Gdy mowa o egzekwowaniu należności w transporcie zasadne jest zadanie sobie pytania nie tylko o to, jak to zrobić, ale też – jak zrobić to szybciej. Dla przewoźników drogowych wystarczającym utrudnieniem pozostają już wydłużone terminy płatności, wynoszące nawet 45 – 60 dni. Nie dziwi zatem, że gdy kontrahent mimo tego, dodatkowo nie reguluje swojego zobowiązania w terminie, druga strona może być zainteresowana szybką windykacją.
Monit przed upływem terminu płatności
Długie terminy płatności, które są znane branży transportowej, generują dwa problemy. Po pierwsze, oznaczają, że na rozliczenie za wykonaną usługę nierzadko trzeba czekać długie tygodnie. Po drugie, wiążą się z ryzykiem, iż w związku z niejako „odroczonym” terminem płatności kontrahent zapomni o naszej fakturze, czym dodatkowo wydłuży czas oczekiwania na zapłatę.
Pierwszym ze sposobów, by przyspieszyć windykację w transporcie, jest dlatego wysyłanie monitów przed upływem terminu płatności, co z reguły powinno nastąpić nie wcześniej niż na 7 dni przed upływem takiego terminu. W ten sposób nie tylko przypominamy drugiej stronie o nadchodzącym upływie terminu spełnienia świadczenia, ale i zmniejszamy ryzyko, że dokona ona zapłaty na przykład w nieodpowiednie ręce. Monit jest tym samym nieoficjalnym pismem, które wysyła się kontrahentowi lub, gdy termin płatności upłynął – już dłużnikowi. Nie jest to dokument regulowany prawnie, dlatego może przybrać on dowolną formę (np. pisemną, elektroniczną, telefoniczną), ze wskazaniem terminu płatności, danych wierzyciela oraz numeru rachunku bankowego, na który powinna zostać uiszczona odpowiednia kwota.
Jak najszybsze rozpoczęcie windykacji miękkiej
Jeśli mimo wysłania monitu przed upływem terminu płatności druga strona nie wywiązała się ze swojego zobowiązania, nie pozostaje nic innego, jak rozpocząć windykację miękką, a więc polegającą na polubownych próbach skłonienia dłużnika do zapłaty. To, co szczególnie istotne na tym etapie sprawy, to by zacząć działać od razu, bez zbędnej zwłoki, co zabezpieczy Państwa przed ewentualnymi próbami wyzbycia się lub ukrycia majątku albo pogorszeniem sytuacji finansowej dłużnika z innych przyczyn.
W związku z tym, że windykacja polubowna nie podlega pod żadne rygory ustawowe, nie jest wykluczone, by już pierwszego dnia po upływie terminu płatności wysłać dłużnikowi odpowiednie przypomnienie i ponaglenie. Warto także ustalić z góry, gdyby pierwsza wiadomość nie przyniosła rezultatu, z jaką częstotliwością będą wysyłane kolejne. Oczywiście zawsze rekomendujemy, aby taką częstotliwość, jak również sposób kontaktu dostosować do tego, z jakim dłużnikiem mamy do czynienia. Czy jest to pierwsza współpraca z nim i niezbyt wiele o nim wiemy? A może to nasz stały kontrahent, z którym nigdy nie było problemów, co sugerowałoby przyjęcie nieco łagodniejszej postawy?
W kontaktach z dłużnikiem bardzo ważna pozostaje skuteczna i konkretna komunikacja, a także profesjonalizm, konsekwencja i stanowczość, które powinno wykazywać się już od samego początku. Zbyt pobłażliwa postawa może bowiem doprowadzić do tego, że druga strona nie będzie wystarczająco zmotywowana, by jak najszybciej uregulować swój dług. Jeśli nie czują jednak Państwo, że są w stanie działać w taki sposób samodzielnie, w takim przypadku rozsądnym posunięciem będzie skorzystanie z zewnętrznej pomocy. Może być to albo pomoc firmy windykacyjnej albo znającej się na egzekwowaniu należności w transporcie kancelarii prawnej, takiej jak nasza – kancelarii transportowej LEGALTRANS.
Spersonalizowane rozwiązania
Gdyby w międzyczasie okazało się, że dłużnik popadł w problemy finansowe, wtedy też staniemy przed trudną sytuacją, by w jak najszerszym zakresie zabezpieczyć swoje interesy, biorąc jednocześnie pod uwagę indywidualne możliwości dłużnika. Jeśli jest on skory do współpracy, należy wypracować wspólnie sposób spłaty zobowiązania, np. poprzez umożliwienie płatności w ratach albo umorzenie odsetek. Wszystkie te kwestie powinny zostać starannie dopracowane i udokumentowane na piśmie, ponieważ w razie braku ich realizacji będą stanowić dowód w toczącym się postępowaniu sądowym. Stosowanie spersonalizowanego podejścia może jednak zachęcić i zmotywować dłużnika, by, wciąż na miarę swoich możliwości, stopniowo dążył on do pełnej lub większościowej spłaty zobowiązania.
Wybór odpowiedniej drogi sądowej do dochodzenia roszczenia
Gdyby sprawa doszła aż do tego etapu, a więc etapu, w którym konieczne stałoby się wkroczenie na drogę sądową, będzie wymagać to w szczególności dokładnego przeanalizowania sytuacji (zwłaszcza pod kątem typu roszczenia i posiadanych dowodów). Na tej podstawie będzie można ocenić, z jakiej formy dochodzenia roszczeń opłaca się skorzystać. Poza klasycznym postępowaniem sądowym roszczenia pieniężne mogą być bowiem dochodzone również w trybie postępowania upominawczego i nakazowego oraz w ramach EPU, czyli Elektronicznego Postępowania Upominawczego, które odbywa się w całości drogą elektroniczną, przed e-Sądem.
Każde z tych postępowań rządzi się jednak swoimi prawami i podlega odrębnym regulacjom, dlatego nie jest możliwe stosowanie ich w sposób dowolny. Dla przykładu z postępowania nakazowego można skorzystać, jeżeli fakty uzasadniające dochodzone roszczenie są udowodnione dołączonym do pozwu dokumentem urzędowym, zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem albo wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu. Natomiast elektroniczne postępowanie upominawcze jest dopuszczalne, jeśli dochodzi się roszczenia pieniężnego, doręczenie nakazu zapłaty pozwanemu nastąpi w obrębie kraju, a także, jeśli roszczenie jest zasadne, twierdzenia co do faktów nie budzą wątpliwości i zaspokojenie roszczenia nie zależy od świadczenia wzajemnego.
Jeśli zatem stają Państwo przed koniecznością skierowania sprawy na drogę sądową, która rozpocznie windykację twardą, zachęcamy, by w tym momencie nie działać już samodzielnie, na własną rękę, a skorzystać z profesjonalnej pomocy prawnej. Na podstawie zebranych informacji, nie tylko doradzimy Państwu w wyborze najlepszej do dochodzenia roszczenia drogi, ale także pomożemy w sporządzeniu pozwu i będziemy reprezentować Państwa interesy przed wymiarem sprawiedliwości, przejmując na siebie wszelkie formalności.