Wraz z początkiem 2025 r. w życie weszła ustawa z dnia 21 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych. Dla podmiotów publicznych ustanawia ona, do końca 2025 r., tzw. okres przejściowy, podczas którego mają one czas, by dostosować się do wymogów ustawowych. Ustawa rozszerzyła ponadto krąg podmiotów zobowiązanych do stosowania e-doręczeń oraz wprowadziła alternatywne metody doręczeń. Nowe przepisy nie zakłócają jednak dotychczasowego harmonogramu wdrażania e-Doręczeń.
Listopadowa nowelizacja stanowi przede wszystkim odpowiedź na brak gotowości wielu podmiotów publicznych, by stosować się do przepisów ustawy o e-Doręczeniach. Stąd też potrzeba wdrożenia, do końca br., okresu przejściowego, który daje tym podmiotom dodatkowy czas na przygotowanie się na to, by sprostać nowym wymogom. Jak podaje Ministerstwo Cyfryzacji, problemy są widoczne zwłaszcza u samorządów i dotyczą w szczególności publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) oraz usługi hybrydowej.
Czym jest e-Doręczenie?
E-doręczenia to nic innego jak elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, który jest z nim równoważny. Dzięki e-Doręczeniom komunikacja z urzędami staje się możliwa bez wychodzenia z domu – bez konieczności udawania się na pocztę albo czekania na listonosza. E-doręczenia to gwarancja bezpieczeństwa i integralności danych oraz tajemnicy korespondencji.
Wprowadzanie e-Doręczeń i obowiązek korzystania z nich został rozłożony w czasie, jednakże docelowo ma objąć bardzo szeroką grupę, na którą składają się nie tylko podmioty publiczne, ale i niepubliczne: przedsiębiorcy rejestrowani w CEIDG, firmy widniejące w KRS, zawody zaufania publicznego, obywatele.
E-doręczenia – od kiedy?
Od 1 stycznia 2025 r. doręczenia elektroniczne stały się obowiązkowe dla m.in.:
- organów administracji rządowej oraz jednostek budżetowych obsługujących te organy,
- innych organów władzy publicznej, w tym organów kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostek budżetowych obsługujących te organy,
- ZUS i KRUS,
- NFZ,
- jednostek samorządu terytorialnego i ich związków,
- osób wykonujących zawód zaufania publicznego.
Szczegółowy harmonogram wprowadzania e-Doręczeń jest dostępny tutaj: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram.
Okres przejściowy do 31 grudnia 2025 r.
Listopadowa nowelizacja wprowadziła między 1 stycznia 2025 r. a 31 grudnia 2025 r. okres przejściowy dla podmiotów publicznych, podczas którego powinny one zapoznać się z ustawowymi wymogami dotyczącymi doręczeń elektronicznych oraz elektronicznym obiegiem dokumentacji. To także czas na udział w szkoleniach i spotkaniach, które pozwolą im zdobyć i uporządkować niezbędną wiedzę.
Ważne: W okresie przejściowym podmiot publiczny może kierować korespondencję do podmiotu niepublicznego lub osoby fizycznej, niemających adresu do doręczeń elektronicznych, w dotychczasowy sposób. A zatem albo poprzez operatora pocztowego, albo poprzez ePUAP. Doręczenie korespondencji tą drogą uznaje się za równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 31 grudnia 2025 r. Do tej daty tradycyjna dokumentacja papierowa, ePUAP i doręczenia elektroniczne funkcjonują zatem obok siebie.
Należy także podkreślić, że okres przejściowy w żadnym stopniu nie wpływa na harmonogram obejmowania e-Doręczeniami poszczególnych grup podmiotów i nie koliduje z żadnymi terminami. Skorzystanie z okresu przejściowego zależy od decyzji poszczególnych organów, a przy jej podejmowaniu powinno uwzględnić się zachowanie ciągłości komunikacyjnej.
E-doręczenia dla nowej grupy podmiotów
Poza wprowadzeniem okresu przejściowego dla podmiotów publicznych listopadowa nowelizacja rozszerzyła również obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych na nowe grupy podmiotów. Do grona tego zostały wciągnięte dodatkowo: uczelnie niepubliczne oraz federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki, aby w całym sektorze publicznym zachować ujednolicone standardy w zakresie komunikacji.
Jak korzystać z usługi e-Doręczeń?
Korzystanie z elektronicznych doręczeń wymaga w pierwszej kolejności złożenia wniosku o adres i skrzynkę do e-Doręczeń za pośrednictwem strony: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen. W przypadku pełnomocnictwa lub reprezentacji należy pamiętać o dołączeniu stosownego dokumentu oraz wniesieniu opłaty. Po wypełnieniu wniosku trzeba podpisać go elektronicznie (profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym).
Jeśli wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie, kolejny krok to aktywowanie skrzynki do e-Doręczeń. Aby to zrobić, należy zalogować się do serwisu mObywatel.gov.pl, otworzyć zakładkę „Twoje skrzynki”, kliknąć przycisk „Aktywuj Skrzynkę”, podać adres e-mail do powiadomień i nacisnąć przycisk „Aktywuj”.
Gdyby natomiast wniosek został odrzucony, w odpowiedzi organu powinien znaleźć się powód takiej decyzji. Jeśli byłyby to błędy formalne, można wystąpić z nowym wnioskiem.