Od 2 lutego 2022 roku firmy transportowe czekają duże zmiany dotyczące delegowania kierowców. Przedsiębiorcy muszą wdrożyć się nie tylko w nowe przepisy, ale i zapoznać się z nowym sposobem dokonywania zgłoszeń. Do tego zadania przewoźnikom zostanie udostępniony europejski System Wymiany Informacji na Rynku Wewnętrznym (ang. Internal Market Information System, IMI), rozbudowany o dodatkowy moduł delegowania. Kierowcy delegowani po 2 lutym będą więc zgłaszani wyłącznie za pośrednictwem ujednoliconej platformy. Po tej dacie zastosowania nie znajdą już dotychczasowe systemy, takie jak MiLoG, czy SIPSI.
System IMI to narzędzie opracowane przez Komisję Europejską we współpracy z państwami członkowskimi, które uruchomiono w 2008 r. W ramach tego wielojęzycznego portalu możliwa stała się wzajemna wymiana informacji pomiędzy organami administracji publicznej różnego szczebla krajów Wspólnoty, a także samymi urzędami Unii Europejskiej. Za pośrednictwem IMI państwa udzielają sobie wzajemnej pomocy i wsparcia, jednocześnie wpływając na usprawnienie funkcjonowania jednolitego rynku. Na tę chwilę korzysta z niego ponad 35 tys. użytkowników i 12 tys. organów. W związku z kolejną częścią Pakietu Mobilności zaplanowaną na luty 2022 r. system IMI zostanie rozbudowany o dodatkową funkcję, umożliwiającą dokonywanie zgłoszeń pracowników delegowanych do pracy w innych krajach członkowskich.
Jak dokonywać zgłoszeń w systemie IMI?
Dokonywanie zgłoszeń za pośrednictwem systemu IMI musi zostać poprzedzone rejestracją oraz utworzeniem konta. Do weryfikacji posłuży Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany. Na tym etapie przewoźnik będzie zobowiązany do podania identyfikujących go danych:
- Nazwy firmy i jej siedziby
- Nr licencji wspólnotowej
- Danych osoby zarządzającej transportem oraz danych osoby kontaktowej
Użytkownicy mający konto w systemie, mogą następnie przystąpić do dokonywania zgłoszeń. W dokumencie zgłoszenia konieczne będzie wskazanie następujących informacji:
- Danych dotyczących delegowanego kierowcy (imię, nazwisko, nr licencji, adres zamieszkania, dane dokumentu tożsamości)
- Daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania
- Kraju delegowania
- Rodzaju świadczonych usług transportowych
- Nr rejestracyjnego pojazdu, którym będzie poruszał się kierowca
- Danych pracodawcy
- Danych osoby zarządzającej transportem lub osoby kontaktowej
W przypadku firm zatrudniających większą liczbę kierowców, system zezwala na zaimportowanie ich danych z zewnętrznego pliku, zamiast konieczności uciążliwego wpisywania ręcznego. Należy przy tym pamiętać, aby na bieżąco aktualizować wszystkie zmieniające się informacje.
Okres delegowania może wynosić od 1 dnia do 6 miesięcy. Zgłoszenia należy dokonać najpóźniej w momencie rozpoczęcia delegowania. Dotyczy to kierowców wykonujących przewozy kabotażowe i cross-trade, którzy podlegają pod nowe przepisy o delegowaniu.
Bardzo ważną zmianą jest także to, że obowiązek zgłoszeń od 2 lutego 2022 r. obejmie wszystkie państwa. Również te, w których do tej pory nie było to konieczne.
Każdemu zgłoszeniu ma zostać ponadto przypisany indywidualny kod QR. Zapewni on dostęp organom kontrolnym do wszystkich danych podanych przez przewoźnika w tym dokumencie.
Delegowanie w systemie IMI
System IMI, który zostanie wprowadzony na początku lutego, ujednolici sposób dokonywania zgłoszeń na terenie UE. Zastąpi dotychczas działające portale, dzięki czemu delegowanie kierowców do państw członkowskich będzie odbywać się na tych samych zasadach i w ten sam sposób.
Zaletą rozbudowanego o moduł delegowania systemu jest również jego wielojęzyczny interfejs, który pozwala przewoźnikom na sprawną obsługę w języku ojczystym. Aby ułatwić natomiast komunikację z organami kontrolnymi, wszystkie pisma mają być automatycznie tłumaczone na język obowiązujący w kraju delegowania. Zamiast tradycyjnej drogi listownej, organy będą stosować od tego momentu elektroniczną formę obiegu dokumentów.
Moduł delegowania, tak jak dostęp do całego portalu, zostanie udostępniony przewoźnikom bezpłatnie. Rejestracja w systemie i korzystanie z portalu nie obciążą więc użytkowników żadnymi dodatkowymi kosztami.