Już od ponad roku polscy przewoźnicy stosują nowe zasady dotyczące podróży służbowych, do których od 2 lutego 2022 r., w związku ze zmianami wprowadzonymi przez Pakiet Mobilności, nie są zaliczane przewozy zagraniczne. Zmiana definicji podróży służbowej w ustawie o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r. była w ostatnim czasie jedną z najważniejszych dla firm transportowych wykonujących przewozy międzynarodowe.
Podróż służbowa tylko dla przewozów krajowych
Mimo że definicję podróży służbowej zawiera Kodeks pracy, to jednak kierowców zawodowych obowiązują w tym zakresie odrębne regulacje, wynikające z ustawy o czasie pracy kierowców. W lutym 2022 r. nastąpiła zmiana znajdującej się w tym akcie prawnym definicji podróży służbowej (art. 2 pkt 7). Z pozoru niewielka, bo ograniczająca się do dodania zaledwie kilku słów, jednak o odczuwalnych dla polskich firm przewozowych skutkach.
Przed nowelizacją za podróż służbową w rozumieniu ustawy o czasie pracy kierowców uważano każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:
a) przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, a więc poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały lub
b) wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, w celu wykonania przewozu drogowego.
Użyte powyżej sformułowanie „każde zadanie służbowe” oznaczało, że w starym stanie prawnym pod podróże służbowe podlegały zarówno przewozy krajowe, jak i międzynarodowe.
Obecnie jednak z definicji tej usunięto drugie z nich, czyli przewozy międzynarodowe, doprecyzowując, że jako podróż służbową należy traktować każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy, przewozu drogowego lub wyjazdu, w celu wykonania przewozu drogowego, poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały.
W praktyce zatem nie zmieniły się zasady rozliczania i wynagradzania kierowców w podróżach służbowych w ramach przejazdów krajowych. Zmiany dotknęły jedynie kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe.
Kierowcy w przewozach międzynarodowych wyłączeni z podróży służbowej
Nowelizacja z lutego 2022 roku nie tylko zmieniła definicję podróży służbowej, ale i dodała do ustawy o czasie pracy kierowców art. 21b, z którego wynika wprost niedopuszczalność wykonywania zadań służbowych w międzynarodowych przewozach drogowych.
Zgodnie z treścią tego przepisu kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Nie może on zatem otrzymywać niepodlegających opodatkowaniu i oskładkowaniu diet i ryczałtów za nocleg, stanowiących zarazem najistotniejszy składnik wynagrodzenia każdego kierowcy zawodowego.
W dalszej części art. 21b określono, na jakich zasadach ma odbywać się ustalanie podstawy wymiaru jego składek na PIT i ZUS.
Do kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe, w zakresie ustalania podstawy wymiaru podatku dochodowego od osób fizycznych, należy stosować przepisy dotyczące osób zatrudnionych w kraju i przebywających czasowo za granicą, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwalnia on od podatku dochodowego część przychodów osób fizycznych mających miejsce zamieszkania na terytorium RP, przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w kwocie odpowiadającej 30% diety określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe odwołujemy się z kolei do przepisów wydanych na podstawie art. 21 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, dotyczących pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, a więc rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Dostosowanie wynagrodzenia w przewozach międzynarodowych do stawek państwa przyjmującego
Kierowcy wykonujący przewozy międzynarodowe od ubiegłego roku powinni w dodatku otrzymywać wynagrodzenie adekwatne do tego, jakie obowiązuje w kraju przyjmującym, czyli kraju, w którym wykonywali swoją pracę. Pracodawcy mają w związku z tym obowiązek dostosować pensję i warunki zatrudnienia pracowników do obowiązujących w danym państwie członkowskim. Odnosi się to przede wszystkim do wynagrodzenia minimalnego, a także stawek za godziny nadliczbowe, czy pracę w porze nocnej.
Przepisów tych, na mocy dyrektywy 2020/1057 ustanawiającej przepisy szczególne w odniesieniu do dyrektywy 96/71/WE i dyrektywy 2014/67/UE, dotyczące delegowania kierowców w sektorze transportu drogowego, nie stosuje się jednak do kierowców w tranzycie oraz odbywających przewozy dwustronne (bilateralne). Wyjęty jest z nich ponadto początkowy lub końcowy odcinek przewozów kombinowanych, jeżeli odcinek ten sam w sobie składa się z przewozów dwustronnych.
Nowe warunki płacowe obowiązują tym samym w przewozach:
- kabotażowych, czyli wykonywanych przez kierowcę w obrębie innego państwa niż to, w którym znajduje się siedziba jego pracodawcy (na przykład kierowca zatrudniony w polskiej firmie realizuje przewóz z Ostrawy do Pragi) oraz
- cross-trade, a więc przewozach pomiędzy dwoma państwami, w których przewoźnik nie ma swojej siedziby (na przykład transport wykonywany przez firmę z siedzibą w Polsce, na trasie Austria – Francja).
Kierowcy ci są uznawani za kierowców delegowanych, zgodnie z dyrektywą 2020/1057 i na podstawie dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, której art. 2 traktuje za pracownika delegowanego, pracownika, który przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa członkowskiego niż państwo, w którym zwyczajowo pracuje. Delegowanie uznaje się za zakończone, gdy kierowca opuszcza przyjmujące państwo członkowskie, wykonując międzynarodowy przewóz rzeczy lub osób. Kierowców delegowanych w przewozach międzynarodowych cross-trade lub wykonujących kabotaż od 2 lutego 2022 r. obowiązkowo zgłasza się także w systemie IMI, który zastąpił działające wcześniej systemy krajowe.
Jeżeli kierowca nie jest kierowcą delegowanym, należy wynagradzać go natomiast zgodnie z zasadami obowiązującymi w państwie, w którym ma siedzibę jego pracodawca.
Pokrycie kosztów związanych z krajowymi podróżami służbowymi
Jak sygnalizowaliśmy powyżej, nowelizacja nie wpłynęła na zasady wynagradzania i rozliczania pracowników – kierowców zawodowych będących w krajowych podróżach służbowych. Takim kierowcom przysługują w szczególności należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 775 § 3 – 5 Kodeksu pracy.
Punktem wyjścia jest w tym przypadku rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, które reguluje wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami.
W odniesieniu do pracowników zatrudnionych u innych pracodawców, powyższe warunki określa się z kolei w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Co jednak istotne, ich postanowienia nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż przysługująca pracownikom ze sfery budżetowej. W sytuacji, gdy wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy w ogóle nie zawierają stosownych postanowień w tym zakresie, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów dla pracowników sfery budżetowej.
Przypominamy, że wraz z początkiem tego roku nastąpiła kolejna podwyżka diety za krajową podróż służbową. Dieta ta jest przeznaczana na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi obecnie 45 zł za dobę podróży. Jeżeli podróż trwa jednak nie dłużej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje. W przypadku podróży służbowej trwającej od 8 do 12 godzin pracownik otrzymuje dietę w wysokości 50%. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin – przysługuje 50% diety, a ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości. Kwotę 45 zł pomniejsza się w odpowiedniej wysokości o koszt bezpłatnego wyżywienia (śniadania, obiadu, kolacji).
Pracownikowi w krajowej podróży służbowej przysługuje ponadto zwrot kosztów noclegu. Należy się on w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, jeżeli jest to obiekt świadczący usługi hotelarskie. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić jednak zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje natomiast ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (67,50 zł). Ryczałt za nocleg należy się, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin, pomiędzy godzinami 21 i 7.
Kolejny dodatek stanowi ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety (9 zł).
Transport międzynarodowy a przejazd przez teren kraju
W kontekście nowych przepisów jedna z częściej pojawiających się wątpliwości odnosiła się do tego, czy kierowców realizujących przewozy międzynarodowe należy traktować jako odbywających podróż służbową na etapie ich podróży przez Polskę w celu przekroczenia granicy (wyjechania z kraju) lub po powrocie z zagranicy, w dojeździe do siedziby lub filii firmy.
Szybko zostały one jednak rozwiane zarówno przez Ministerstwo Infrastruktury, jak i Inspektorat Pracy. Organy te zaprzeczyły, ażeby wyjazd z kraju lub powrót z zagranicy w przewozie międzynarodowym miały być traktowane jako krajowa podróż służbowa. Uznały, że dzielenie takiego przejazdu w momencie przekraczania granicy na odcinek krajowy i zagraniczny jest bezpodstawne.
Rozliczanie podróży służbowych z LEGALTRANS
Wprawdzie obecnie zdecydowana większość przedsiębiorstw zdążyła już wdrożyć u siebie odpowiednie rozwiązania i dostosować się do nowych zasad, nie zmienia to faktu, że rozliczanie podróży służbowych kierowców nadal stanowi jedno z największych wyzwań dla przewoźników drogowych. Jeżeli w Państwa firmie występują na tym obszarze pewne problemy lub nieprawidłowości, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią transportową LEGALTRANS, która oferuje profesjonalną pomoc firmom transportowym.