Polscy przedsiębiorcy wysyłający swoich pracowników do pracy w Niemczech od 2015 r. są zobowiązani do zapłaty wynagrodzenia w wysokości ustalonej tam płacy minimalnej. Dotyczy to również branż transportowych, które wykonują przewozy na terenie kraju naszego zachodniego sąsiada. Jak wygląda zgłoszenie kierowcy do MILOG i o jakich zasadach powinniśmy pamiętać?
Czym jest MILOG? Płaca minimalna Niemcy
1 stycznia 2015 r. w życie weszła niemiecka ustawa o płacy minimalnej (Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns; MILOG). Osoby pracujące na terenie Niemiec mają prawo do otrzymywania od swojego pracodawcy wynagrodzenia w wysokości co najmniej płacy minimalnej. Na dzień 1 stycznia 2021 r. jest to 9,50 euro.
Ustawa od początku wzbudzała duże zainteresowanie, ponieważ znalazł się w niej zapis, zobowiązujący do stosowania tych samych zasad również pracodawców innych państw, którzy planują delegować swoich pracowników do pracy w Niemczech. Ich wynagrodzenie nie może być zatem niższe niż minimalna stawka, jaka obowiązuje w tym państwie.
MILOG – zasady w branży transportowej
Kierowcy delegowani do pracy na terenie Niemiec podlegają zgłoszeniu, którego powinien dokonać ich pracodawca. Od tej zasady są jednak pewne wyjątki, ponieważ nie każda „obecność” pracownika w tym kraju oznacza, że podlega on pod przepisy ustawy o niemieckiej płacy minimalnej.
MILOG obowiązuje tych kierowców, którzy wykonują w Niemczech operacje transportowe, tj.:
- przewozy kabotażowe oraz
- wszystkie inne przewozy zarobkowe, w tym przewozy międzynarodowe – jeśli załadunek lub rozładunek odbywa się na terenie tego państwa.
Jeśli natomiast ich trasa tylko przebiega przez Niemcy, jednak kierowca nie podejmuje tam żadnych czynności (tranzyt), pracodawca nie musi zgłaszać takiego przejazdu niemieckim organom. Obowiązek ten nie spoczywa również na przedsiębiorcach prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, którzy wykonują przewóz własnym pojazdem, tzn. są właścicielami prowadzonego środka transportu.
Obowiązek zgłoszenia kierowców do MILOG oraz rozliczania płacy minimalnej dotyczy zarówno pracodawców, którzy prowadzą firmę zajmującą się przewozem towarów, jak i osób.
MILOG – obowiązki pracodawcy
MILOG nakłada obowiązki na tych pracodawców, którzy wysyłają do tymczasowej pracy na terytorium Niemiec pracowników zatrudnionych w Polsce. Tacy pracownicy są uznawani za pracowników delegowanych. Głównym obowiązkiem każdego pracodawcy jest oczywiście dokonanie zgłoszenia. Może on w dostępnym formularzu zawrzeć wszystkie operacje transportowe, które będą realizowane w terminie 6 miesięcy.
Obowiązkiem pracodawcy jest ponadto prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców oraz terminowe wypłacenie pracownikom należnego wynagrodzenia w wysokości co najmniej równej niemieckiej płacy minimalnej. Do ewidencjowania czasu pracy kierowców zastosowanie znajdą przepisy krajowe – ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców.
Pracodawca musi rejestrować początek i koniec operacji transportowej oraz dzienny czas pracy kierowcy – przed upływem 7 dni po wykonaniu pracy. Przepisy MILOG nakładają na niego również obowiązek przechowywania takiej dokumentacji przez co najmniej dwa lata.
Dokumenty MILOG – jakie dokumenty musi posiadać przy sobie kierowca?
Podstawowe dokumenty, które powinien posiadać przy sobie kierowca delegowany do pracy w Niemczech to dokument tożsamości, prawo jazdy oraz dokumentacja pojazdu (m.in. OC, dowód rejestracyjny). Co jednak ważne, nie ma on obowiązku przewożenia kopii umowy o pracę, dokumentów potwierdzających wypłatę wynagrodzenia, czy formularza informacyjnego.
Jak zgłosić kierowcę do MILOG? MILOG przez Internet
Od 01.07.2017 r. zgłoszenie kierowcy do MILOG odbywa się drogą elektroniczną. Przez pierwsze dwa lata wykonywało się je za pośrednictwem faxu. Jak wygląda rejestracja do MILOG przez Internet?
- Pierwszy krok to rejestracja na stronie https://www.meldeportal-mindestlohn.de (podanie loginu, hasła, adresu e-mail oraz zaakceptowanie warunków polityki prywatności i danych osobowych). W tym miejscu wybieramy również jeden z dostępnych języków: angielski, niemiecki lub francuski.
- Po uzupełnieniu wszystkich danych oraz naciśnięciu przycisku kończącego rejestrację, na nasz adres e-mail powinniśmy otrzymać link aktywacyjny, w który należy kliknąć.
Uwaga: Nasze konto zostanie automatycznie usunięte, jeśli w ciągu 5 dni nie dokonamy jego aktywacji lub w ciągu 30 dni od dnia aktywacji nie wygenerujemy żadnego zgłoszenia.
- Dalsze czynności na platformie wymagają już zalogowania się do systemu za pomocą podanych przy rejestracji hasła i loginu.
- Po zalogowaniu zostaniemy poproszeni o uzupełnienie podstawowych danych firmy, branż, okresu delegowania, a także sposobu przechowywania dokumentów (jest to kilka zakładek).
- Kolejnym krokiem jest wskazanie listy pracowników delegowanych. Wymagane dane to: nazwisko, imię, data urodzenia, data rozpoczęcia delegowania, data zakończenia delegowania, przewidywana ilość wjazdów na teren Niemiec.
- Jeśli chcemy wystawić zgłoszenie MILOG dla pracownika delegowanego do pracy na terenie Niemiec, musimy wybrać następujący formularz: Einsatzplanung fur Arbeitgeber (mobil) lub Employer’s operational scheduling (mobile) – w zależności od wybranej wersji językowej.
Ważne: Pamiętajmy, że w formularzu możemy zawrzeć wszystkie planowane operacje, jakie mają zostać wykonane w okresie 6 miesięcy od jego wypełnienia.
- Po tych czynnościach będziemy zobowiązani do weryfikacji wprowadzonych danych oraz ich zatwierdzenia (lub poprawienia, gdy dostrzeżemy nieprawidłowości).
- Ostatni krok to zatwierdzenie zobowiązania.
MILOG termin wypłaty i zasady wyliczania
Zgodnie z § 20 niemieckiej ustawy, pracodawcy z siedzibą w kraju lub za granicą są zobowiązani do zapłaty swoim pracownikom zatrudnionym w kraju płacy co najmniej równej wysokości płacy minimalnej w rozumieniu § 1 ust. 1 nie później niż w terminie wskazanym w § 2 ust. 1 zd. 1 punkt 2. – najpóźniej w ostatnim dniu roboczym miesiąca następującego po miesiącu, w którym praca była wykonywana.
W celu właściwego wyliczenia minimalnego wynagrodzenia pracownika oddelegowanego do pracy w Niemczech pracodawca powinien uwzględnić wszystkie podstawowe czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego, które są wliczane do czasu pracy. Artykuł 6 ustawy o czasie pracy kierowców wskazuje tu na m.in.:
- prowadzenie pojazdu,
- załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem,
- nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym,
- czynności spedycyjne,
- obsługa codzienna pojazdów i przyczep.
Ponadto, do minimalnego wynagrodzenia można wliczyć również ryczałt za nocleg oraz diety, jednak pomniejszone o kwoty świadczeń socjalnych (co wynika z niemieckich wytycznych). Czasem pracy jest także czas pozostawania przez kierowcę w gotowości do pracy, dlatego też należy uwzględnić go przy dokonywaniu rozliczenia.
Do płacy minimalnej nie są natomiast zaliczane m.in.: dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych lub wykonywanych w trudnych warunkach, zasiłki, czy premie akordowe lub jakościowe.