Ewidencja czasu pracy kierowców to jeden z najważniejszych dokumentów w firmach przewozowych. Ewidencjonowany w niej czas pracy podlega bowiem szczegółowym, regularnym kontrolom, które przeprowadzać może nie tylko Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), ale i Inspekcja Transportu Drogowego (ITD). Jakie błędy w ewidencji czasu pracy kierowców pojawiają się najczęściej i jakie zagadnienia związane z czasem pracy mogą być przedmiotem kontroli w 2025 r.? Poznaj popularne naruszenia i sprawdź, jak i ich uniknąć!
Przypomnijmy, że obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego zatrudnionego w firmie kierowcy wynika z art. 25 ust. 1 Ustawy o czasie pracy kierowców. Przepisy precyzyjnie określają, co powinna obejmować taka ewidencja, w jakiej formie należy ją prowadzić oraz przez jaki okres przechowywać. Nie można również zapomnieć, że ewidencją czasu pracy są objęci nie tylko kierowcy pozostający w stosunku pracy, ale i samozatrudnieni oraz zleceniobiorcy. W pierwszym przypadku taką ewidencję powinien prowadzić dla siebie sam przedsiębiorca, w drugim – podmiot, na rzecz którego zleceniobiorca wykonuje przewozy drogowe.
Czas pracy kierowców 2025 – co kontroluje ITD i PIP w ewidencji czasu pracy kierowców?
Mimo że do kontrolowania czasu pracy kierowców 2025 uprawniona jest zarówno Państwowa Inspekcja Pracy, jak i Inspekcja Transportu Drogowego, obszar kontroli przeprowadzanych przez te organy nieco się różni. W praktyce organy te są od siebie niezależne, jednak czasami mogą prowadzić czynności kontrolne niejako w tym samym czasie – równolegle.
Chcąc dokonać rozróżnienia w zakresie tego, co sprawdza PIP, a co ITD, możemy przyjąć, że PIP koncentruje się na kwestiach prawa pracy i ustawy o czasie pracy kierowców. Nadzoruje zwłaszcza zgodność ewidencji czasu pracy z wypłacanym wynagrodzeniem oraz to, czy jest ona prowadzona we właściwej formie i zawiera wszelkie wymagane przepisami dane. PIP czuwa w dodatku nad legalnością zatrudnienia kierowców i przestrzeganiem przepisów BHP. Sprawdza także, czy pracodawca wywiązuje się ze swoich obowiązków, w tym obowiązków pracowniczych względem zatrudnionych na etacie pracowników.
Natomiast ITD skupia się na aspektach transportowych oraz zgodności przepisów transportowych z normami UE, dotyczących czasu jazdy, przerw i odpoczynku kierowców. Inspektorzy nadzorują w dodatku obsługę tachografów i dokumentację przewozową, którą kierowca powinien przechowywać w swojej kabinie i okazywać na żądanie upoważnionych do jej weryfikowania służb. Regularnie weryfikują też stan techniczny pojazdu. ITD ma prawo do przeprowadzania kontroli zarówno w siedzibie firmy, jak i bezpośrednio na drodze. Kontroluje nie tylko kierowców na umowie o pracę, ale i samozatrudnionych – przedsiębiorców oraz zleceniobiorców.
Ewidencja czasu pracy kierowców – błędy, które przytrafiają się regularnie
W ewidencji czasu pracy kierowców błędy przytrafiają się bardzo często, tym bardziej gdy pracownicy podlegają nie tylko normom krajowym, ale i międzynarodowym. Wynika to ze złożoności przepisów i wielu niuansów, które potrafią umknąć przy braku dostatecznego zaznajomienia i obycia ze specyfiką regulacji prawnych.
Do popularnych błędów w ewidencji czasu pracy kierowców należy:
- Niepełna lub źle prowadzona dokumentacja: brak zestawień godzin pracy, niearchiwizowanie wydruków z tachografów, pomijanie zapisów o dodatkowych aktywnościach i zatrudnieniu – to jedne z częstych luk w ewidencji czasu pracy. Skutkuje to zatajaniem faktycznie przepracowanych godzin i niewykazywaniem nadgodzin, przez co inspektorzy nie mają pełnego obrazu sytuacji podczas kontroli.
- Błędne kwalifikowanie czynności. Zdarza się, że np. dyżur, podczas którego kierowca nie wykonywał pracy, jest traktowany jako wchodzący do czasu pracy kierowcy. Ponadto wielu pracodawców ma trudności w odróżnieniu czasu prowadzenia pojazdu od czasu pracy. Takie nieprecyzyjne rozliczenia powodują rozbieżności między normami kontrolowanymi przez ITD a wymogami prawa pracy, które sprawdza PIP.
- Brak rozliczania nadgodzin i pracy nocnej. Niewykazywanie wszystkich godzin ponadnormatywnych, zwłaszcza nocnych czy przypadających w dni wolne, to kolejny z częstych błędów w ewidencji czasu pracy. Ryzyko pomyłek zwiększa dodatkowo prowadzenie ewidencji z opóźnieniem albo ręczne obliczenia. W efekcie kierowcy nie dostają należnych dodatków, a dokumentacja nie oddaje rzeczywistego czasu pracy.
- Naruszenia dotyczące odpoczynku i przerw. Podczas kontroli często ujawniane są sytuacje, w których kierowcy nie mają zapewnionych wymaganych przerw (30 lub 45 minut), ich odpoczynek dobowy i tygodniowy zostaje skrócony lub dochodzi do przekroczenia tygodniowych limitów czasu pracy. Statystyki ITD i PIP pokazują, że takie nieprawidłowości występują masowo i należą do najczęstszych uchybień.
- Nieprawidłowości związane z tachografami. Dużym problemem jest niewłaściwe korzystanie z urządzeń rejestrujących. Najczęstsze błędy to: brak terminowego pobierania danych z kart kierowców, korzystanie z tachografów uszkodzonych albo zmodyfikowanych w sposób nielegalny, czy też prowadzenie pojazdu z tachografem bez aktualnej legalizacji. W takich przypadkach kierowcy i przewoźnicy narażają się nie tylko na kary finansowe, ale i na zakaz dalszej jazdy wydany przez ITD.
Kontrola ITD PIP kary za najpopularniejsze naruszenia
Kontrola ITD/PIP i kary to dwa powiązane ze sobą pojęcia. Bo tam, gdzie taka kontrola ma miejsce, tam zachodzi spore prawdopodobieństwo wykrycia nieprawidłowości i nałożenia kar. Szczegółowy wykaz kar grożących za błędy w ewidencji znajduje się w załącznikach do Ustawy o transporcie drogowym oraz w Kodeksie pracy.
Przykładowo, na podstawie załącznika nr 3 ustawy o transporcie drogowym, nieprowadzenie ewidencji czasu pracy, o której mowa w art. 25 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców, zostało zagrożone karą 1000 zł za każdego kierowcę. Znacznie wyższe sankcje grożą z kolei za fałszowanie ewidencji czasu pracy lub odmowę udostępnienia jej kontrolerom – w tym przypadku wynoszą one aż 8000 zł.
Kodeks pracy przewiduje natomiast grzywnę w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł dla każdego pracodawcy, który m.in. nie prowadzi dokumentacji pracowniczej (a więc m.in. ewidencji czasu pracy), narusza przepisy o czasie pracy lub bezpodstawnie obniża wysokość wynagrodzenia pracowników.
Jak zapobiegać błędom w ewidencji czasu pracy kierowców? Dobre praktyki dla przewoźników drogowych
Aby uniknąć błędów w ewidencji czasu pracy, przewoźnicy powinni zadbać o przejrzyste regulaminy i umowy, które jasno określają obowiązujące w przedsiębiorstwie systemy pracy i systemy rozliczania godzin pracy, w tym nadgodzin i pracy w porze nocnej. Niezwykle pomocne jest korzystanie z nowoczesnych programów do obsługi czasu pracy kierowców – pozwalają one automatycznie importować dane z tachografów, eliminując pomyłki przy ręcznych obliczeniach i ułatwiając przygotowanie dokumentacji na wypadek kontroli.
Równie ważne są cykliczne szkolenia – zarówno dla pracowników biurowych rozliczających czas pracy kierowców, jak i dla samych kierowców, aby wiedzieli, jak prawidłowo korzystać z tachografu i prowadzić wymagane zapisy.
Istotnym elementem profilaktyki jest ponadto regularna obsługa tachografów: terminowe pobieranie danych z kart i urządzeń, sprawdzanie ważności legalizacji oraz serwisowanie sprzętu. Warto również wprowadzić okresowe audyty wewnętrzne i korzystać z pomocy zewnętrznych ekspertów, którzy nie tylko wskażą nieprawidłowości, ale i pomogą szybko dostosować się do zmieniających się przepisów. Dzięki temu firma minimalizuje ryzyko kar i zyskuje pewność, że jej dokumentacja jest kompletna i zgodna z wymaganiami ITD oraz PIP.
Jeśli nie chcesz narażać się na kary za błędy w ewidencji od ITD lub PIP, skontaktuj się z LEGALTRANS! Zapewniamy kompleksowe wsparcie w ewidencjonowaniu czasu pracy kierowców, a dodatkowo oferujemy profesjonalne, dedykowane szkolenia dla branży TSL.
Źródło:
https://tlp.org.pl/kierowcy-pod-lupa-raport-z-kontroli-czasu-pracy-nie-pozostawia-zludzen/
https://www.gov.pl/web/witd-radom/kontrola-ciezarowki-zakonczona-wymiana-tachografu-i-interwencja-policji/
