Jednoosobowa działalność gospodarcza to preferowana przez polskich przedsiębiorców forma prowadzenia działalności. Preferowana przede wszystkim na starcie, w momencie otwierania pierwszego biznesu.
Wraz z rozwojem i rozrostem firmy atrakcyjność JDG może jednak znacząco maleć. Wtedy też najczęściej pojawiają się pierwsze myśli dotyczące zmiany formy prawnej i przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. W świetle obowiązujących przepisów jest to możliwe.
Przedsiębiorca, który na początku rejestrowania swojej działalności, dokonał wyboru JDG, nie jest związany tą formą prawną raz na zawsze. Przepisy KSH przewidują procedurę przekształcenia, czyli zmiany formy prawnej działalności bez potrzeby jednoczesnego likwidowania tej działalności.
Na przekształcenie JDG w spółkę z o.o. zezwala bezpośrednio art. 551 § 5, wskazujący, że przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową (spółkę przekształconą). Spółką kapitałową, o której mowa w tym przepisie, jest tytułowa spółka z o.o., prosta spółka akcyjna oraz spółka akcyjna.
Warto jednak przypomnieć, że KSH nie dopuszcza pełnej dowolności w zakresie przekształceń, wprowadzając pewne, drobne ograniczenia. Dotyczą one w szczególności spółek w likwidacji i upadłości, które nie podlegają przekształceniom. Spółkę cywilną można z kolei przekształcić w spółkę handlową, inną niż spółka jawna.
Istota przekształceń
Przekształcenie, co zostało już wspomniane, pozwala na zmianę formy prawnej bez konieczności likwidowania prowadzonej działalności. W przekształceniach obowiązuje zasada kontynuacji, oznaczająca, że przekształcona spółka korzysta z tych samych praw i obowiązków, które przysługiwały przekształcanemu przedsiębiorcy.
Przysługują jej również te same koncesje, zezwolenia, ulgi (chyba że z ich treści lub z ustawy wynika inaczej). Jeżeli przekształcenie odbywało się między dwiema spółkami, wspólnicy spółki przekształcanej z dniem przekształcenia stają się także automatycznie wspólnikami spółki przekształconej.
Osoba fizyczna, z dniem przekształcenia staje się natomiast wspólnikiem albo akcjonariuszem spółki przekształconej. Zasada kontynuacji została wyrażona w art. 553 KSH, a także powtórzona w rozdziale 6, art. 5842 KSH, odnoszącym się bezpośrednio do przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę kapitałową.
Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. powoduje ponadto nadanie nowego numeru NIP i REGON, konieczność prowadzenia pełnej księgowości (spółki kapitałowe nie mogą stosować księgowości uproszczonej) i opłacania podatku od osób prawnych (CIT). Wiąże się także z obowiązkiem uiszczenia podatku PCC w związku z wniesieniem kapitału zakładowego, w wysokości 0,5% wniesionego kapitału. Zmiana formy prawnej z JDG na spółkę z o.o. nie prowadzi natomiast do powstania podlegającego opodatkowaniu dochodu.
Kiedy warto zdecydować się na przekształcenie JDG w spółkę z o.o.?
Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę to decyzja, nad którą większość przedsiębiorców zastanawia się w momencie, w którym ich firma zaczyna rosnąć i dynamicznie się rozwijać. To z kolei nakłada na nich z jednej strony większe koszty, z drugiej – wymusza potrzebę czynienia nowych inwestycji, pomnażania swojego kapitału. Powodem, dla którego przedsiębiorcy rozważają przekształcenie działalności w spółkę, często bywa także zakończenie preferencyjnego okresu w ZUS-ie i przejście na pełne składki.
Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. wiąże się z kilkoma zasadniczymi korzyściami, które na etapie rozwoju firmy z reguły okazują się mieć decydujące znaczenie. Pierwszą z nich jest ograniczona odpowiedzialność wspólnika za zobowiązania spółki, co wynika z treści art. 151 § 4 KSH. W przypadku JDG przedsiębiorca odpowiada natomiast całym swoim majątkiem.
Istotną regulację związaną z ponoszoną odpowiedzialnością zawiera art. 58413 KSH, wskazujący, że osoba fizyczna odpowiada solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania przedsiębiorcy przekształcanego związane z prowadzoną działalnością gospodarczą powstałe przed dniem przekształcenia, przez okres trzech lat, licząc od dnia przekształcenia. A zatem w chwili przekształcenia odpowiedzialność przedsiębiorcy za wcześniejsze zobowiązania nie ustaje, jednakże od teraz w odpowiedzialności tej solidarnie będzie uczestniczyć także spółka.
Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę ułatwia ponadto pozyskiwanie nowych inwestorów i tym samym powiększanie kapitału, z jednoczesną możliwością dokonywania lepszej optymalizacji podatkowej.
Jak przebiega przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o.?
Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową (spółkę z o.o., PSA lub SA) reguluje art. 5841 – 58413 KSH.
Kluczowy pozostaje tu przede wszystkim art. 5845 KSH, który określa, czego wymaga się do przekształcenia JDG w spółkę z o.o. Jest to odpowiednio:
- sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta;
- złożenie oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy;
- powołanie członków organów spółki przekształconej;
- zawarcie umowy spółki albo podpisanie statutu spółki przekształconej;
- dokonanie w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenie przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Plan przekształcenia
Każde przekształcenie, czy to JDG w spółkę z o.o., czy to spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową, rozpoczyna się od sporządzenia planu przekształcenia. Plan ten wymaga zachowania formy aktu notarialnego.
Przepisy dotyczące przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. wskazują, że powinien zawierać on co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.
Do planu przekształcenia należy dołączyć także określone dokumenty w postaci: projektu oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy, projektu aktu założycielskiego (statutu), wyceny składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego, sprawozdania finansowego sporządzonego dla celów przekształcenia na dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.
Badanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta
Na dalszym etapie plan przekształcenia przedsiębiorcy musi zostać poddany badaniu przez biegłego rewidenta. Biegły rewident bada go pod kątem poprawności i rzetelności.
Wyznaczenie biegłego rewidenta należy do zadań sądu rejestrowego właściwego według siedziby przedsiębiorcy przekształcanego, po złożeniu przez przedsiębiorcę stosownego wniosku. W uzasadnionych przypadkach sąd może wyznaczyć dwóch lub więcej biegłych.
Na dokonanie oceny planu przekształcenia biegły rewident ma tyle czasu, ile zostanie mu wyznaczone przez sąd. Nie może być to jednak więcej niż dwa miesiące od dnia jego wyznaczenia. Szczegółową opinię sporządza się na piśmie i składa wraz z planem przekształcenia sądowi rejestrowemu i samemu przedsiębiorcy.
Za pracę biegłego rewidenta należy się oczywiście wynagrodzenie, które określa sąd, a pokrywa przedsiębiorca w terminie dwóch tygodni.
Biegły rewident odpowiada wobec przedsiębiorcy przekształcanego za szkody wyrządzone z jego winy. W przypadku gdy biegłych jest kilku, odpowiadają solidarnie.
Oświadczenie o przekształceniu
Poza planem przekształcenia przepisy nakładają także na przedsiębiorcę obowiązek złożenia oświadczenia o przekształceniu. Również i w tym przypadku wymaga się zachowania formy aktu notarialnego.
Oświadczenie powinno zawierać co najmniej: typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca, wysokość kapitału zakładowego albo kapitału akcyjnego, zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi albo akcjonariuszowi spółki przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane, nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.
Wniosek o wpis przekształcenia do rejestru
Wniosek o wpis do rejestru musi poprzedzić wyznaczenie członków organów spółki i podpisanie umowy spółki (forma aktu notarialnego). Na tym etapie zastosowanie znajdą przepisy ogólne regulujące tworzenie spółki z o.o.
Dalej ma miejsce wniesienie wniosku o wpis przekształcenia do rejestru (KRS), do czego zobowiązani są wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej.
Należy pamiętać, że wniosek o rejestrację powinien zostać złożony maksymalnie w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki z o.o., co wynika z art. 169 KSH.
Dzień przekształcenia
Przedsiębiorca przekształcany staje się spółką przekształconą z chwilą wpisu do rejestru (KRS). Jest to tym samym dzień przekształcenia. Poza wpisem do KRS wymagane jest ponadto ogłoszenie o przekształceniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Nie wolno zarazem zapomnieć, że w ciągu 7 dni od rejestracji w KRS należy zgłosić wniosek o wykreślenie działalności z CEIDG.
Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. – koszty
Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. wiąże się nie tylko z licznymi formalnościami, ale i kosztami, które należy ponieść. Przedsiębiorca musi przygotować się w szczególności na wydatki związane z koniecznością ustanowienia biegłego rewidenta. Wniosek o jego powołanie podlega opłacie sądowej w wysokości 300 zł, z kolei jego wynagrodzenie za pracę może zostać wycenione w granicach 3 tys. zł – 5 tys. zł. Do przekształcenia wymagana jest również umowa spółki w formie aktu notarialnego. W tym przypadku koszty mogą oscylować nawet w granicach 5 tys. zł lub więcej (uwzględniając usługi prawnika i notariusza), co zależy od wielu czynników. Kolejne wydatki związane są ze złożeniem wniosku o rejestrację spółki w KRS oraz ogłoszeniem w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – w sumie 600 zł.
Do czynności płatnych należy ponadto ustalenie wartości bilansu spółki, przygotowanie planu przekształcenia, notarialne oświadczenie o zamiarze przekształcenia spółki, uiszczenie PCC, czy rejestracja do VAT.
Decydując się na przekształcenie JDG w spółkę z o.o., należy dlatego z pewnością przygotować się na wydatek rzędu kilku tysięcy złotych. W każdym przypadku ostateczne koszty, jakie poniesie przedsiębiorca, kształtują się jednak indywidualnie.
Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. z kancelarią LEGALTRANS
Przekształcenia i podziały przedsiębiorstw są jedną ze specjalizacji naszej kancelarii prawnej LEGALTRANS, ukierunkowanej przede wszystkim na obsługę firm transportowych. Zmiana formy prawnej, mimo że dopuszczona przepisami prawa, nie jest procedurą łatwą i szybką. Z tego właśnie względu wymaga wsparcia profesjonalnych podmiotów, którzy nie doprowadzą do dodatkowego przeciągnięcia wszystkich czynności w czasie.
Nasi eksperci pomogą Państwu w skompletowaniu wymaganej dokumentacji, a także zapewnią wsparcie na każdym etapie przekształcania działalności w spółkę, reprezentując Państwa interes przed sądami i dotychczasowymi kontrahentami. Zapraszamy do kontaktu!