Delegacja kierowcy do pracy za granicą wymaga bardzo dobrej znajomości przepisów obowiązujących w danym kraju. Wiąże się również z obowiązkiem dopełnienia licznych wymogów formalnych. Nierzadko ponadto podczas wykonywania transportu w innych państwach na terenie UE konieczne staje się ustanowienie Przedstawiciela w transporcie (Reprezentanta). Gdzie jest to niezbędne i na jakich warunkach?
Różne kraje nakładają różne wymagania dotyczące obowiązku posiadania Przedstawiciela w transporcie. Należy również pamiętać, że jego niedopełnienie może wiązać się z ryzykiem dotkliwych kar finansowych, jakie zostaną nałożone na przedsiębiorcę. Obowiązek ustanowienia swojego Reprezentanta za granicą, mimo że pociąga za sobą dodatkowe powinności, gwarantuje także wiele korzyści oraz poczucie bezpieczeństwa.
Rola i obowiązki Reprezentanta w transporcie
Przedstawiciel w transporcie, na co wskazuje sama nazwa, jest osobą, która reprezentuje w danym kraju UE kierowcę oraz firmę transportową. Pośredniczy on w szczególności w kontaktach ze służbami kontrolnymi, kierowcą i przewoźnikiem podczas różnych zdarzeń drogowych. Jego obecność zwiększa poczucie bezpieczeństwa i komfortu w trakcie wielu stresujących lub kryzysowych sytuacji, jakie mogą przytrafić się każdemu kierowcy. Reprezentant biegle władający językiem obcym oraz doskonale znający zagraniczne przepisy i kompetencje tamtejszych służb pozwoli na spokojny, merytoryczny przebieg takiej kontroli oraz pomoże w dopełnieniu wszelkich formalności.
Bardzo ważne jest zatem to, aby była to osoba posiadająca odpowiednie kompetencje i spełniająca wymagania określone przepisami prawa. Przedstawiciel w transporcie powinien płynnie posługiwać się językiem danego kraju oraz doskonale odnajdywać się w obowiązujących w nim regulacjach prawnych. Mając to na względzie, przy wyborze Reprezentanta dla swojej firmy zawsze należy korzystać ze wsparcia i pomocy doświadczonych i godnych zaufania podmiotów z wieloletnim doświadczeniem w tej branży.
Przedstawiciel transportu w UE – wymagania
Ustanowienie Reprezentanta jest wymagane na terenie Francji, Włoch i Austrii. W Belgii, Danii i Holandii będziemy mówić nie o Przedstawicielu w transporcie, czy Reprezentancie, a osobie kontaktowej, łącznikowej. Reprezentacja nie jest natomiast potrzebna w Niemczech oraz Czechach.
Zasady dotyczące Przedstawiciela w transporcie obowiązujące we Francji
Mówiąc o reprezentacji w transporcie, nie sposób nie rozpocząć od Francji. W kraju tym od 1 lipca 2016 r. obowiązuje ustawa Loi Macron, regulująca przepisy dotyczące transportu międzynarodowego i kabotażu. Przedsiębiorstwa spoza Francji, które świadczą w tym państwie swoje usługi związane z transportem, są zobowiązane do ścisłego przestrzegania i stosowania się do wymagań tego dokumentu. Jednym z postanowień zawartych w Loi Macron jest obowiązek wyznaczenia Przedstawiciela w transporcie.
Reprezentant powinien zostać ustanowiony na cały okres oddelegowania kierowcy. Musi ponadto pozostawać do dyspozycji służb kontrolnych również przez 18 miesięcy po jego zakończeniu. Przedstawiciel powinien przebywać we Francji oraz biegle posługiwać się językiem francuskim. Jest on także zobowiązany do posiadania odpowiedniej dokumentacji, w której zawarte zostaną wynagrodzenia oddelegowanych kierowców.
Przepisy francuskiej ustawy nakładają na przewoźnika również szereg dodatkowych obowiązków związanych z oddelegowaniem na terytorium Francji swoich pracowników. Należy do nich m.in. stosowanie godzinowej płacy minimalnej obowiązującej w tym kraju, prowadzenie dokumentacji rozliczeniowej w języku francuskim, czy konieczność wyposażenia kierowcy w komplet dokumentów niezbędnych podczas kontroli drogowej.
Zasady dotyczące Przedstawiciela w transporcie obowiązujące we Włoszech
Obowiązek posiadania Reprezentanta we Włoszech odnosi się jedynie do kabotażu. Wyłączone zostały z niego usługi przewozów międzynarodowych i tranzytu. Włoski Przedstawiciel w transporcie powinien biegle posługiwać się językiem włoskim oraz posiadać włoski adres zamieszkania. Brak ustanowienia swojego Reprezentanta został zagrożony karami od 2 tys. do 6 tys. euro.
Przedsiębiorca delegujący kierowcę do pracy we Włoszech jest zobowiązany do poinformowania o tym fakcie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej na dzień przed rozpoczęciem delegowania. Podczas przebywania pracownika w delegacji oraz w okresie dwóch lat po zakończeniu tego okresu powinien on również przechowywać i dysponować dokumentami określonymi w dekrecie nr 136/2016 z 17 lipca 2016 r.
Podobnie jak we Francji, Przedstawiciel w transporcie na terenie Włoch jest pośrednikiem podczas kontroli drogowych pomiędzy służbami, kierowcą a firmą. Uczestniczy w obiegu dokumentów oraz pomaga w ich prawidłowym uzupełnianiu.
Zasady dotyczące Przedstawiciela w transporcie obowiązujące w Austrii
Obowiązek posiadania swojego Reprezentanta dotyczy także oddelegowania kierowcy na terytorium Austrii. W odróżnieniu jednak od Francji i Włoch nie musi być to osoba z zewnątrz, zamieszkująca w tym kraju, a jeden z delegowanych pracowników przedsiębiorcy.
Nie możemy również zapomnieć, aby wyposażyć każdego oddelegowanego do Austrii kierowcę w następujące dokumenty:
- zgłoszenie;
- sporządzoną w języku niemieckim lub francuskim dokumentację płacową;
- dokumenty potwierdzające objęcie zgłoszonego kierowcy ubezpieczeniem społecznym;
- jeśli jest to wymagane, urzędowe pozwolenie na zatrudnienie pracownika w państwie siedziby pracodawcy.
Powyższe dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej.
Zasady dotyczące Przedstawiciela w transporcie obowiązujące w Belgii
Podczas wykonywania przewozów kabotażowych w Belgii nie jest konieczne ustanawianie zewnętrznego Reprezentanta, który posiadałby adres korespondencyjny w tym kraju. Przepisy nakładają jedynie obowiązek ustanowienia tzw. osoby łącznikowej, która potrafi komunikować się w języku angielskim. Może być nim sam pracodawca, pracownik lub osoba trzecia.
Zasady dotyczące Przedstawiciela w transporcie obowiązujące w Danii
Pracownicy oddelegowani do wykonywania kabotażu na terytorium Dani mogą, jednak nie muszą posiadać w tym kraju osobę kontaktową. Jest to dobrowolne, a zatem pracodawca, jeśli zechce, może ustanowić takiego pośrednika.
Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące Przedstawiciela w transporcie, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią Transportową LEGALTRANS. Nasi specjaliści chętnie udzielą wszystkich niezbędnych informacji.