Nieuczciwi kontrahenci to zmora wielu przedsiębiorców. Czy można się zabezpieczyć swoją firmę przed takimi osobami? Na co zwracać uwagę?
Nierzetelni kontrahenci to problem wielu branż, w tym również i transportowej. Nie da się ukryć, że w niektórych sytuacjach, mimo zachowania należytej staranności, firmom nadal zdarza się trafić na nieuczciwych klientów.
Nie oznacza to jednak, aby zaprzestawać podejmowania określonych działań, które pozwolą dokonać jak najlepszego wyboru. Jak zadbać w takim razie o swoje bezpieczeństwo i w jaki sposób możemy zweryfikować przyszłego kontrahenta?
Weryfikacja kontrahenta
Rejestr przedsiębiorców
Krok pierwszy to weryfikacja kontrahenta w rejestrze CEIDG przeznaczonym dla przedsiębiorców będących osobami fizycznymi oraz w rejestrze KRS, w którym widnieją spółki prawa handlowego.
To właśnie tam znajdują się podstawowe informacje o tym, czy firma w ogóle istnieje, czy też przypadkiem nie zawiesiła działalności lub nie wchodzi w fazę restrukturyzacji bądź likwidacji, w odniesieniu do spółek.
W rejestrach umieszcza się także dane właścicieli i osób zasiadających w zarządzie wraz ze wskazaniem daty utworzenia firmy oraz adresu jej siedziby.
Jeżeli planują Państwo nawiązać współpracę ze spółką, radzimy, aby zapoznać się z jej sprawozdaniami finansowymi, wysokością kapitału zakładowego, jak i informacjami o wszelkich transformacjach, jakie miały miejsce w ostatnim czasie. Klienci, którzy korzystają ze stałych usług naszej kancelarii transportowej LEGALTRANS, mogą liczyć na pomoc w tym zakresie.
Analogicznie należy się zachować przy wchodzeniu w relację z kontrahentami zagranicznymi. Każdy z krajów ma swój własny rejestr, na przykład Unternehmensregister (Rejestr Przedsiębiorców) w Niemczech.
Kolejną kwestią pozostaje skontrolowanie podatników wpisanych do rejestru VAT. Unijnym portalem pozwalającym na taką weryfikację jest portal VIES. U nas informacje te uzyskamy w białej księdze podatników VAT, prowadzonej od 2019 r.
Rejestr dłużników
W następnej kolejności rekomendujemy uzyskać informacje z BIG oraz Krajowego Rejestru Dłużników Niewypłacalnych. Firmy transportowe mogą poprosić również swoich kontrahentów o przedstawienie oświadczenia z US o niezaleganiu z podatkami.
Referencje i opinie
Wiele istotnych informacji o przyszłym kontrahencie znajduje się dzisiaj także w Internecie. Warto zatem sprawdzać, jakie opinie widnieją na jego firmowej wizytówce Google lub w innego rodzaju miejscach w sieci.
Wskazówek mogą dostarczyć ponadto giełdy transportowe i facebookowe grupy zrzeszające przewoźników i kierowców, gdzie użytkownicy często przestrzegają przed nieuczciwymi lub sprawiającymi problemy klientami.
Wywiad gospodarczy
Jednym ze sposobów na weryfikację kontrahentów jest ponadto specjalna usługa wywiadu gospodarczego, realizowana przez wywiadownie gospodarcze oraz wybrane biura detektywistyczne i firmy windykacyjne.
Zadbanie o umowę i dokumentację przewozową
Podstawowym i najważniejszym dokumentem regulującym prawa i obowiązki każdej ze stron jest umowa. To przede wszystkim od jej konstrukcji oraz zapisów zależeć będą uprawnienia firmy do dochodzenia należnych roszczeń oraz sposób postępowania na wypadek wystąpienia problemów i sporów.
Z tego względu zawsze rekomendujemy naszym klientom, aby czynności takie jak sporządzenie i sprawdzenie umowy pozostawiali w rękach ekspertów. Nasza kancelaria LEGALTRANS od lat obsługuje firmy transportowe, dzięki czemu doskonale wiemy, na jakie podchwytliwe zapisy należy zwracać szczególną uwagę, a jakich postanowień nie może zabraknąć w treści dokumentu.
Przygotowanie i weryfikacja umów – list przewozowy oraz list CMR
Przygotowywanie i weryfikowanie umów przewozu i umów spedycyjnych to jedna z podstawowych usług, którą oferujemy.
Powierzenie tej czynności doświadczonym prawnikom jest ważne również z tego względu, że umowy transportowe opiewają przeważnie na znaczne sumy. W tym przypadku nie warto dlatego „oszczędzać”, czy też lekceważyć jakości i rzetelności tego dokumentu.
Istotnym dowodem w transporcie, przydatnym na etapie dochodzenia roszczeń, pozostaje także list przewozowy lub list przewozowy CMR, stanowiący potwierdzenie zawarcia umowy przewozu. W dokumencie tym umieszcza się podstawowe informacje o przewożonym towarze, nadawcy przesyłki oraz jej odbiorcy, jak również inne wskazania i oświadczenia stron.
Z tego względu należy zadbać o jego prawidłowe wypełnienie, co ułatwi udowodnienie ewentualnych błędów. Podczas całej współpracy pamiętajmy ponadto o skompletowaniu wszystkich dokumentów sprzedażowych, czyli związanych z przewożonym ładunkiem faktur i paragonów. Zalecamy również, aby każde późniejsze ustalenie z kontrahentem, odbiegające od postanowień umownych, było dokonywane w celach dowodowych zawsze w formie pisemnej.
Zabezpieczenie płatności
Poza dokumentami potwierdzającymi wykonanie określonej w umowie usługi przedsiębiorcy powinni zadbać również o dodatkowe zabezpieczenia płatności. Ustanawia się je w celu skrócenia czynności windykacyjnych i większej skuteczności w zaspokojeniu roszczeń.
Sposobów na zabezpieczenie płatności jest wiele, a do niektórych spośród nich należy m.in.: nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym lub nakazowym, weksel in blanco, ugoda sporządzona w formie aktu notarialnego z uznaniem długu, czy podpis dłużnika na wystawianych fakturach równoznaczny z ich akceptacją.
Tych z Państwa, którzy mają trudności w dokonaniu oceny przyszłego kontrahenta i przygotowaniu korzystnej, chroniącej indywidualne interesy umowy, zapraszamy do kontaktu. Nasi prawnicy zadbają o każdy aspekt Państwa nowej współpracy. Zapraszamy do kontaktu!