Zmiana przepisów dotyczących delegowania pociąga za sobą również zmianę samego sposobu dokonywania zgłoszeń. Nowe rozwiązania wejdą w życie na początku lutego, wraz z Pakietem Mobilności, którego postanowienia od miesięcy trzęsą branżą transportową. Już za niecałe dwa tygodnie zgłoszenia kierowców delegowanych do pracy w jednym z państw członkowskich UE będą możliwe tylko za pośrednictwem Systemu Wymiany Informacji na Rynku Wewnętrznym (ang. Internal Market Information System), w skrócie określanego jako IMI.
System IMI nie należy do narzędzi nowych, ponieważ jego pierwsze użycie miało miejsce już 14 lat temu, w roku 2008. Do tej pory służył on przede wszystkim wymianie informacji i wzajemnej pomocy pomiędzy organami publicznymi odpowiedzialnymi za wdrażanie przepisów unijnych w poszczególnych krajach Wspólnoty. Teraz jednak, w związku z licznymi zmianami wprowadzanymi w br. przez Pakiet Mobilności, portal ten zostanie poszerzony o dodatkowy moduł delegowania kierowców. Dotychczas funkcjonujące systemy delegowania państw członkowskich działają więc jeszcze tylko do 1 lutego. Po tej dacie zastąpi je ujednolicony portal IMI, w którym przewoźnicy będą dokonywać wszystkich zgłoszeń.
Jak będzie wyglądać delegowanie za pośrednictwem IMI? Główne zalety systemu
Mimo że wciąż nie wiemy, jak moduł delegowania sprawdzi się w praktyce, na tę chwilę dociera do nas jednak więcej informacji pozytywnych związanych ze sposobem funkcjonowania systemu. Jak w takim razie zmieni się dokonywanie zgłoszeń kierowców delegowanych dzięki IMI?
- Wygodny import danych
Korzystanie z systemu IMI, jak z każdego innego portalu, wymaga rejestracji i utworzenia zweryfikowanego przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany konta. Użytkownicy zostaną poproszeni o uzupełnienie podstawowych danych dotyczących firmy. Dopiero po ich wprowadzeniu możliwe stanie się dokonanie zgłoszenia delegowania.
Informacje dotyczące kierowców będą wprowadzane ręcznie (jednorazowo) lub importowane do systemu z odpowiedniego pliku. Powinien mieć on rozszerzenie .xls, .xlsx lub .csv. O ile w przypadku zatrudniania kilku kierowców ręczne wprowadzanie danych nie jest przesadnie uciążliwe, o tyle przy kilkudziesięciu, kilkuset pracownikach nie będzie to już czynność przyjemna. Możliwość importu danych z pliku zewnętrznego skutecznie rozwiązuje jednak ten problem, pozwalając na ogromną oszczędność czasu.
- Wielojęzyczność
Cały system IMI jest narzędziem wielojęzycznym, dlatego każde z państw członkowskich może obsługiwać go w swoim własnym, ojczystym języku. W przypadku modułu delegowania dane wprowadzane przez przewoźnika oraz pisane przez niego pisma mają być dodatkowo automatycznie tłumaczone na język służb kontrolnych kraju delegowania. Udostępniona zostanie ponadto funkcja chatu w języku przewoźnika, która umożliwi płynną komunikację z organami. Dzięki wielojęzycznemu wyszukiwaniu użytkownicy mogą łatwiej „poruszać się” po systemie, a także wykonywać za jego pośrednictwem określone czynności.
- Ujednolicony sposób dokonywania zgłoszeń
Aktualnie zgłaszanie i delegowanie kierowców nie jest procedurą jednolitą, ponieważ kraje Unii używają do tego zadania swoich własnych platform. Nierzadko wiąże się to z koniecznością przedstawiania różnych informacji, czy dopełniania różnych formalności, w zależności od miejsca delegowania. Zastąpienie wszystkich obecnie działających portali jednym systemem IMI sprawi, że dokonywanie zgłoszeń będzie odbywać się w jednakowy sposób, bez względu na państwo, do którego delegowany ma być kierowca.
W tym miejscu warto podkreślić, że wraz z wprowadzeniem zgłoszeń przez system IMI, konieczne stanie się zgłaszanie pracowników również w tych krajach, które do tej pory tego nie wymagały (m.in. Czechy).
Do każdego zgłoszenia ma zostać także przypisany indywidualny kod QR, który pozwoli organom kontrolnym na dokonanie odczytu wszystkich znajdujących się w dokumencie informacji. Kierowca będzie mógł przedstawić kod QR w formie elektronicznej lub papierowej.
- Bezpieczeństwo danych
System IMI to narzędzie stworzone przez Komisję Europejską oraz przy wsparciu i pomocy państw członkowskich. Wymiana informacji za pośrednictwem portalu, a także wszystkie przechowywane w nim dane są odpowiednio chronione i zabezpieczane, z wykorzystaniem szeregu środków technicznych i organizacyjnych wprowadzonych przez Komisję. Portal IMI jest ponadto zgodny z wymogami obowiązującymi względem wszystkich systemów informatycznych.
- Brak kosztów użytkowania
Rejestracja i korzystanie z całej platformy nie wymagają ponoszenia ze strony firm transportowych żadnych opłat. Przewoźnicy nie zostaną obarczeni kosztami związanymi z obsługą systemu IMI i dokonywaniem zgłoszeń.