Nota obciążeniowa, znana także pod nazwą noty księgowej, jest jednym z dokumentów księgowych stosowanych w branży transportowej w momencie wystąpienia problemów z terminowymi płatnościami. Kiedy wystawia się notę obciążeniową w transporcie? Jakie dane powinna ona zawierać i jakie skutki może przynieść?
Nota obciążeniowa (księgowa) jest dokumentem mniej znanym i popularnym niż wystawiane powszechnie przez wszystkich przedsiębiorców faktury. Notę obciążeniową możemy zastosować tylko w określonych sytuacjach – w przypadku dokumentowania przychodów lub kosztów, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (VAT). Tym samym oznacza to, że notę obciążeniową wystawia się wtedy, gdy nie mamy możliwości udokumentowania danego zdarzenia na fakturze.
Kiedy wystawia się notę obciążeniową w transporcie?
Notę obciążeniową wystawia się w odniesieniu do różnego rodzaju operacji, gdy konieczne staje się w szczególności naliczenie kar umownych i odsetek za nieterminowe uregulowanie zobowiązania, skorygowanie pomyłek w uprzednio wystawionych dokumentach, czy też przeniesienie kosztów zwolnionych z VAT na nabywcę.
W samym transporcie nota obciążeniowa znajduje natomiast zastosowanie głównie:
- gdy dojdzie do opóźnienia w płatnościach,
- przy dochodzeniu roszczeń z kar umownych za nienależycie wykonane zobowiązanie,
- przy ubieganiu się o rekompensatę za koszty, które druga strona poniosła z winy swojego kontrahenta.
Nota obciążeniowa jest tym samym dokumentem stosowanym przez wierzyciela na etapie windykacji, w celu dochodzenia należnych roszczeń. Jego uprawnienie do wystawienia noty nie pozostaje w takim przypadku uzależnione od tego, czy poniósł on jakąkolwiek szkodę, jak również od tego, czy opóźnienie w płatności jest spowodowane przyczynami niezależnymi od dłużnika.
Kto może wystawić notę obciążeniową w transporcie?
Uprawnienie do wystawienia noty obciążeniowej przysługuje każdej stronie, która w związku z wykonywaniem umowy została poszkodowana – poniosła stratę finansową lub nie otrzymała płatności w terminie. W transporcie krąg podmiotów, którzy mogą zostać zaklasyfikowani jako poszkodowani, jest szeroki. Poza przewoźnikiem prawo do wystawienia noty może przysługiwać zatem także zleceniodawcy (nadawcy przesyłki), odbiorcy, spedytorowi, czy osobom odpowiedzialnym za załadunek i rozładunek towaru.
Co powinna zawierać nota księgowa?
Przepisy nie precyzują, co dokładnie powinna zawierać nota obciążeniowa. W związku jednak z tym, że jest ona uznawana za dowód księgowy, zastosowanie znajdzie w tym przypadku art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wskazuje on, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Mając na względzie to, że notą obciążeniową nie dokumentuje się transakcji, które podlegają przepisom ustawy o VAT (opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług), nie trzeba umieszczać na niej wartości netto i brutto dla poszczególnych pozycji, czy też stawek VAT.
W praktyce nie wymaga się ponadto tego, aby notę podpisywać własnoręcznie. Konieczne jest natomiast zawarcie w niej informacji, na podstawie których będzie można bez przeszkód ustalić strony zobowiązania.
Jak księgować notę obciążeniową?
Notę księgową można zaksięgować, w zależności od tego, czy jest się jej wystawcą, czy odbiorcą, jako przychód lub koszt. Księgowanie noty odbywa się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR), a zezwala na to Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W § 11 ust. 3 uznaje ono za dowody księgowe, stanowiące podstawę zapisów w księdze, także inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające m.in.: wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość, datę wystawienia dowodu i datę dokonania operacji.
Zgodnie z § 12 pkt 2 tego rozporządzenia noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi, zostały uznane bezpośrednio za dowody księgowe.
Sprzeciw wobec noty obciążeniowej
Wystawienie noty obciążeniowej nie rozwiązuje wszystkich problemów i nie „załatwia” sprawy, ponieważ obciążone nią podmioty często występują w tym miejscu ze sprzeciwem. Nie w każdej sytuacji wina drugiej strony jest również tak oczywista i możliwa do przypisania bez zastanowienia.
Aby móc uchylić się od odpowiedzialności, jaka wiąże się z obciążeniem kontrahenta notą księgową, będzie on musiał przedstawić w tym zakresie odpowiednie dowody, które wykażą brak jego winy, czy też bezzasadność takiego roszczenia. Nie jest zatem wykluczone, że dochodzenie roszczeń transportowych zapoczątkowane wystawieniem noty obciążeniowej zakończy się w sądzie.
Windykacja należności w transporcie z kancelarią prawną LEGALTRANS
Problem nieterminowych płatności pojawia się w branży transportowej regularnie. Z tego względu nasza kancelaria prawna LEGALTRANS, która specjalizuje się w obsłudze prawnej firm przewozowych, świadczy kompleksową pomoc w windykowaniu należności i dochodzeniu należnych roszczeń.
O wsparcie warto zwrócić się jednak jak najszybciej, gdy pojawią się pierwsze sygnały mogące świadczyć o napotkaniu na swojej drodze nierzetelnego kontrahenta. Przez lata prowadziliśmy setki takich spraw, podczas których wypracowaliśmy także szereg optymalnych rozwiązań prawnych, pozwalających nam działać z jeszcze większą skutecznością.
Jeżeli nie chcą Państwo windykować na własną rękę, co w wielu przypadkach, przy braku konsekwencji i nieznajomości przepisów może zakończyć się niestety fiaskiem, zapraszamy do kontaktu!