęcie samego czasu pracy. Odpowiedzi na pytanie, czym jest oraz co wlicza się do czasu pracy kierowcy, powinniśmy poszukiwać w art. 6 ustawy o czasie pracy kierowców.
Za czas pracy kierowcy należy uznać czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego. Jest to w szczególności:
- prowadzenie pojazdu,
- załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem,
- nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym,
- czynności spedycyjne,
- obsługa codzienna pojazdów i przyczep,
- inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy,
- niezbędne formalności administracyjne,
- utrzymanie pojazdu w czystości.
Czasem pracy jest również czas gotowości do pracy kierowcy. Taka sytuacja ma miejsce, gdy kierowca, poza przyjętym rozkładem czasu pracy pozostaje na stanowisku pracy, gotowy do wykonywania obowiązków. Dotyczy to przede wszystkim oczekiwania na załadunek lub rozładunek, jeśli przed wyjazdem albo przed rozpoczęciem danego okresu kierowca nie wiedział, ile potrwają te czynności.
Do czasu pracy wlicza się ponadto trwającą 15 minut przerwę w pracy – pracodawca jest zobowiązany do jej wprowadzenia, gdy dobowy wymiar czasu pracy kierowcy wynosi co najmniej 6 godzin.
Co w takim razie nie zostanie wliczone do czasu pracy? Wyłączenia zawarto w art. 7. Do czasu pracy nie wlicza się:
- czasu dyżuru, podczas którego kierowca nie wykonywał pracy,
- nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu,
- dobowego nieprzerwanego odpoczynku,
- przerwy w pracy, o której mowa w art. 16 ust. 1 – jedna przerwa w pracy w ciągu doby, trwająca nie dłużej niż 5 godzin, którą stosuje się w szczególnie uzasadnionych przypadkach.
Ewidencja czasu pracy kierowców – kary za przekroczenie czasu pracy kierowców
Przekroczenie czasu pracy kierowcy jest zagrożone karami pieniężnymi. Ich wysokość określa załącznik nr 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym, w związku z art. 92 tejże ustawy.
Art. 92 ust. 1 nakłada na kierującego, który wykonuje przewóz drogowy z naruszeniem obowiązków lub warunków przewozu drogowego, karę grzywny w wysokości do 2000 złotych.
Jakie kary przewidziano dla kierowcy za przekroczenie dopuszczalnego czasu pracy?
- Przekroczenie maksymalnego dziennego czasu prowadzenia pojazdu:
- o czas do 1 godziny – 50 zł
- za każdą następną rozpoczętą godzinę – 100 zł
- Przekroczenie maksymalnego czasu prowadzenia pojazdu bez przerwy:
- czas powyżej 15 minut do 30 minut – 50 zł
- za każde następne rozpoczęte 30 minut – 100 zł
- Przekroczenie tygodniowego czasu prowadzenia pojazdu o czas powyżej 30 minut do 2 godzin oraz za każdą następną rozpoczętą godzinę – 50 zł
- Przekroczenie tygodniowego wymiaru czasu pracy, o którym mowa w art. 26c ust. 1 i 2 ustawy o czasie pracy kierowców, przez osoby niezatrudnione przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujące na jego rzecz przewozy drogowe:
- do mniej niż 2 godzin – 50 zł
- od 2 godzin do mniej niż 10 godzin – 300 zł
- od 10 godzin – 500 zł
Jeśli podczas kontroli drogowej organ kontrolujący stwierdzi, że doszło do przekroczenia czasu pracy, nałoży on mandat na kierowcę. Jeśli jednak nieprawidłowości i naruszenia z zakresu czasu pracy zostaną wykryte podczas kontroli w przedsiębiorstwie, odpowiedzialność spoczywać będzie na pracodawcy. W przypadku kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy to firma transportowa jest odpowiedzialna za ustalanie grafiku dla swoich pracowników. Powinna robić to zatem w taki sposób, aby nie byli oni zmuszeni do naruszania obowiązujących przepisów.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej odnośnie rozliczania czasu pracy kierowców lub szukasz odpowiedzi na nurtujące Cię pytania skontaktuj się z Kancelarią Transportową Legaltrans.