Do momentu, do którego zlecenie spedycyjne przebiega gładko, niektórzy w ogóle nie pamiętają o dokonanych, pisemnych postanowieniach i uzgodnieniach. Ale gdy tylko sprawy zaczynają się komplikować, jedną z pierwszych, pojawiających się w głowie myśli jest właśnie… umowa. Niestety w takich chwilach czasami okazuje się, że mimo iż taka umowa rzeczywiście istnieje, to jednak jej treść pozostawia wiele do życzenia. Co powinna zawierać w takim razie umowa spedycji w transporcie międzynarodowym? Jaka jest jej istota i co konkretnie należy do obowiązków spedytora?
„Nie pomyśleliśmy o tym”.
„Nie było czasu. Podpisaliśmy tę umowę trochę z automatu”.
„To nie była nasza pierwsza współpraca. Zawsze wszystko przebiegało bezproblemowo”.
Tego rodzaju zdania słyszymy bardzo często od naszych klientów, którzy sparzyli się na podpisywanych w pośpiechu lub bazujących na ogólnych wzorcach umowach spedycji. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja umowa jest nie tylko zgodna z przepisami, ale i skutecznie zabezpiecza Twoje interesy, biorąc pod uwagę specyfikę konkretnego zlecenia, skieruj ją przed podpisaniem do analizy prawnej. Dzięki temu zyskasz pewność, że to, co podpisujesz, naprawdę zapewnia Ci bezpieczeństwo i spokój na wypadek negatywnych zdarzeń.
Jaka jest istota umowy spedycji?
Umowa spedycji jest umową nazwaną, regulowaną w Kodeksie cywilnym. Jej istotę określa art. 794, zgodnie z którym przez umowę spedycji spedytor zobowiązuje się za wynagrodzeniem, w zakresie działalności swojego przedsiębiorstwa, do:
- wysłania przesyłki lub
- odbioru przesyłki albo
- dokonania innych usług związanych z jej przewozem.
Przedmiotem umowy spedycji jest tym samym organizacja transportu drogowego towarów w ustalonym przez strony zakresie. Może mieć ona charakter kompleksowy lub jedynie częściowy – szczegółowy zakres obowiązków i zadań spoczywających na spedytorze jest jednym z najistotniejszych punktów, których nie powinno zabraknąć w umowie spedycji.
Spedytor występuje więc najczęściej jako pośrednik, działając pomiędzy nadawcą przesyłki a przewoźnikiem. Fizycznie to nie o zajmuje się samym przewozem, czyli przemieszczeniem przesyłki z jednego miejsca w drugie, a oferuje jedynie fachową pomoc w przygotowaniu do transportu. Choć, warto pamiętać, że na mocy art. 800 KC, nie jest zabronione, by spedytor sam dokonał takiego przewozu, jeśli dysponuje odpowiednimi środkami. W takim przypadku spedytor będzie mieć jednocześnie prawa i obowiązki przewoźnika.
Stronami umowy spedycji są: mający status przedsiębiorcy i będący osobą fizyczną lub prawną spedytor oraz, najczęściej, nadawca lub odbiorca przesyłki.
Jaką formę powinna mieć umowa spedycji?
Dla umowy spedycji nie została przewidziana żadna konkretna czy szczególna forma, co oznacza, że taką umowę teoretycznie można zawrzeć nawet ustnie. Z oczywistych względów nie jest to jednak rekomendowane, ponieważ ustne ustalenia są bardzo trudne do udowodnienia, jeśli nie zostały jednocześnie utrwalone na trwałym nośniku, np. poprzez nagranie rozmowy telefonicznej. Umowę spedycji najlepiej jest dlatego sporządzać w tradycyjnej formie pisemnej lub dokumentowej.
Co powinno znaleźć się w umowie spedycji dotyczącej transportu międzynarodowego? Obowiązki spedytora, wynagrodzenie oraz inne
Punktem odniesienia w sporządzaniu umowy spedycji, jeśli obie jej strony są obywatelami Polski, będą przede wszystkim przepisy Kodeksu cywilnego. W odniesieniu do międzynarodowego transportu drogowego zastosowanie znajdują natomiast przepisy Konwencji CMR. Jednak, w związku z tym, że spedytor nie jest stroną umowy przewozu, nie podlega on bezpośrednio jej regulacjom. Spedytor w szczególności organizuje przewóz, a nie go wykonuje. Gdyby zająłby się również samym transportem, co nie jest wykluczone, wtedy z kolei będziemy stosować względem niego Konwencję CMR.
Do najważniejszych postanowień umowy spedycji w transporcie międzynarodowym należy określenie:
- stron umowy spedycji – pełne, kompletne dane zleceniodawcy i spedytora oraz dodatkowo informacje o ewentualnej reprezentacji jednej bądź obu stron;
- przedmiotu przewozu – w umowie spedycji warto opisać, co konkretnie będzie przedmiotem organizowanego przewozu. Poza dokonaniem specyfikacji ładunku można również wskazać rekomendowane sposoby jego zabezpieczenia, specjalne wymogi dotyczące transportu (jeśli występują), czy miejsca załadunku, rozładunku, przeładunku;
- zakresu usług spedycyjnych – umowa spedycji musi określać szczegółowo i w sposób jednoznaczny czynności, jakie zostają powierzone spedytorowi. Pamiętaj, że o tym, z jaką umową mamy do czynienia, decyduje nie to, jak zostanie ona nazwana, a to, do jakich świadczeń i zobowiązań strony się w niej zobligowały. Im dokładniej opisane zostaną obowiązki spedytora i jego zadania, tym mniejsze ryzyko sporu o charakter realizowanych usług. W tym przypadku duże znaczenie będzie mieć zwłaszcza to, czy spedytor weźmie na siebie również realizację przewozu – wtedy ponosi dodatkową odpowiedzialność na zasadach obowiązujących przewoźnika;
- wysokości wynagrodzenia i sposób jego zapłaty – z istoty umowy spedycji jednoznacznie wynika, że jest to umowa odpłatna. Jej treść musi zawierać dlatego informację o wynagrodzeniu i przyjętą dla niego stawkę, np. jako konkretną kwotę, w formie procentowej lub ryczałtowej, oraz termin i sposób zapłaty;
- zwrotu kosztów dodatkowych – podczas realizacji spedycji spedytor może ponosić dodatkowe koszty, jak np. cło, opłaty portowe. Rekomendujemy, by w umowie spedycji znalazł się zapis zobowiązujący zleceniodawcę do zwrotu takich kosztów, pod warunkiem ich udokumentowania przez spedytora;
- terminu realizacji umowy – każda umowa powinna określać także ramy czasowe wykonania usługi. Na wypadek ich przekroczenia z winy spedytora oraz okoliczności od niego zależnych strony mogą przewidzieć kary umowne;
- granic odpowiedzialności – te wynikają w szczególności z postanowień Kodeksu cywilnego, dlatego warto przetransportować je do treści zawieranej umowy spedycji, m.in. spedytor jest odpowiedzialny za przewoźników i dalszych spedytorów, którymi posługuje się przy wykonaniu zlecenia, chyba że nie ponosi winy w wyborze (art. 799), spedytor nie ponosi odpowiedzialności za ubytek nieprzekraczający granic ustalonych we właściwych przepisach, a w braku takich przepisów – granic zwyczajowo przyjętych (art. 801 § 2);
- chwili przekazania ryzyka – przez chwilę przekazania ryzyka należy rozumieć ustalenie momentów, w których zaczyna się i kończy odpowiedzialność spedytora, np. wraz z dokonaniem załadunku na środek transportu odpowiedzialność i ryzyko za przesyłkę przechodzi ze spedytora na przewoźnika;
- dopuszczalności ewentualnego podwykonawstwa – jest to ważne, gdy spedytor podczas organizowania i przygotowywania transportu planuje korzystać z usług innych podmiotów. Umowa może dawać również zleceniodawcy prawo do odrzucenia wybranego przez spedytora podwykonawcy, pod określonymi wymogami;
- prawa do reklamacji, terminów dokonywania zgłoszeń i odszkodowania – gdyby doszło do wystąpienia szkód przy organizacji i/lub wykonawstwie przewozu (jeśli spedytor sam odpowiada także za przewóz), warto określić, w jakiej procedurze oraz z zachowaniem jakich terminów będzie odbywać się składanie reklamacji i dochodzenie należnych roszczeń;
- dodatkowych klauzul – np. klauzula dotycząca siły wyższej, prawo zastawu (art. 802 KC) czy klauzula waloryzacyjna;
- postanowienia końcowe – odwołanie do innych przepisów w sprawach nieuregulowanych w umowie spedycji, wypowiedzenie umowy spedycji, dokonywanie zmian w umowie, określenie sądu właściwego do rozstrzygania sporów.
Jeśli chcesz zadbać o swój spokój i bezpieczeństwo podczas realizacji transportu, pierwsze, co powinieneś zrobić, to podejść rzetelnie do zawieranej umowy. Nie podpisuj niczego, co budzi Twoje wątpliwości lub zastrzeżenia.
Skontaktuj się z naszym zespołem LEGALTRANS, który zabezpieczy Twoją firmę na przyszłość i zadba o to, by każda umowa spedycji i przewozu odpowiadała specyfice konkretnego zlecenia, a nie bazowała tylko na ogólnych, mało konkretnych postanowieniach. W zależności od Twoich potrzeb możemy działać w ramach stałej obsługi prawnej dla branży TSL lub obsługi doraźnej dla firm transportowych!
