Realizacja zleceń transportowych, na które każdorazowo składa się wiele różnych aspektów, zawsze stwarza ryzyko wystąpienia błędów. Przytrafiają się one nawet doświadczonym przewoźnikom, zwłaszcza przy goniących terminach i sporym natłoku obowiązków. Co najczęściej wysypuje się przy zleceniach transportowych? Czego z reguły dotyczą nieprawidłowości i jak wpływa to na zarządzanie ryzykiem TSL?
Jakie błędy mogą pojawić się w zleceniu transportowym?
Pominięcie jednego dokumentu, niedokładne wymiary ładunku podane „w przybliżeniu” czy brak jasnych procedur na wypadek problemów w przewozie – w transporcie tego rodzaju na pierwszy rzut oka niewielkie uchybienia mogą skutkować opóźnieniami w dostawie, karami umownymi, a nawet sporem sądowym z kontrahentem. Z jakimi błędami w zleceniu transportowym można spotkać się najczęściej oraz co zrobić, by ich unikać i płynniej zarządzać ryzykiem TSL?
Brak precyzyjnych danych dotyczących ładunku w zleceniu transportowym
Niedoszacowane wymiary przewożonego ładunku i jego waga czy pominięcie specyficznych cech ładunku i jego charakteru (np. kruchość, temperatura, obecność substancji niebezpiecznych) z pozoru zdają się jedynie drobnymi przeoczeniami. Jednak w rzeczywistości mogą wiązać się z bardzo poważnymi konsekwencjami.
Jeśli przykładowo towar klasyfikuje się jako ADR, czyli podlega przepisom dotyczącym towarów niebezpiecznych, od kierowcy i przewoźnika wymaga się dodatkowych zaświadczeń i uprawnień. Gdy z kolei nadawca lub spedytor nie wskażą dokładnych, prawidłowych wymiarów ładunku, przewoźnik może podstawić na miejsce załadunku nieodpowiedni pojazd lub może okazać się, że tego rodzaju towar klasyfikuje się do przewozów ponadgabarytowych, które odbywają się tylko na podstawie odrębnego zezwolenia.
Aby tego uniknąć, w zleceniu transportowym zawsze powinny znaleźć się:
- dokładna waga i wymiary ładunku (nie „w przybliżeniu”),
- informacja o sposobie zapakowania i zabezpieczenia,
- wskazanie, czy potrzebny jest dodatkowy sprzęt do jego załadunku/rozładunku/zabezpieczenia (winda, wózek, dźwig, pasy itp.),
- cechy szczególne, np. towar kruchy, chłodniczy, ADR.
Im dokładniejszy opis, tym mniejsze ryzyko nieporozumień po drodze.
Błędy w dokumentach transportowych lub brak wymaganych przepisami dokumentów
Nawet dobrze zaplanowany transport może utknąć w miejscu przez dokumenty. Brak jednego załącznika lub błąd w liście przewozowym potrafią skutecznie zablokować rozładunek albo przekroczenie granicy. Ma to szczególne znaczenie, gdy transport odbywa do innego kraju, zwłaszcza do tzw. państw trzecich (spoza UE), ponieważ w tym przypadku nie obowiązuje wiele ułatwień legislacyjnych znanych przewozom w obrębie Wspólnoty.
Źle wypełniony list przewozowy CMR, nieprawidłowe kody towarów, brak faktury handlowej przy przewozie międzynarodowym, niepełne ubezpieczenie – to jedne z sytuacji, które blokują odprawę, przejazd przez granicę lub odbiór towaru. Przykładowo, gdy towar jedzie do kraju, gdzie na granicy wymagane jest określone zaświadczenie fitosanitarne, przy jego braku ładunek trafi do magazynu celnego, co nie tylko wydłuży przewóz, ale i będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami.
Aby unikać tego rodzaju błędów w dokumentach, warto ustandaryzować wzory popularnych dokumentów oraz posiłkować się checklistami, odrębnymi do przewozów krajowych i odrębnymi do przewozów międzynarodowych. Coraz częściej stosowanym rozwiązaniem staje się także elektroniczny obieg dokumentów, który ogranicza ryzyko pomyłek mogących występować przy ręcznym uzupełnianiu całej dokumentacji i każdego z pól z osobna.
Nieuwzględnienie realiów przewozu i pominięcie przepisów o czasie pracy i odpoczynku kierowców
Mimo że stosowanie się do czasu pracy i odpoczynku kierowców zdaje się czymś oczywistym, niepodlegającym żadnym dyskusjom, to jednak często zdarza się, że przy ustalaniu warunków zlecenia transportowego dochodzi tu do sporych niedoszacowań.
Zlecenie może wyglądać dobrze „na papierze”, ale w praktyce okazuje się niewykonalne.
Najczęściej dzieje się tak właśnie wtedy, gdy termin dostawy został ustalony bez uwzględnienia przepisów o czasie pracy i odpoczynku kierowców oraz specyficznych wymogów obowiązujących w danym państwie, takich jak ograniczenia w ruchu dla pojazdów ciężarowych.
Załóżmy, że odbiór towaru zaplanowano na czwartkowe popołudnie w Polsce, a jego dostarczenie na poniedziałkowy poranek w jednym z krajów Europy Południowej. Choć sama odległość, patrząc wyłącznie na mapę, może sprawiać wrażenie wykonalnej w tym czasie, w praktyce realizacja takiego harmonogramu okazuje się niemożliwa. Po drodze obowiązują bowiem weekendowe ograniczenia w ruchu ciężarowym, a kierowca musi przestrzegać przepisów dotyczących czasu pracy i odpoczynku. Te czynniki sprawiają, że termin dostawy nie może zostać dotrzymany, mimo pozornie sprzyjających warunków.
Przy planowaniu transportu i ustalaniu terminu dostawy powinno się dlatego uwzględniać:
- dzienne i tygodniowe limity czasu jazdy,
- obowiązkowe przerwy i odpoczynki,
- zakazy ruchu w poszczególnych krajach, przez które przebiega trasa,
- realne warunki na trasie (korki, odprawy, kontrole czy przejazdy przez górzyste tereny).
Niewłaściwa komunikacja i koordynacja przewozu
Sprawna, bieżąca komunikacji to kolejny z elementów, który wpływa na płynność realizacji zlecenia transportowego. Problemy pojawiają się szczególnie wtedy, gdy ustalenia są przekazywane ustnie lub „w kilku mailach”, bez jednego, spójnego potwierdzenia lub gdy brakuje jasno wyznaczonej osoby decyzyjnej, kontaktowej.
Dobre praktyki powinny obejmować przede wszystkim pisemne potwierdzenie przyjęcia zlecenia, wskazanie osoby dostępnej podczas załadunku i rozładunku oraz jasne ustalenia, instrukcje, kto i w jaki sposób informuje o opóźnieniach lub innych problemach.
Pułapki prawne
W umowach transportowych przytrafiają się również różnego rodzaju pułapki prawne, np. w postaci rażąco wygórowanych kar, zaostrzonych zasad odpowiedzialności czy nieprawidłowo zastrzeżonych zakazów konkurencji lub kar umownych. Warto podkreślić, że nie zawsze wynikają one ze złej woli jednej ze stron, a może stać za tym np. bazowanie na wzorcach umownych dostępnych w Internecie lub próba samodzielnego skonstruowania zapisów takiej umowy bez konsultacji z prawnikiem.
Aby wykryć tego rodzaju pułapki prawne, które bez wątpienia, gdy zostaną dostrzeżone przez drugą stronę, mogą prowadzić do sporów i utraty zaufania, powinieneś regularnie weryfikować wzory zleceń i umów. Zawsze dbaj również o to, by były one indywidualnie dostosowywane do specyfiki danego zlecenia. Pamiętaj, że warunki umów są negocjowalne. Jeśli coś budzi Twoje zastrzeżenia (np. kara umowna za kilkuminutowe opóźnienie dostawy), od razu skontaktuj się z prawnikami.
Ogranicz ryzyko błędów w zleceniach transportowych dzięki współpracy z LEGALTRANS
Jako prawnicy ds. transportu zdajemy sobie sprawę z tego, że gdy gonią terminy, piętrzą się zadania, a klienci zasypują Cię masą pytań i oczekiwań, wiele umów jest podpisywanych w pośpiechu, z automatu. A to z kolei zwiększa ryzyko błędów w zleceniach transportowych, za które możesz zapłacić nie tylko pieniędzmi, ale i reputacją czy zdrowiem.
Jeśli chcesz skupić się na czynnościach zarządczych i operacyjnych, a nie prawnych, nasza kancelaria transportowa LEGALTRANS jest gotowa wspierać Cię w dogodnej dla Ciebie formie: albo w ramach stałej obsługi prawnej dla firm TSL, albo w ramach doraźnego wsparcia prawnego. Umów się na spotkanie, aby poznać ofertę dla swojego przedsiębiorstwa i nie narażać się na błędy w dokumentacji przewozowej!
