Ostatnie lata nie należą do najłatwiejszych dla branży transportowej. W minionym roku nastąpiło wyraźne spowolnienie i zmniejszenie zapotrzebowania na usługi transportowe, co w połączeniu ze wszystkimi „perypetiami”, jakie miały miejsce w tym sektorze w ubiegłych latach, spowodowało, że wiele firm zaczęło uważniej przyglądać się swoim wydatkom. Biorąc pod uwagę to, że niestety, obecna sytuacja niektórych przedsiębiorstw wymaga sięgania po odpowiednie środki naprawcze, warto zastanowić się, w jaki sposób można zadbać o płynność finansową firmy transportowej, aby uchronić się przed najgorszym.
Dokładna analiza kosztów w transporcie jako punkt wyjścia
Jeżeli w pewnym momencie finanse w firmie przestają się spinać, zanim podjęte zostaną odpowiednie działania, powinno poprzedzić się je szczegółową, staranną analizą wszystkich, stałych i zmiennych wydatków.
Przedsiębiorstwa transportowe ponoszą szereg różnego rodzaju kosztów, które to jednak, ze względu na liczne czynniki wpływające na ich wysokość, bywają trudne w jednoznacznym oszacowaniu, a czasami nawet i przewidzeniu. Przykładem mogą być tu koszty paliwa, które pozostają zależne przede wszystkim od liczby przejechanych kilometrów, a także, o czym dotkliwie przekonaliśmy się w ostatnim czasie w związku z wojną toczącą się za naszą wschodnią granicą, również od sytuacji politycznej i gospodarczej w kraju i na świecie. Do innych, znaczących kosztów firm transportowych należą ponadto koszty najmu, kredytu, leasingu, koszty ubezpieczenia OC/AC/OCP/OCS, koszty ponoszone w związku z zatrudnianiem pracowników, koszty serwisu i naprawy, czy koszty licencji i pozwoleń wymaganych w transporcie. Nie są to oczywiście wszystkie z wydatków.
Jak można zauważyć, koszty w transporcie mają zróżnicowany charakter. Część z nich jest zależna na przykład od czasu i ponoszona cyklicznie, a czasami jednorazowo (m.in. podatki, ubezpieczenia, odpisy amortyzacyjne, licencje i zezwolenia), a na część z nich wpływać mogą czynniki takie jak przebieg, czy intensywność eksploatacji (m.in. wspomniane już paliwo, serwis, wymiana opon). Dla całokształtu wydatków nie bez znaczenia pozostaje także wielkość danego przedsiębiorstwa – to, jaką flotą dysponuje, ilu pracowników zatrudnia, z usług jakich podwykonawców korzysta.
Ustalenie wszystkich wydatków, jakie ponosi firma transportowa oraz przybliżone oszacowanie ich wysokości jest tym samym niezbędne, by móc podjąć dalsze kroki zmierzające do poprawy jej sytuacji finansowej, jak również zyskać świadomość w zakresie tego, czy pewne z kosztów nie wymknęły się spod kontroli, co pozwoli z kolei na ich optymalizację.
Zachowanie należytej staranności na etapie przygotowania i realizacji zlecenia transportowego
Trudności z utrzymaniem płynności finansowej bardzo często wynikają z ogólnego, szeroko rozumianego braku staranności na początkowych etapach przewozu, to znaczy jeszcze na etapie podpisywania umowy z nowym kontrahentem, a następnie przygotowywania się do zlecenia transportowego i organizowania całego procesu. Na brak należytej staranności składać może się wiele mniejszych i większych zaniedbań, jakich dopuszczają się osoby odpowiedzialne za te czynności. Zaniedbania te mogą polegać na m.in.:
- niesprawdzeniu nowego kontrahenta w rejestrach CEIDG/KRS i bazach dłużników, niezapoznaniu się z dostępnymi w Internecie opiniami na jego temat,
- niestarannym sporządzeniu umowy przewozu, która nie będzie w odpowiednim zakresie chronić interesów i praw przewoźnika,
- niewłaściwej wycenie zlecenia,
- nieoptymalnym zaplanowaniu trasy przejazdu (m.in. nieuwzględnienie koniecznych powrotów do bazy, przejazdy na pusto, wymagane postoje na dłuższych trasach, problemy z załadunkiem/rozładunkiem, okresowe utrudnienia w ruchu itp.),
- braku monitorowania płatności,
- braku wymagania przedpłaty,
- nieposiadaniu odpowiednich, wypracowanych reguł postępowania na wypadek wystąpienia przeszkód w przewozie lub opóźnień w płatnościach.
Mimo że niektóre z tych zaniedbań mogą zdawać się na pierwszy rzut oka „drobnostkami”, to jednak, jeśli dojdzie do skumulowania kilku takich błędów, ich skutki mogą okazać się bardzo dotkliwe. Zwłaszcza dla mniejszych przewoźników, nieposiadających rezerw finansowych na wypadek nagłych problemów.
Szybka i skuteczna windykacja
Poza starannym przygotowaniem się do każdego zlecenia transportowego równie istotne jest to, by wiedzieć, jak postępować, gdy pojawią się już pewne problemy. Na przykład, gdy druga strona wystąpi do nas z prośbą o przesunięcie terminu płatności, po czym… długu i tak nie ureguluje. Jak reagować, gdy dłużnik spóźnia się z płatnością, zwodzi, unika kontaktu, nie wykazuje chęci, by wywiązać się ze swojego zobowiązania?
Jest to oczywiście najczarniejszy scenariusz z możliwych, jednakże tak naprawdę mogący przydarzyć się każdemu przedsiębiorcy, niezależnie od wielkości firmy, doświadczenia, czy czasu, od jakiego działa na rynku. W takich sytuacjach konieczne staje się skorzystanie z odpowiednich procedur windykacyjnych, a więc zmierzających z początku do polubownego rozwiązania sporu, a gdyby to nie przyniosło zamierzonych skutków – skierowania sprawy na drogę sądową. Główne błędy, jakie są popełniane na tym polu, to brak natychmiastowej, szybkiej reakcji, brak konsekwentnych i stanowczych działań, a także nieznajomość uprawnień, narzędzi, z jakich może skorzystać wierzyciel na etapie windykacji miękkiej i twardej.
W związku z tym, że w przypadku nieterminowych płatności czas ma ogromne znaczenie, rekomendujemy, by nad odpowiednimi procedurami windykacyjnymi (w szczególności mieszczącymi się w ramach działań polubownych), zastanowić się z odpowiednim wyprzedzeniem. Jeśli natomiast nie planują Państwo rozwiązywać tych problemów samodzielnie, dobrym posunięciem będzie skorzystanie ze wsparcia firmy windykacyjnej lub kancelarii prawnej mającej doświadczenie w windykowaniu zaległych faktur w transporcie.
Stała współpraca z prawnikami
Wiele problemów pojawiających się w transporcie i mogących narażać firmę na dotkliwe sankcje pieniężne, a przez to i problemy z płynnością finansową, wynika także z niedostatecznej znajomości obowiązujących przepisów. Nie da się jednak ukryć, że nadążanie za stale zmieniającym się w tej branży ustawodawstwem jest zadaniem niezwykle trudnym i czasochłonnym dla każdego przewoźnika, na którego barkach spoczywa dodatkowo szereg innych, ważniejszych zadań. Niestety, dla odpowiedzialnych za egzekwowanie przepisów organów, nie jest to wystarczające usprawiedliwienie. A pewne naruszenia norm transportowych wiążą się z naprawdę dotkliwymi karami.
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje w związku z tym stała współpraca z zaufaną kancelarią prawną, taką jak nasz, wyspecjalizowany w obsłudze prawnej firm z sektora TSL zespół LEGALTRANS. Poza czuwaniem nad zmieniającymi się przepisami krajowymi i międzynarodowymi nasi klienci otrzymują od nas dodatkowo wsparcie na wielu innych obszarach, takich jak sporządzanie umów transportowych, windykacja zaległych faktur, rozliczanie i ewidencjonowanie czasu pracy kierowców, księgowość i rachunkowość. Jeśli chcą Państwo poznać ofertę dla swojej firmy, serdecznie zapraszamy do kontaktu!