Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.) stanowi najpopularniejszą w Polsce formę prowadzenia własnej działalności transportowej. Traktuje się ją jako odrębny podmiot prawny, mający osobowość prawną (z wyjątkiem spółki z o.o. w organizacji, której przepisy przyznają jedynie zdolność prawną). Przypominamy, że spółkę z o.o. może założyć jedna lub więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej. Jak każda inna, również i ona podlega określonym wymogom, procedurom. Zakładając spółkę z o.o., której przedmiotem będzie przewóz towarów (lub osób), konieczne stanie się dlatego bardzo dokładne zapoznanie się z podstawowymi zasadami, jakie obowiązują przy tej formie prawnej.
Utworzenie spółki z o.o. uzależnione od wniesienia kapitału zakładowego
Jednym z warunków zarejestrowania spółki z o.o. w KRS jest wniesienie przez wspólników kapitału zakładowego, za który wspólnicy otrzymują następnie udziały. Jego minimalna wysokość to 5 tys. zł. W przypadku spółki z o.o. kapitał zakładowy musi zostać pokryty w pełnej, zadeklarowanej wysokości już od samego początku istnienia spółki (przed złożeniem wniosku o rejestrację w KRS) i określony w umowie.
Do jego pokrycia dochodzi na skutek wniesienia przez wspólników wkładów wraz z przeniesieniem na spółkę ich własności, mogących przybrać zarówno postać pieniężną, jak i niepieniężną. Wkład wnoszony do spółki celem pokrycia udziałów może jednak przybrać postać niepieniężną tylko wtedy, gdy spółkę zakłada się w tradycyjny sposób. Jeśli jej umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, a więc przez Internet, dopuszczalne jest wniesienie wyłącznie wkładu pieniężnego.
W trakcie prowadzenia działalności kapitał zakładowy może zostać zarówno podwyższony, jak i obniżony, zgodnie z ustawową procedurą. Obniżając kapitał zakładowy spółki z o.o., należy jednak pamiętać, że po obniżeniu jego wartość nie może być niższa niż 5 tys. zł. Podwyższenie kapitału zakładowego podlega z kolei opodatkowaniu PCC. Wysokość stawki PCC wynosi 0,5% od podstawy opodatkowania.
Spółka z o.o. wymaga powołania organów
Spółka z o.o. działa za pośrednictwem swoich organów. Organy te można podzielić na obligatoryjne i fakultatywne, a ponadto wykonawcze, uchwałodawcze (stanowiące) i kontrolne (rewizyjne).
Do organów spółki z o.o. należy:
- zarząd
- rada nadzorcza
- komisja rewizyjna
- zgromadzenie wspólników
Organami obligatoryjnymi pozostaje zarząd i zgromadzenie wspólników. Zarząd jest organem o charakterze wykonawczym, z kolei zgromadzenie wspólników – uchwałodawczym. W charakterze organów kontrolnych, rewizyjnych działają z kolei rada nadzorcza lub komisja rewizyjna, będące zarazem organami fakultatywnymi.
Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją. Składa się z jednego albo większej liczby członków, powoływanych spośród wspólników lub spoza ich grona. Powołanie i odwołanie członków zarządu następuje na mocy uchwały wspólników. Każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Każdy z członków zarządu ma prawo prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki.
Zgromadzenie wspólników, jako drugi z organów obligatoryjnych, w odróżnieniu od zarządu istnieje w spółce z o.o. z mocy samego prawa. Oznacza to, że zgromadzenia wspólników nie powołuje się – tworzą je wszystkie osoby, które są w określonej chwili wspólnikami spółki z o.o. Wspólnicy mogą realizować swoje zadania osobiście lub przez powołanych pełnomocników. Do podstawowych obowiązków zgromadzenia wspólników należy podejmowanie uchwał, w związku z czym uznaje się je za organ mający w spółce z o.o. największy zakres władzy. Nie przysługuje mu jednak prawo do reprezentowania jej na zewnątrz.
Rada nadzorcza lub komisja rewizyjna należą do organów fakultatywnych o charakterze kontrolnym. Umowa spółki może ustanawiać albo tylko jeden z tych organów, albo oba. W pewnych przypadkach komisja rewizyjna lub rada nadzorcza będą jednak obowiązkowe. Taka sytuacja nastąpi, jeśli kapitał zakładowy spółki z o.o. przekroczy 500 tys. zł, przy liczbie wspólników większej niż 25.
Wspólnicy spółki z o.o. nie odpowiadają za zobowiązania spółki
Podstawowa zasada wyrażona w art. 151 § 4 KSH, brzmi: wspólnicy spółki z o.o. nie odpowiadają za jej zobowiązania (odpowiedzialność ponosi spółka, całym swoim majątkiem). Ich odpowiedzialność ogranicza się wyłącznie do wysokości wkładów wniesionych na pokrycie kapitału zakładowego, co jest określane jako tak zwane ryzyko gospodarcze. Z drugiej strony przepisy przewidują również sytuacje, w których osobista odpowiedzialność wspólników nie zostanie całkowicie wyłączona. Będzie mieć to miejsce m.in. w odniesieniu do zobowiązań spółki z o.o. w organizacji, przeszacowania wartości wkładu niepieniężnego, czy wyrządzenia szkody spółce na etapie jej tworzenia.
Problematyka odpowiedzialności wspólników spółki z o.o. kształtuje się natomiast nieco inaczej u członków zarządu tej spółki. Kluczowy pozostaje w tym przypadku art. 299 KSH, stanowiący, że jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania. Mają oni jednak możliwość uwolnienia się od spoczywającej na nich odpowiedzialności, jeśli zajdą określone w ustawie przesłanki. Powyższy przepis, na podstawie wyroku TK z dnia 12 kwietnia 2023 r. sygn. akt P 5/19, z dniem 19 kwietnia 2023 r. utracił natomiast moc w zakresie, w jakim nie przewiduje możliwości, aby pozwany były członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością uwolnił się od odpowiedzialności poprzez wykazanie, że wierzytelność, stwierdzona orzeczeniem, na podstawie którego wszczęto przeciwko spółce bezskuteczną egzekucję, nie istnieje, w sytuacji, w której orzeczenie zapadło w postępowaniu wszczętym po dacie utraty przez pozwanego statusu członka zarządu spółki.
W spółce z o.o. należy prowadzić pełną księgowość
Spółka z o.o. podlega przepisom ustawy o rachunkowości, co pociąga za sobą konieczność prowadzenia pełnej księgowości i przyjęcia określonych zasad (polityki) rachunkowości. Sprawy spółki z o.o. powinny zostać tym samym przekazane na ręce profesjonalnego biura rachunkowego, które biegle odnajduje się w ustawie o rachunkowości, przepisach podatkowych i związanych z ubezpieczeniami oraz jest gotowe czuwać nad wszystkimi zmianami w prawie. Mimo że pełna księgowość wiąże się z większymi kosztami niż księgowość uproszczona, daje także podatnikom szereg korzyści. Ze względu na jej szczegółowość, pozwala uzyskać w szczególności bardzo dokładne informacje o aktualnej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa i tym, jakimi konkretnie środkami ono dysponuje, jak również o wszystkich transakcjach, przepływach.
Spółka z o.o. jest podwójnie opodatkowana
W kontekście prowadzenia firmy transportowej w formie spółki z o.o. bardzo często można spotkać się również z terminem „podwójnego opodatkowania” – na poziomie spółki i na poziomie wspólnika. Podwójne opodatkowanie spółki z o.o. polega na tym, że z jednej strony opodatkowane pozostają zyski spółki, podlegające podatkowi dochodowemu od osób prawnych (CIT). Z drugiej natomiast pod podatek dochodowy, tym jednak razem od osób fizycznych (PIT), klasyfikują się także dywidendy wypłacane wspólnikom. Istnieją jednak pewne sposoby, które pozwalają uniknąć podwójnego opodatkowania w spółce z o.o. Wyraźnie zaznaczamy w tym miejscu, że optymalizacji podatkowej zawsze powinno dokonywać się w granicach dopuszczalnych przez prawo, a więc w sposób legalny, po konsultacjach z ekspertami. W innym przypadku zachodzi spore ryzyko narażenia się na negatywne konsekwencje prawne.
W wieloosobowej spółce z o.o. nie trzeba płacić ZUS-u
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą są zobowiązani do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Nieco inaczej prezentuje się to natomiast w przypadku wspólników spółki z o.o. (sama spółka z o.o., jako osoba prawna, nie podlega ubezpieczeniom), pod warunkiem, że nie jest to spółka jednoosobowa, tworzona przez jednego wspólnika. W ostatnim przypadku ZUS będzie obowiązkowy. Warto w tym miejscu od razu zaznaczyć, że nie jest dopuszczalny całkiem popularny do niedawna sposób na uniknięcie opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, polegający na wprowadzaniu do jednoosobowych spółek z o.o. drugiego wspólnika i podziale udziałów m.in. 99:1. Zarówno sądy, jak i ZUS kwestionują tego rodzaju „zagrywki”, uznając wspólnika z 1% udziałów za iluzorycznego. Nie oznacza to oczywiście, że proporcja udziałów na przykład 95:5 zostanie uznana już za bezpieczną.
Wspólnicy w wieloosobowych spółkach z o.o. (liczących co najmniej 2 wspólników) pozostają co do zasady zwolnieni ze składek na ubezpieczenia społeczne. Gdyby jednak zostali zatrudnieni w spółce na przykład na podstawie umowę o pracę lub innej umowy, będącej podstawą do objęcia ubezpieczeniem, wyłączenie to nie znalazłoby już zastosowania. W takiej sytuacji wspólnicy będą podlegać ubezpieczeniu społecznemu (emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu i wypadkowemu) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Od 2015 r. obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (jedynie emerytalnym i rentowym) podlegają także członkowie rad nadzorczych, jeżeli działają w nich w zatrudnieniu, za wynagrodzeniem. Ci z nich, którzy mają w dodatku miejsce zamieszkania w Polsce, powinni zostać zapisani również do ubezpieczenia zdrowotnego.
Warto ponadto przypomnieć, że od 2022 r., w związku z wprowadzeniem przepisów Polskiego Ładu, nastąpiły pewne zmiany w odniesieniu do składki zdrowotnej dla członków zarządu. Obecnie do jej opłacania są zobowiązani członkowie zarządu spółki z o.o., wybrani do niego na mocy uchwały o powołaniu oraz pełniący tę funkcję odpłatnie (członkowie zarządu nie zawsze muszą pobierać z tego tytułu wynagrodzenie). Wysokość obowiązkowej składki zdrowotnej dla członka zarządu lub prezesa zarządu wynosi 9% wartości wypłacanego mu wynagrodzenia. Obowiązek ubezpieczeniowy powstaje od dnia powołania na mocy uchwały, a ustaje wraz z dniem odwołania na mocy uchwały. Nic nie zmieniło się z kolei w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne.
Prowadzenie spraw spółki z o.o. dla firm transportowych z kancelarią LEGALTRANS
Prowadzenie firmy transportowej w formie spółki z o.o. wiąże się z o wiele większymi formalnościami i bardziej restrykcyjnymi zasadami niż działalność w formie jednoosobowej, rejestrowana w CEIDG. Z tego też względu przewoźnicy w spółkach z o.o. współpracują na co dzień z wieloma profesjonalnymi podmiotami – nie tylko biurami rachunkowymi, ale i w szczególności prawnikami. Nasza kancelaria LEGALTRANS to zespół doświadczonych praktyków z prawa transportowego, którzy w kompleksowy sposób zatroszczą się o sprawy Państwa firmy. Do jednych z podstawowych usług, jakie świadczymy, należy wsparcie w przygotowywaniu i opiniowaniu umów transportowych, windykacja zaległych faktur, reprezentacja przed sądami i rozliczanie czasu pracy kierowców. Jesteśmy ponadto gotowi pomóc Państwu na etapie zakładania i rejestrowania spółki z o.o. Serdecznie zapraszamy do kontaktu!