Windykacja polubowna (miękka) to pierwszy etap próby ściągnięcia należności od dłużnika, odbywający się jeszcze bez udziału sądu. Z tego też względu niektórzy decydują się, aby działać w tym miejscu na własną rękę, bez wsparcia firm windykacyjnych lub wyspecjalizowanych w odzyskiwaniu długów kancelarii prawnych. Nie należy jednak zapominać, że to od skuteczności windykacji polubownej będzie zależeć to, czy nasz spór zakończy się w tym miejscu, czy też konieczna stanie się ingerencja sądu. Jak w takim razie powinna przebiegać windykacja polubowna, by przyniosła zamierzone skutki i jednocześnie nie naruszała obowiązującego prawa?
Windykowanie należności nie jest z pewnością zadaniem łatwym i przyjemnym, dlatego też, zanim podejmiemy właściwe kroki, warto zastanowić się, co tak naprawdę wolno, a czego nie wolno wierzycielowi na tym etapie. Musimy przez cały czas mieć na względzie, że działając z przekroczeniem granic prawa, nawet występując na teoretycznie uprzywilejowanej pozycji, możemy narazić się w takim przypadku na nieprzyjemności.
Czego nie wolno wierzycielowi na etapie windykacji polubownej?
Natrafienie na nierzetelnego kontrahenta, który spóźnia się z płatnością za wykonaną usługę, może spotkać się z różnymi reakcjami. Często towarzyszącym takim sytuacjom uczuciem jest złość, zdenerwowanie, niebędące niestety dobrymi doradcami. Targani tego rodzaju emocjami powinniśmy powstrzymywać się od podejmowania pochopnych działań, które mogłyby wykroczyć poza czynności dozwolone w ramach windykacji polubownej.
Należy bowiem pamiętać, że wierzyciel, podobnie jak i z resztą firma windykacyjna oraz inne podmioty występujące w roli windykatorów, nie mogą sięgać po żadne środki przymusu. Jedynym uprawnionym do ich zastosowania w granicach prawa pozostaje komornik.
Wierzyciel, rozpoczynając windykację polubowną, nie ma tym samym prawa do nękania dłużnika, nachodzenia go w miejscu zamieszkania (lub w miejscu pracy) i naruszania jego miru domowego. Nie może on również przymuszać go do żadnych działań, grozić, zastraszać, naruszać nietykalność cielesną. Innymi działaniami zabronionymi jest także m.in. próba wtargnięcia na posesję dłużnika lub uporczywe wydzwanianie do jego rodziny, przyjaciół, pracodawcy.
Jakie działania są dozwolone na etapie windykacji polubownej?
Wiedząc już, jak nie powinna przebiegać windykacja polubowna, pojawia się zatem pytanie, jakie uprawnienia przysługują na tym etapie wierzycielowi? Jakich działań może się on podjąć bez obawy, że sam zostanie pociągnięty do odpowiedzialności i ukarany?
Podstawowym, legalnym środkiem, który ma pomóc zakończyć spór polubownie, jest przypominanie dłużnikowi o istniejącym długu oraz podejmowanie prób, mających skłonić go do współpracy poprzez uiszczenie zaległej płatności. W praktyce polega to na wysyłaniu mu monitów, ponagleń, a w ostateczności przedsądowego wezwania do zapłaty. Wierzyciel może kontaktować się z dłużnikiem osobiście lub za pośrednictwem profesjonalnych windykatorów, drogą telefoniczną, e-mailową, czy przy pomocy SMSów. Po uprzednim uzyskaniu zgody może spotkać się nawet z dłużnikiem w miejscu jego zamieszkania lub pracy. Ma także prawo, aby przypomnieć dłużnikowi o grożących mu w razie niedokonania zapłaty konsekwencjach, m.in. w postaci skierowania sporu na drogę sądową.
Do innych uprawnień wierzyciela na etapie windykacji polubownej należy umieszczenie dłużnika na giełdzie długów lub, po spełnieniu określonych warunków, wpisanie go na listę dłużników (rejestr dłużników prowadzony przez BIG). Wierzyciel ma także możliwość, aby zdecydować się na zawarcie z dłużnikiem ugody, a więc odrębnej umowy, która może, przy dochowaniu jej postanowień przez dłużnika, zakończyć spór bez ingerencji sądu. Istotą zawieranej ugody jest najczęściej gotowość ze strony uprawnionego na pewnego rodzaju ustępstwa, takie jak rozłożenie płatności na raty. Warto w tym miejscu przypomnieć, że pisemną ugodę traktuje się jednocześnie jako potwierdzenie ze strony dłużnika, że uznaje on istniejący dług (tak zwane właściwe uznanie długu). Będzie dlatego kluczowym dowodem, gdyby wierzyciel, mimo podjęcia prób polubownego załatwienia sporu, musiał jednak skierować sprawę na drogę sądową. Pisemne oświadczenie dłużnika o uznaniu długu, które zostało dołączone do pozwu wraz z wezwaniem do zapłaty, stanowi, na mocy art. 485 § 1 KPC, podstawę do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.
Co zwiększa skuteczność windykacji polubownej?
Windykacja polubowna jest kluczowym etapem ściągania należności od dłużnika, ponieważ, gdy zostanie przeprowadzona skutecznie, pozwoli nam zakończyć spór bez udziału sądu. Chcąc zapewnić skuteczność działań polubownych, należy pamiętać o następujących kwestiach:
- Jeżeli zapłata za wystawioną fakturę nie wpłynęła na rachunek bankowy w terminie, nie wolno zwlekać z podjęciem pierwszych działań w postaci wysłania dłużnikowi przypomnienia o przekroczeniu terminu płatności (monitu), co może nastąpić już nawet pierwszego dnia po terminie. Gdyby jednak nie przyniosło to zamierzonego skutku, konieczne będzie przygotowanie pisemnego, przedsądowego wezwania do zapłaty.
- Kontakt z dłużnikiem w celu przypomnienia mu o istniejącym zadłużeniu musi następować regularnie, w stałych odstępach czasowych, na przykład co 3 dni lub co tydzień. Częstotliwość ponagleń jest sprawą indywidualną, uzależnioną od wypracowanych w firmie wierzyciela mechanizmów. Konsekwencja i stanowczość podejmowanych działań są tutaj niezwykle istotne, ponieważ pokazują determinację wierzyciela. W innym przypadku, a więc gdy dłużnik otrzyma na przykład tylko jedno wezwanie do zapłaty, a kolejne po dwóch lub trzech tygodniach, może on próbować dodatkowo przeciągać sprawę w czasie.
- Częstotliwość i forma ponagleń powinny odpowiadać również „typowi” dłużnika, z jakim mamy do czynienia, jeżeli tylko jest to kontrahent już nam znany. Są tacy, którzy praktycznie zawsze spóźniają się z płatnościami. Względem tej grupy podejmowane działania powinny być przeprowadzane z większą częstotliwością oraz przybrać bardziej stanowczy charakter. Jeżeli natomiast z zapłatą spóźnia się strona, która w zdecydowanej większości przypadków płaci w terminie, nie jest najczęściej konieczne, by od razu zasypywać ją ponagleniami i straszyć skierowaniem sprawy do sądu.
- Pamiętajmy, by w wezwaniach do zapłaty wyraźnie wskazywać konsekwencje, jakie będą grozić dłużnikowi w razie nieuregulowania zadłużenia. Może być to upublicznienie długu w postaci wpisania dłużnika do rejestru dłużników lub dodania go na giełdę długów, a w ostateczności – skierowanie sprawy na drogę sądową.
- Każde wezwanie do zapłaty powinno zostać przygotowane indywidualnie. Nigdy nie wysyłajmy automatycznych, przekopiowanych wiadomości, ponieważ zmniejszamy w ten sposób szanse, że zostaną one potraktowane przez dłużnika poważnie.
- W przypadku wysłania wezwania do zapłaty listownie, należy wykorzystać do tego list polecony z potwierdzeniem odbioru.
- Uczulamy, by zwracać uwagę na to, czy wezwania do zapłaty zawierają wszystkie niezbędne, wymagane informacje, takie jak dane wierzyciela i dłużnika, wskazanie podstawy do zapłaty długu (np. umowa), wysokość zobowiązania, wyznaczony termin płatności, sposób uregulowania zadłużenia (np. na rachunek bankowy).
Czy samodzielna windykacja polubowna ma sens?
Windykacja miękka w wielu przypadkach pozwala uniknąć uciążliwych i ciągnących się miesiącami postępowań przed wymiarem sprawiedliwości. Z całą pewnością nigdy nie warto rezygnować dlatego z prób polubownego zakończenia zaistniałego sporu. Skuteczność windykacji polubownej w dużej mierze zależy jednak od postawy wierzyciela. Tego, jakimi mechanizmami, procesami dysponuje. Jaką ma wiedzę i doświadczenie w ściąganiu należności od nierzetelnych kontrahentów.
Jeżeli wierzyciel nigdy wcześniej nie znajdował się w takiej sytuacji lub też, gdy negocjacje i prowadzenie twardych rozmów nie są jego mocnymi stronami, powinien dokładnie rozważyć, czy będzie on w stanie samodzielnie skłonić dłużnika do współpracy. Tym bardziej, gdy jest to jeden z tych dłużników, który regularnie spóźnia się z płatnościami i całkiem dobrze zna już sposoby działania różnych windykatorów. Należy pamiętać, że windykacja polubowna również jest procedurą wymagającą i czasochłonną, która będzie wymagać ze strony wierzyciela zaangażowania i odpowiedniego przygotowania.
Windykacja faktur w transporcie z kancelarią prawną LEGALTRANS
Mimo że windykację miękką można prowadzić na własną rękę, w wielu przypadkach wcale nie jest to najlepsze z dostępnych rozwiązań. Zdecydowanie wyższą skutecznością odznaczają się tutaj podmioty wyspecjalizowane w windykacji należności, takie jak firmy windykacyjne lub kancelarie prawne. W dochodzeniu roszczeń w transporcie pomaga również nasza kancelaria LEGALTRANS, która na przestrzeni lat wypracowała w tym zakresie szereg efektywnych metod postępowania.
Windykowanie przy wsparciu ekspertów oszczędza Państwa cenny czas oraz nerwy, dając gwarancję osiągnięcia pożądanych rezultatów. Warto nadmienić, że wielu dłużników reaguje zupełnie inaczej, gdy już od samego początku ma bezpośredni kontakt z doświadczonymi i konsekwentnymi windykatorami, wiedzącymi, jak prowadzić tego typu rozmowy. Jeżeli potrzebują Państwo natychmiastowego wsparcia w windykowaniu faktur w transporcie, zapraszamy do skontaktowania się z naszymi prawnikami!