Nie jest tajemnicą, że sektor TSL na szeroką skalę przyjmuje do pracy cudzoziemców. Ich zatrudnianie jest szczególnie popularne na stanowiskach kierowców zawodowych. 1 czerwca br. zmieniły się jednak przepisy dotyczące zatrudniania obcokrajowców z tzw. państw trzecich, czyli nienależących do Unii Europejskiej, dotykając bezpośrednio polskich przewoźników. Z czym wiąże się dla pracodawców zatrudnianie cudzoziemców – kierowców w 2025 r.? Jak powinna wyglądać teraz umowa o pracę z kierowcą – cudzoziemcem?
Nowe obowiązki w umowach z kierowcami po zmianach przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców wynikają z ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która zastąpiła obowiązującą przez lata ustawę z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy te wprowadzają szereg nowych obowiązków, które bezpośrednio wpływają na sposób sporządzania i zarządzania umowami z pracownikami zagranicznymi, w tym z kierowcami w sektorze TSL.
Zatrudnianie cudzoziemców kierowców 2025 – najważniejsze obowiązki pracodawców
Zatrudniając cudzoziemców kierowców w 2025, powinieneś zwrócić szczególną uwagę na kilka wymogów związanych z takim zatrudnieniem po zmianach przepisów, w tym dotyczących bezpośrednio samej umowy z obcokrajowcem. To, co jest istotne w kontekście wprowadzonych zmian, to pełna cyfryzacja postępowań i legalizacji zatrudnienia, co odnosi się również do obowiązków pracodawców i podmiotów powierzających pracę. Od teraz wiele spraw są oni zobligowani załatwiać wyłącznie przez Internet.
Umowa o pracę kierowca cudzoziemiec
- Umowa przed dopuszczeniem do pracy i wymóg formy pisemnej
Powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia z nim umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy. Jest to podstawowy wymóg, który musi być spełniony dla każdego kierowcy – cudzoziemca, wynikający z art 5 ust. 1. Wyjątek dotyczy jedynie zezwolenia na pracę typu B, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 2.
- Zapewnienie zrozumienia treści umowy
Jeśli umowa jest sporządzona w języku polskim, a cudzoziemiec nie posługuje się nim, podmiot powierzający pracę musi przedstawić mu treść umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej, jeszcze przed jej podpisaniem. Ma też obowiązek przechowywać ją przez określony czas, wynoszący 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Jeśli umowa jest sporządzona w języku obcym, podmiot powierzający pracę musi przechowywać jej tłumaczenie na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego.
- Uwzględnienie warunków zezwolenia/oświadczenia w umowie
W umowie z cudzoziemcem należy uwzględnić warunki określone w zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu o powierzeniu pracy, a także zmiany warunków, które nie wymagają nowego zezwolenia lub oświadczenia.
- Przekazywanie kopii umowy
Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi musi przekazać organowi, który wydał zezwolenie na pracę lub wpisał oświadczenie, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim za pomocą systemu teleinformatycznego, zanim cudzoziemiec zostanie dopuszczony do pracy.
Obowiązki informacyjne
Na podmiocie powierzającym pracę cudzoziemcowi spoczywa szereg obowiązków informacyjnych, zarówno względem samego cudzoziemca, jak i innych organów.
Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi musi przede wszystkim poinformować go pisemnie, w języku dla niego zrozumiałym, o prawie wstępowania do związków zawodowych. Dotyczy to umów o pracę, umów służbowych, umów o pracę nakładczą, umów cywilnoprawnych oraz pracy w spółdzielniach rolniczych.
Ma również obowiązek informowania cudzoziemca o działaniach podejmowanych w związku z postępowaniem w sprawie zezwolenia na pracę oraz przekazywania mu decyzji o wydaniu, zmianie lub uchyleniu zezwolenia na pracę, w tym informacji o odmowie wydania zezwolenia na pracę.
Ponadto podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powinien powiadomić organ, który wydał zezwolenie na pracę, jeśli: cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę, przerwał pracę na okres przekraczający 2 miesiące lub zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę. Takiego powiadomienia dokonuje się online, w terminie 7 dni.
Minimalne wynagrodzenie
W przypadku pracy na podstawie umowy z polskim podmiotem, wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie może być niższa niż aktualne minimalne wynagrodzenie za pracę lub minimalna stawka godzinowa. Wynagrodzenie to nie może być również niższe niż wynagrodzenie pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.
W przypadku pracowników delegowanych z podmiotu zagranicznego, wynagrodzenie nie może być niższe niż 70% aktualnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w województwie.
Jeśli natomiast dochodzi do zwiększenia wymiaru czasu pracy cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczby godzin, w których cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, należy podwyższyć wynagrodzenie cudzoziemca proporcjonalnie.
Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych
Podmiot powierzający pracę ma także obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne cudzoziemca. Brak dopełnienia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i inne fundusze, jak również brak zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego pracowników lub innych osób objętych obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym może skutkować odmową wydania zezwolenia na pracę.
Świadectwa kierowców obowiązki pracodawcy
Przypominamy, że pracodawcy zatrudniający kierowców – cudzoziemców spoza Unii Europejskiej do wykonywania międzynarodowego transportu rzeczy, poza powyższymi obowiązkami, są także zobligowani do wyrobienia dla nich świadectwa kierowców, jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Uzyskanie świadectwa kierowców to obowiązek pracodawcy. Dokument ten potwierdza, że kierowca – cudzoziemiec z państwa trzeciego został zatrudniony w Polsce legalnie. Wnioskuje się o nie do GITD, a maksymalny okres ważności wynosi 5 lat.
Wyższe kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców
Niedopełnienie obowiązków związanych z umowami, takich jak brak przedstawienia treści umowy w zrozumiałej dla cudzoziemca wersji pisemnej lub brak przekazania kopii umowy organowi, podlega karze grzywny od 1000 zł do 3000 zł.
Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi grozi natomiast grzywna od 3000 zł do 50 000 zł.
Zatrudnianie cudzoziemców kierowców w 2025 – jak wdrożyć nowe wymogi?
W przypadku firm transportowych, spedycyjnych i logistycznych, zatrudniających kierowców z zagranicy, wdrożenie nowych wymagań wiąże się w szczególności z:
- audytami i aktualizacją wzorów umów
Wszystkie umowy o pracę, umowy zlecenia czy inne umowy cywilnoprawne z kierowcami – cudzoziemcami powinny zostać zweryfikowane pod kątem zgodności z nowymi przepisami, zwłaszcza w zakresie minimalnego wynagrodzenia i transparentności warunków zatrudnienia.
- procedurami tłumaczenia
Niezbędne są również procedury zapewniające pisemne tłumaczenie treści umów na język zrozumiały dla cudzoziemca (lub polskie tłumaczenie umów w języku obcym) oraz ich archiwizację.
- proporcjonalnym dostosowaniem wynagrodzenia
Pracodawcy muszą pamiętać także o monitorowaniu wymiaru czasu pracy i liczby godzin pracy kierowców – cudzoziemców oraz zapewnieniu proporcjonalnej podwyżki wynagrodzenia w przypadku ich zwiększenia.
- organizacją szkoleń dla kadry zarządzającej i rekrutacyjnej
Osoby odpowiedzialne za rekrutację i zarządzanie kierowcami z zagranicy powinny zostać przeszkolone z nowych wymogów prawnych, w tym z obowiązków informacyjnych.
- dostosowaniem procesów administracyjnych
Wprowadzone zmiany kładą nacisk na elektroniczny obieg dokumentów za pośrednictwem dedykowanego systemu teleinformatycznego, co wymaga utworzenia konta w takim systemie oraz zapoznania się z jego funkcjonalnościami.
Nie wiesz, jak legalnie zatrudniać cudzoziemców spoza Unii Europejskiej w swojej firmie transportowej? Pomożemy Ci w legalizacji ich pobytu, uzyskaniu jednego z wymaganych zezwoleń dla cudzoziemców oraz zabezpieczeniu zatrudnienia w umowie!
Źródło:
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000621/O/D20250621.pdf
