Opóźnienia w płatnościach wymagają podjęcia odpowiednich kroków, których celem jest nakłonienie dłużnika do uregulowania długu. Niestety bardzo często zdarza się, że wierzyciele nie do końca wiedzą, co tak właściwie powinni zrobić oraz z jakich narzędzi skorzystać. Od czego zacząć w takim razie windykację i jakie powinny być jej dalsze, kolejne etapy, gdyby początkowe działania nie przyniosły pożądanych rezultatów?
Opóźnienie w płatnościach nie jest co do zasady przesłanką, by taką sprawę od razu, z automatu kierować do sądu. Zanim wierzyciel zdecyduje się na złożenie pozwu, który rozpoczyna postępowanie przed wymiarem sprawiedliwości, powinien podjąć próby polubownego rozwiązania sporu.
Od czego rozpocząć odzyskiwanie należności od dłużnika?
Narzędziem, po które należy sięgnąć w pierwszej kolejności, jest monit – pismo o charakterze ponaglającym, wzywające do zapłaty, które wierzyciel może wysłać dłużnikowi zarówno jeszcze przed upływem wyznaczonego na fakturze lub w umowie terminu spełnienia świadczenia, jak i wtedy, gdy doszło już do opóźnienia w płatności, inaczej – gdy został przekroczony ustalony termin płatności. Monit może pełnić więc funkcję prewencyjną (profilaktyczną) bądź zostać potraktowany jako pierwszy z etapów windykacji miękkiej. Na wierzycielu nie ciąży jednak żaden bezwzględny obowiązek sporządzania takiego dokumentu – wszystko to opiera się na przyjętej praktyce.
Monit nie jest tym samym, co przedsądowe wezwanie do zapłaty. Pismo to nie zostało uregulowane w przepisach, dlatego też sposób jego ukształtowania zależy głównie od praktyk stosowanych przez wierzyciela lub występujących w jego imieniu windykatorów. Oczywiście istnieją w tym zakresie pewne wypracowane już standardy, które z pewnością powinny być przestrzegane, takie jak obowiązek starannego wskazania w monicie danych wierzyciela i dłużnika, podstawy świadczenia oraz dokładnej kwoty zadłużenia wraz z numerem rachunku, na jaki powinna zostać ona przelana. W monicie, w odróżnieniu od przedsądowego wezwania do zapłaty, nie ma natomiast konieczności umieszczania wzmianki o konsekwencjach prawnych grożących dłużnikowi, gdyby ten, mimo otrzymania ponaglenia, nadal nie wykazywał chęci, by wywiązać się ze swojego zobowiązania.
Informacje te mogą zostać wysłane w dowolnej formie – za pośrednictwem poczty e-mail, SMSem bądź listownie. Może być to nawet forma telefoniczna, ale tu pojawia się problem w postaci trudności w jej utrwaleniu i udowodnieniu. Warto w dodatku zwrócić uwagę na to, że w przypadku wiadomości e-mail lub SMS wierzyciel nie jest co do zasady w stanie ustalić, czy taka wiadomość w ogóle dotarła do jej odbiorcy oraz, czy ten rzeczywiście zdołał się z nią zapoznać. W zależności od rodzaju sprawy należy dlatego rozważyć, czy słuszne nie będzie wysłanie monitu pocztą – listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, co będzie też cennym dowodem, gdyby sprawa została skierowana na drogę sądową.
Kiedy wysłać pierwszy monit?
Jak zostało już wspomniane, monit nie jest pismem regulowanym prawnie, co oznacza, że nie istnieją tu żadne sztywne terminy, w jakich powinien on zostać wysłany dłużnikowi. Termin wysyłki monitów, a także częstotliwość, zależą tak naprawdę od rodzaju sprawy i przyjętych standardów.
W praktyce zwykło się jednak przyjmować, że jeśli wierzyciel zdecyduje się przesłać monit jeszcze przed upływem terminu do spełnienia świadczenia, jako przypomnienie o istniejącym zobowiązaniu, nie powinien robić tego wcześniej niż na 7 dni przed tą datą. Gdyby natomiast pierwszy monit miał zostać wysłany dopiero w momencie powstania długu, może nastąpić to już pierwszego dnia po upływie wynikającego z faktury terminu. Wierzyciel może poprzestać tylko na jednym monicie, po czym, w razie braku płatności, wystosować przedsądowe wezwanie do zapłaty, bądź próbować ponaglać w sposób „miękki” dłużnika kilkukrotnie. Nie ma tu jednak podstaw i potrzeby, by przesadzać z liczbą wysyłanych monitów – optymalne będą dwa lub trzy takie pisma.
W wysyłce monitów, jak również przedsądowych wezwań do zapłaty, najważniejsze pozostaje to, by zachować konsekwencję i regularność, a także unikać opieszałości.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty kolejnym krokiem w egzekwowaniu należności
Jeśli początkowe kroki nie przyniosły zamierzonych rezultatów, wierzyciel zostaje zmuszony do podjęcia bardziej stanowczych działań, czyli sporządzenia przedsądowego wezwania do zapłaty. W tym bardziej oficjalnym już piśmie, poza elementami charakterystycznymi dla monitu, należy wskazać dodatkowo ostateczny (nieprzekraczalny) termin na uregulowanie długu oraz określić konsekwencje dalszego unikania płatności przez dłużnika, czyli w szczególności skierowanie sprawy na drogę sądową i umieszczenie danych dłużnika w rejestrach dłużników.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty zamyka tym samym etap windykacji miękkiej, polubownej. Jest ostateczną deską ratunku dla dłużnika, zanim sprawa zostanie skierowana do sądu. Ze względu na wagę tego dokumentu, w tym przypadku nie powinno wysyłać się go e-mailem, czy też SMSem, a najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Zwłaszcza gdy ma to być już ostatni dokument na tym etapie sprawy.
Gdy mowa o przedsądowym wezwaniu do zapłaty, często dochodzi tu do rozróżniania „przedsądowego wezwania do zapłaty” (tak zwane zwykłe przedsądowe wezwanie do zapłaty) i „ostatecznego przedsądowego wezwania do zapłaty”. W rzeczywistości jednak to, jak nazwane zostaną te pisma, nie ma aż tak wielkiego znaczenia. Najważniejsze pozostaje to, by znalazły się w nich wszystkie niezbędne i wymagane dane, z których wynikać będzie, jaki jest cel tego dokumentu. Jeśli pierwsze przedsądowe wezwanie do zapłaty nie spotkało się z żadną reakcją dłużnika, wierzyciel może skierować jeszcze jedno, tym razem tytułując je jako „ostateczne”.
Sporządzenie przedsądowego wezwania do zapłaty jest istotne z tego względu, że w razie konieczności skierowania sprawy na drogę sądową, w pozwie wszczynającym takie postępowanie przepisy wymagają zawarcia informacji o tym, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia.
Gdy dłużnik nie reaguje również na przedsądowe wezwanie do zapłaty…
Jest to ostateczną przesłanką do skierowania sprawy na drogę sądową. Aby sprawa mogła jednak trafić przed wymiar sprawiedliwości, kluczowe pozostaje tu, by świadczenie, którego domaga się wierzyciel, było świadczeniem już wymagalnym, a także nieprzedawnionym. W innym przypadku wezwania do zapłaty zostaną uznane za nieskuteczne.
Na etapie windykacji sądowej warto zastanowić się również, czy dalej pragną Państwo działać na własną rękę (jeśli tak było do tej pory), czy też preferują skorzystać z profesjonalnego wsparcia prawnego. W razie chęci uzyskania pomocy w windykowaniu faktur w transporcie zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią LEGALTRANS, która pomaga przewoźnikom w odzyskiwaniu należności!