Błędy w dokumentach przewozowych, zwłaszcza tych wystawianych ręcznie, nie są rzadkością. Pośpiech, brak staranności, nieporozumienia – wszystko to może skutkować tym, że do papierologii wdzierają się mniejsze bądź większe pomyłki. Pojawia się jednak pytanie: kto odpowiada za nie w przypadku występowania w operacji również spedytora? Jak kształtuje się odpowiedzialność spedytora za dokumenty?
Jakie czynności mieszą się w ramach umowy spedycji?
Domyślnie umowa spedycji koncentruje się na czynnościach „wokoło” przewozowych (m.in. czynnościach organizacyjnych, prawnych), czyli przygotowujących przesyłkę do transportu. Nie polega natomiast na bezpośrednim przewozie rzeczy z punktu A do B. Czyli jej istotą nie jest proces przemieszczania się ładunków.
Na umowę spedycji składać może się dlatego wiele różnych czynności. Poza zobowiązaniem spedytora do wysłania (nadania) przesyłki i/lub jej odbioru nie jest wykluczone, by w umowie spedycji zawrzeć także zapisy o obowiązku przygotowania dokumentów przewozowych i listu przewozowego lub zawarcia umowy z przewoźnikiem drogowym, co standardowo należy najczęściej do obowiązków nadawcy przesyłki.
Aby uniknąć nieporozumień i problemów przy zawieraniu umowy spedycji, niezwykle istotne jest w związku z tym, by bardzo precyzyjnie i wyczerpująco określić, jakie zadania leżą po stronie spedytora. Nie powinno być tu miejsca na żadne ogólniki i niedopowiedzenia.
Ważne: Spedytor może też sam dokonać przewozu. Wtedy wchodzi w prawa i obowiązki przewoźnika.
Jakie są najczęstsze błędy w dokumentach przewozowych?
Najważniejszym dokumentem w transporcie drogowym pozostaje oczywiście list przewozowy. Informacje, których nie powinno w nim zabraknąć, to: nazwa i adres nadawcy, jego podpis oraz określenie placówki przewoźnika zawierającej umowę, miejsce dostawy przesyłki, nazwa i adres odbiorcy, określenie rzeczy, masy, liczby sztuk, a także sposobu opakowania i oznaczenia. Do listu przewozowego w niektórych przypadkach dołącza się ponadto inne dokumenty, jeśli wynika to z przepisów szczególnych.
Klasyczne błędy w dokumentach przewozowych, które przytrafiają się najczęściej, dotyczą:
- błędnych danych nadawcy/odbiorcy – nieaktualne adresy, literówki w nazwach lub nazwiskach, błędny NIP, brak danych kontaktowych;
- niezgodnego ze stanem faktycznym opisu towaru – zła nazwa handlowa towaru, błędny numer partii, nieprawidłowa liczba opakowań, brak informacji, że jest to np. produkt niebezpieczny lub o wysokiej wartości;
- nieprawidłowej wagi i wymiarów – niedoszacowana/przeszacowana waga, pomylenie jednostek (np. kilogramów z tonami), wpisanie zamiast masy brutto masy netto, nieprecyzyjne wymiary, podane w przybliżeniu, a nie na bazie rzeczywistych pomiarów;
- braku podpisów i dat – tego rodzaju braki mogą skutkować tym, że dokument zostanie uznany za nieważny;
- błędów w instrukcjach i specjalnych zaleceniach – np. brak adnotacji ADR.
Zakres obowiązków: za co odpowiada spedytor, a za co nadawca?
Na mocy art. 38 ustawy Prawo przewozowe co do zasady to nadawca jest odpowiedzialny za wręczenie przewoźnikowi na przesyłkę towarową listu przewozowego lub dostarczenie mu informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania przewozu w inny sposób. To zatem nadawca odpowiada za treść i poprawność listu przewozowego, co potwierdza też art. 72 ustawy Prawo przewozowe.
Jednak, na mocy art. 47 ustawy Prawo przewozowe i przewidzianego tam domniemania prawnego, *osobę, która oddaje przewoźnikowi przesyłkę do przewozu, uważa się za upoważnioną przez nadawcę do wykonywania wszelkich czynności (a więc i prawnych, i faktycznych) związanych z zawarciem umowy przewozu**.* W praktyce taką osobą często bywa spedytor.
Odpowiedzialność spedytora: dokumenty i konsekwencje prawne
Nawet gdy to spedytor został upoważniony do przygotowania dokumentów przewozowych, odpowiedzialność z art. 72 ustawy Prawo przewozowe nadal spoczywa w pierwszej kolejności na faktycznym nadawcy przesyłki. Spedytor działa tu bowiem w jego imieniu i na jego rzecz. Oznacza to, że w przypadku szkody wynikającej z błędnych dokumentów przewoźnik skieruje roszczenie do nadawcy wskazanego w dokumentach.
Odpowiedzialność, o której mowa w art. 72 ustawy Prawo przewozowe, odnosi się do szkód, które powstały na skutek podania w liście przewozowym lub w innej formie wskazań i oświadczeń niezgodnych z rzeczywistością i nieścisłych, niedostatecznych lub wpisanych w niewłaściwym miejscu, a także przez brak, niekompletność lub nieprawidłowość dokumentów wymaganych w przepisach szczególnych.
Warto zaznaczyć, że art. 72 nie określa przyczyn, które mogłyby zwolnić nadawcę od odpowiedzialności. Oznacza to zatem, że mamy w tym przypadku do czynienia z odpowiedzialnością absolutną. Jedyną sytuacją, która mogłaby zadziałać na korzyść nadawcy, jest udowodnienie, że jego działanie lub zaniechanie zostało wywołane zawinionym zachowaniem przewoźnika.
Co więcej, w ustawie Prawo przewozowe nie znalazły się żadne przepisy, które ograniczałyby wysokość odszkodowania w sytuacji określonej w art. 72. A więc nadawca zobowiązany będzie zapłacić odszkodowanie w pełnej wysokości, pokrywające całą poniesioną przez przewoźnika szkodę, zarówno stratę rzeczywistą, czyli damnum emergens, jak i utracone, a spodziewane korzyści – lucrum cessans (Wyrok SO w Bydgoszczy z dnia 16 października 2020 roku, sygn. akt VIII Ga 7/20).
Ważne: Nadawca może jednak dążyć do obalenia domniemania prawnego wynikającego z art. 47 ustawy Prawo przewozowe. Będzie to możliwe, gdy przedstawi dowód, że rzekomo upoważniony do działania w jego imieniu spedytor, tak naprawdę wcale nie był do tego uprawniony.
W pozostałych przypadkach, niedotyczących błędów w dokumentacji przewozowej, a odnoszących się do czynności organizacyjnych, spedytor odpowiada za utratę, ubytek lub uszkodzenie przesyłki w czasie od jej przyjęcia do wydania przewoźnikowi (art. 801 KC). Spedytor odpowiada też za wybór dalszych spedytorów lub przewoźników, chyba że nie ponosi winy w wyborze (art. 799 KC). Przy wyborze przewoźnika przez spedytora od spedytora wymaga się dochowania należytej staranności.
Finansowe i operacyjne ryzyka formalne w transporcie
Błędy w dokumentacji przewozowej generują ryzyka formalne w transporcie. Przykładowo: braki w dokumentacji mogą skutkować zatrzymaniem ładunku na granicy lub kontrolą wewnętrzną, co automatycznie prowadzi do opóźnień. A każde opóźnienie to dla przewoźnika dodatkowe opłaty i kary za przekroczenie terminów. Opóźnienia mogą wynikać także z niedokładnego wskazania miejsca rozładunku lub braku danych kontaktowych do osoby, która powinna uczestniczyć w tym procesie (odbiorca towaru), co zakłóca ciągłość dostaw. W skrajnych przypadkach błędy w dokumentacji przewozowej mogą zakończyć się nawet zwrotem / reklamacją.
Jak minimalizować ryzyko błędów w dokumentacji przewozowej? Dobre praktyki w biurze spedycyjnym
Aby minimalizować ryzyko wystąpienia błędów w dokumentach przewozowych, konieczne jest wdrożenie w firmie spedycyjnej odpowiednich procedur weryfikacyjnych. Kontrola ta powinna przebiegać wieloetapowo.
To, co ma szczególne znaczenie, to sprawdzenie: tożsamości podmiotów uczestniczących w operacji transportowej, opisu ładunku pod kątem oznaczenia, wagi, wymiarów, rodzaju, opakowania itp., obecności dokumentów dodatkowych (specjalnych), niezbędnych do danego rodzaju przewozu zezwoleń, licencji, certyfikatów i zaświadczeń, a także dat i podpisów na wszystkich dokumentach.
Dużym ułatwieniem może być w dodatku przejście na dokumentację elektroniczną, która pozwala w pewnym zakresie zautomatyzować proces uzupełniania danych i nie grozi omyłkami wynikającymi np. z nieczytelnie zapisanych informacji, co często ma to miejsce przy tradycyjnych dokumentach papierowych, uzupełnianych w pośpiechu.
Chcesz mieć pewność, że w danym rodzaju przewozów drogowych Twoja firma skompletowała wszystkie niezbędne dokumenty? Skorzystaj ze wsparcia kancelarii transportowej LEGALTRANS, która może przeprowadzić dla Ciebie audyt dokumentacji przewozowej lub zorganizować szkolenie dla spedytorów!
