Branża TSL w Polsce od lat opiera się na kierowcach z krajów trzecich. Rok 2025 przyniósł jednak w tym przedmiocie nowe zasady wynikające z ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Jeśli planujesz zatrudnić kierowcę spoza UE, powinieneś znać te procedury, aby uniknąć dotkliwych kar finansowych.
Legalizacja pracy kierowcy TSL spoza UE na podstawie legalnego pobytu
Zatrudnienie kierowcy spoza Unii Europejskiej jest procesem wieloetapowym, w którym najmniejszy błąd formalny może skutkować dotkliwymi karami finansowymi.
Zanim jednak jako pracodawca w ogóle pomyślisz o powierzeniu pracy kierowcy, należy upewnić się, że przebywa on w Polsce legalnie, inaczej mówiąc: posiada ważny dokument pobytowy (np. wiza krajowa lub karta pobytu). Możesz żądać również tego dokumentu przez cały okres wykonywania pracy.
Na każdym pracodawcy spoczywają dwa kluczowe obowiązki sprawdzające, które są niezbędne do legalizacji pracy kierowcy TSL:
1. weryfikacja dokumentu – musisz uzyskać od kierowcy ważny dokument uprawniający do pobytu przed dopuszczeniem go do pracy,
2. archiwizacja – Twoim obowiązkiem jest przechowywanie kopii tego dokumentu przez cały okres zatrudnienia.
Ważne: Pamiętaj, że od 2025 roku większość formalności załatwisz wyłącznie przez system teleinformatyczny (praca.gov.pl), co wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.
Więcej o zmianach, jakie zaszły w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców w 2025 roku, przeczytasz w naszym artykule: Nowe obowiązki w umowach z kierowcami po zmianach przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców – jak je wdrożyć w TSL
Zatrudnianie kierowców spoza UE – jak możesz to zrobić?
Obecne prawo przewiduje 4 główne ścieżki legalizacji pracy kierowcy TSL (nie licząc wyjątku przewidzianego dla obywateli Ukrainy na mocy specustawy). Wybór zależy m.in. od kraju pochodzenia kierowcy, formy zatrudnienia i czasu, na jaki chcesz go zatrudnić.
Zezwolenie na pracę
To podstawowy tryb zatrudniania kierowców z krajów takich jak Filipiny, Indie czy Kazachstan. Zezwolenie wydaje wojewoda właściwy dla siedziby firmy, na czas określony, maksymalnie do 3 lat. Występują różne typy tego zezwolenia: A, B, C, D, E, które różnią się przede wszystkim formą zatrudnienia. Do najpopularniejszych należy zezwolenie na pracę typu A.
Pamiętaj, że kierowcy wykonujący pracę na podstawie zezwolenia na pracę, powinni otrzymywać wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż płaca pracowników wykonujących u Ciebie podobną pracę na analogicznym stanowisku i nie niższe niż minimalne wynagrodzenie krajowe, a wymiar czasu pracy to minimum 1/4 etatu.
Zezwolenie jednolite
Zezwolenie jednolite to inaczej zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, które łączy w sobie prawo do legalnego pobytu i wykonywania pracy w Polsce. Jego zasadniczą korzyścią pozostaje to, że pozwala ono załatwić wszystkie formalności w ramach jednego postępowania administracyjnego.
Ważne: W tym jednak przypadku o wydanie takiego zezwolenia wnioskuje sam cudzoziemiec, a nie zamierzający zatrudnić go pracodawca. Organem właściwym do załatwienia sprawy jest wojewoda.
Zezwolenie jednolite uprawnia do wykonywania pracy na warunkach wskazanych w tym zezwoleniu, a kierowca ma prawo ubiegać się o taki dokument, jeśli zamierza przebywać w Polsce dłużej niż 3 miesiące i jego głównym celem pobytu jest praca na terytorium naszego kraju.
Zezwolenie na pracę sezonową
W branży TSL zezwolenie na pracę sezonową (tzw. zezwolenie typu S) jest rzadziej stosowane, ponieważ dotyczy podklas działalności uznanych za sezonowe. Tego rodzaju zezwolenie wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi. Pozwala ono na pracę przez czas określony, wynoszący maksymalnie 9 miesięcy w roku kalendarzowym.
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcom
To najpopularniejsza i najszybsza metoda zatrudniania kierowców pochodzących z określonych państw, takich jak Gruzja, Armenia, Mołdawia (nie można stosować go tym samym względem dowolnych obywateli krajów trzecich). Oświadczenie pozwala na pracę przez okres do 24 miesięcy. Należy jednak pamiętać, że dzień rozpoczęcia pracy wskazany w oświadczeniu nie może być późniejszy niż 6 miesięcy od daty jego złożenia.
Jako pracodawca masz tylko 7 dni na powiadomienie starosty przez system o tym, że kierowca faktycznie podjął pracę.
Czy przepisy dopuszczają zatrudnienie kierowców cudzoziemców bez zezwolenia na pracę?
Tak, w określonych przypadkach cudzoziemiec spoza UE, który jest uprawniony do legalnego pobytu w Polsce lub w ramach ruchu bezwizowego, może wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy m.in. posiada ważną Kartę Polaka lub jest absolwentem studiów wyższych, które ukończył w Polsce.
Kierowcy cudzoziemcy – przepisy dodatkowe, jakim podlega branża TSL
Legalizacja pracy obywatela z państwa trzeciego to jedynie połowa sukcesu. Kierowca zawodowy musi bowiem spełnić dodatkowo szereg wymogów technicznych wynikających z ustawy o kierujących pojazdami.
To, co jest wymagane od kandydatów na tym stanowisku, to w szczególności:
- Profil Kierowcy Zawodowego (PKZ) – to elektroniczny rekord zawierający dane o badaniach i kwalifikacjach kierowcy,
- karta kwalifikacji kierowcy – jest niezbędna dla kierowców spoza UE, którzy nie mogą otrzymać polskiego prawa jazdy (np. ze względu na brak spełnienia warunku 185 dni pobytu), ale posiadają polskie świadectwo kwalifikacji zawodowej i ważne zagraniczne prawo jazdy,
- wpis kodu 95 – potwierdza on uzyskanie kwalifikacji wstępnej lub ukończenie szkolenia okresowego,
- badania – kierowca musi posiadać aktualne orzeczenie lekarskie i psychologiczne o braku przeciwwskazań do pracy na tym stanowisku. Badania te dla kategorii C i D są zazwyczaj ważne przez 5 lat, chyba że orzeczono inaczej.
Jakie są najważniejsze obowiązki pracodawcy zatrudniającego kierowców spoza UE?
Jako szef firmy transportowej jesteś zobowiązany czuwać nad legalnością całego procesu zatrudnienia. Do kluczowych obowiązków i zadań każdego pracodawcy zatrudniającego kierowców spoza UE należy:
1. sporządzenie pisemnej umowy i podpisanie jej z kierowcą, jeszcze zanim zasiądzie on za kierownicą i zacznie wykonywać swoje obowiązki,
2. przekazanie kopii umowy w języku polskim organowi, który wydał dane zezwolenie na pracę (samo zezwolenie lub oświadczenie nie jest podstawą do świadczenia przez obcokrajowca pracy w Twojej firmie transportowej),
3. tłumaczenie umowy, jeśli kierowca nie włada biegle językiem polskim, na język zrozumiały dla cudzoziemca,
4. zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń (ZUS), w odpowiednim terminie (7 dni), zgodnie z rodzajem zawartej umowy,
5. przestrzeganie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu i aktualizacja płac (jeśli wzrośnie minimalne wynagrodzenie w Polsce, pracodawca powinien proporcjonalnie dostosować stawkę kierowcy wskazaną w zezwoleniu do nowych wartości),
6. prowadzenie akt i przechowywanie dokumentacji potwierdzającej spełnienie wszystkich powyższych obowiązków.
Jakie sankcje grożą za naruszenie przepisów o zatrudnianiu kierowców spoza UE i brak legalizacji pracy kierowcy TSL?
Ignorowanie procedur dotyczących zatrudniania kierowców spoza UE jest skrajnie nieopłacalne, ponieważ system kar obowiązujący od 2025 roku jest bardzo surowy.
Przykładowo, za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi grozi Ci grzywna od 3000 zł do 50 000 zł. Karę grzywny od 6000 zł do 50 000 zł przewidziano natomiast za wprowadzenie kierowcy w błąd, jeśli w ten sposób doprowadzisz go do nielegalnego wykonywania pracy (np. obiecując mu, że oświadczenie jest już gotowe, choć jeszcze go nie złożyłeś).
Brak tłumaczenia umowy lub nieprzekazanie jej kopii organowi, który wydał zezwolenie w ustawowym terminie, to z kolei wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 zł do 3000 zł.
Pamiętaj, że uprawnione organy mają pełny dostęp do Twoich danych w systemach teleinformatycznych, co sprawia, że każda nieprawidłowość jest bardzo łatwa do wykrycia podczas rutynowej kontroli.
Zatrudnianie kierowców cudzoziemców zgodnie z przepisami z pomocą kancelarii transportowej LEGALTRANS
Zatrudnianie na stanowiskach kierowców zawodowych obywateli spoza UE lubi nastręczać pracodawcom wielu problemów. Jeśli chcesz mieć pewność, że robisz to zgodnie z prawem i nie naruszasz żadnych z aktualnie obowiązujących przepisów, zwróć się o pomoc do naszego zespołu. W LEGALTRANS pomagamy w uzyskaniu wszystkich wymaganych zezwoleń dla cudzoziemców, sporządzaniu umów o pracę lub umów cywilnoprawnych oraz kompletowaniu pozostałych, wymaganych na stanowisku kierowcy zawodowego dokumentów.
