6 kwiecień 2023
Prowadzenie firmy transportowej nie ogranicza się tylko i wyłącznie do dbania o relacje z kontrahentami, ale i do równie dużej troski o własne sprawy. Własna działalność pozostaje obwarowana szeregiem przepisów, gdzie w przypadku transportu dochodzi także zbiór dodatkowych aktów prawnych odnoszących się do tej branży, w tym norm unijnych i międzynarodowych. Planując otworzenie firmy transportowej, warto dlatego zdawać sobie sprawę z tego, że najpewniej, chcąc rozwijać swój biznes efektywnie i w poczuciu bezpieczeństwa prawnego, niezbędna okaże się do tego współpraca z określonymi podmiotami. I wbrew pozorom nie mamy tu na myśli wyłącznie kancelarii prawnej.
Obsługa prawna firm transportowych
Współpraca firm transportowych z prawnikami jest dzisiaj zjawiskiem powszechnym. Można śmiało powiedzieć, że stała się po prostu standardem. Najczęściej realizuje się ją na dwa sposoby: w ramach utworzenia w przedsiębiorstwie wewnętrznego działu prawnego lub też jako zewnętrzną usługę. Warto zaznaczyć, że taka współpraca nie ogranicza się do korzystania z pomocy kancelarii wyłącznie w przypadku wystąpienia nagłych, niespodziewanych zdarzeń i problemów. Coraz to częściej ma ona charakter stały, przyjmując postać stałej obsługi prawnej. Taką usługę świadczy również nasza kancelaria transportowa LEGALTRANS.
Optymalne rozwiązanie dla dużych firm
Dla dużych firm jest to najkorzystniejsze z rozwiązań, ponieważ gwarantuje stały dostęp do wiedzy ekspertów i pomoc w codziennych sprawach związanych z prowadzeniem i zarządzaniem firmą przewozową. W ramach stałej obsługi prawnej nasi klienci otrzymują w szczególności cykliczny alert prawny o najważniejszych zmianach przepisów, wsparcie w sporządzaniu i opiniowaniu umów transportowych, audyty z zakresu zleconych obszarów, możliwość udziału w szkoleniach tematycznych, reprezentację sądową, pomoc w rozwiązywaniu sporów na etapie przedsądowym, skuteczną windykację należności transportowych od nierzetelnych kontrahentów.
Zakres oferowanych przez nas usług pozostaje niewątpliwie szeroki, jednakże wszystko jest ściśle uwarunkowane aktualnymi potrzebami tego sektora i całej branży TSL. Nasza kancelaria została ukierunkowana właśnie na obsługę prawną firm transportowych, dlatego też bardzo dobrze znamy realia i problemy, w jakich działają dzisiaj polscy przewoźnicy. Nasza oferta wychodzi im naprzeciw.
Prowadzenie księgowości i rachunkowości
Firmy transportowej nie da prowadzić się także w oderwaniu od spraw księgowych i rachunkowych, niezbędnych do zachowania kontroli nad jej bieżącą sytuacją finansową i uniknięcia nieprzyjemności w urzędzie skarbowym. W zależności od wybranej formy prawnej i uzyskiwanych przychodów będziemy mówić o księgowości pełnej lub uproszczonej.
Prowadzenie dokumentów księgowych i ewidencji, sporządzanie sprawozdań finansowych, naliczanie listy płac, przygotowywanie deklaracji podatkowych, kontakt z organami takimi jak US i ZUS, występowanie o zwrot VAT z UE, czy opracowywanie polityki rachunkowości – to zaledwie jedne z wielu usług gwarantowanych przez biuro księgowe i rachunkowe firmie przewozowej.
W przypadku spraw księgowych i rachunkowych, podobnie jak zresztą w odniesieniu do obsługi prawnej, istotne jest, aby korzystać ze wsparcia podmiotów znających przepisy normujące transport. Branża ta posiada swoje specyficzne regulacje, dlatego rozeznanie w nich należy uznać za bardzo duży atut takiego usługodawcy.
Kompleksowe ewidencjonowanie czasu pracy kierowców
Ewidencjonowanie czasu pracy kierowcy to jeden z najważniejszych elementów obsługi kadrowej w firmie transportowej. Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie takiej ewidencji dla każdego zatrudnianego w firmie kierowcy, do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
Należy w tym miejscu pamiętać, że kierowcy zawodowi nie podlegają tylko Kodeksowi pracy, ale i odrębnej ustawie o czasie pracy kierowców. Osobom odpowiedzialnym za ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców nie powinny być dlatego obce przepisy regulujące czas pracy tej grupy pracowników i obowiązujące w tym zakresie normy. Po raz kolejny wiąże się to z koniecznością skorzystania z pomocy posiadających odpowiednie kompetencje specjalistów.
Usługi telematyczne
Osoby, które dopiero zamierzają wkroczyć w branżę transportową, powinny być świadome tego, że od pewnego czasu przechodzi ona przez znaczące, technologiczne zmiany. Proces intensywnej cyfryzacji trwa i co istotne, obejmuje nie tylko samochody, ale i systemy służące zarządzaniu przedsiębiorstwami wykonującymi przewozy drogowe.
W transporcie kluczową rolę odgrywa dzisiaj nowoczesna telematyka, która pozwala zarówno na kontrolowanie posiadanej floty, jak i procesów zachodzących w firmie. Dzięki niej przedsiębiorcy mogą m.in. redukować koszty, w szczególności te, ponoszone na paliwo, lepiej planować trasy przejazdu, zadbać o bezpieczeństwo będących w trasie ciężarówek, przesyłek i kierowców, korzystać z bieżących danych i poddawać je regularnej analizie.
Stosowanie odpowiednich systemów telematycznych i urządzeń jest tym samym konieczne, aby nadążać za nieuniknionymi zmianami i co najważniejsze, nie pozostawać w tyle, za konkurencją.
Analiza dokumentacji leasingowej oraz ubezpieczeniowej
Prowadzenie firmy transportowej nie jest wreszcie możliwe bez absolutnie niezbędnych do wykonywania przewozów pojazdów ciężarowych. Tutaj, w zależności od profilu działalności, mogą być to busy do 3,5 tony lub samochody o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony. Nie jest tajemnicą, że zakup takich aut za gotówkę stanowi przeważnie niemały wydatek, na który nie może najczęściej pozwolić sobie większość nowych firm. W transporcie ogromną popularnością cieszą się dlatego inne formy finansowania, takie jak leasing i wynajem długoterminowy. Wraz z utworzeniem własnej firmy warto w związku z tym poszukać również zaufanego leasingodawcy, który zdecyduje się na sfinansowanie dla nas wybranych środków.
W kontekście floty nieodłącznie pojawia się w dodatku temat ubezpieczeń w transporcie. To, o czym warto pamiętać, to nieograniczanie się wyłącznie do podstawowej polisy OC. W branży tej standardem pozostają ubezpieczenia AC, Assistance, NNW, a ponadto ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika i spedytora.
LEGALTRANS – kompleksowe wsparcie dla firm transportowych
Współpraca z kancelarią LEGALTRANS gwarantuje znacznie więcej niż tylko dostęp do wiedzy prawnej naszych ekspertów. Nasza aktywna, wieloletnia działalność w branży transportowej zaowocowała wieloma współpracami z innymi, profesjonalnymi podmiotami związanymi z tym sektorem, takimi jak właśnie biura księgowe i rachunkowe, firmy telematyczne i leasingowe, czy specjaliści do spraw ewidencjonowania czasu pracy kierowców. Klienci, którzy korzystają z naszych usług prawnych, mogą dlatego otrzymać jednocześnie wsparcie również na tych obszarach. Jeżeli nie chcą Państwo szukać na własną rękę godnych zaufania partnerów, zachęcamy do kontaktu!