Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców i rozliczanie czasu ich pracy z całą pewnością nie należą do zadań łatwych. Dopiero wchodzący na rynek przedsiębiorcy często zastanawiają się dlatego, jak sobie z nimi poradzić. Czy działać na własną rękę, samodzielnie? Wykupić jakiś program? A może skorzystać z usług zewnętrznej firmy? W związku z tym, że za nieprawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców grożą dotkliwe sankcje, na osobach zobligowanych do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców ciąży duża odpowiedzialność. Rozwiązań tego problemu jest kilka.
Jakie błędy zdarzają się przy rozliczaniu czasu pracy kierowców?
Prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców jest możliwe po pierwsze wtedy, gdy osoby, które są odpowiedzialne za tę czynność, posiadają wymaganą przepisami wiedzę, nie tylko z zakresu norm czasu pracy kierowców, ale i ogólnych zasad rachunkowości, podatków, a nawet prawa pracy. Po drugie, w prawidłowym rozliczaniu czasu pracy kierowców nieoceniona jest rzetelnie i poprawnie prowadzona ewidencja czasu pracy kierowców, obejmująca wszystkie wymagane informacje i dane.
Rzeczywistość bywa jednak zgoła odmienna, lubiąc przysparzać na tym polu pewnych trudności i problemów. I tak też do jednych z najczęstszych błędów, do jakich dochodzi przy ewidencjonowaniu i rozliczaniu czasu pracy kierowców, należy:
- błędne ustalenie składników wchodzących w skład minimalnego wynagrodzenia – w minimalnym wynagrodzeniu kierowcy nie powinno uwzględniać się w szczególności wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych i dodatku za pracę w porze nocnej,
- ustalanie wynagrodzenia minimalnego w nieodpowiedniej wysokości – błąd ten wynika z faktu, iż w ubiegłym roku, podobnie jak i w obecnym, minimalne wynagrodzenie podlega dwukrotnej zmianie w skali roku (drugi raz nastąpi to 1 lipca 2024 r.),
- wynagrodzenie kierowcy za kilometr – uzależnianie wysokości wynagrodzenia kierowcy od liczby przejechanych kilometrów jest praktyką niedopuszczalną, zabronioną przez przepisy,
- wypłacanie wynagrodzenia kierowców pod stołem, licząc na rzekome oszczędności,
- brak regularnego analizowania gromadzonych w ewidencji czasu pracy kierowców danych, skutkujący niewykrywalnością w porę naruszeń i błędów, jakich dopuszczają się pracownicy,
- złe planowanie harmonogramów czasu pracy kierowców, z naruszeniem obowiązujących norm dziennego i tygodniowego czasu pracy i odpoczynków, wynikających z ustawy o czasie pracy kierowców i rozporządzenia nr 561/2006,
- błędy w obliczeniach, na przykład w odniesieniu do należnych kierowcom diet – w ostatnim czasie nastąpiły w tym zakresie pewne ułatwienia, w szczególności w postaci ustanowienia stałej stawki tak zwanych diet wirtualnych, w wysokości równowartości 60 euro dla ZUS i 20 euro dla PIT, uniezależniając je tym samym od kraju, do którego udaje się kierowca,
- nieuzupełnianie braków w rejestracji danych o aktywności kierowcy, polegających na m.in. braku rejestrowania dojazdu kierowcy do ciężarówki.
Niestety pomyłki, do jakich dochodzi w tym zakresie, bywają kosztowne, ponieważ jeśli w dokonywanych zapisach regularnie będą pojawiać się błędy, może to prowadzić do błędnego ustalania wynagrodzeń należnych kierowcom, czy też nieprzestrzegania obowiązujących ich norm czasu pracy i odpoczynków.
Ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców
Rozważając, jak ewidencjonować czas pracy kierowców i dokonywać prawidłowych rozliczeń, możemy stanąć przed dylematem: czy robić to samodzielnie (nie są tu wymagane żadne specjalne uprawnienia), a dokładniej przy pomocy odpowiednich programów, czy też może oddelegować te czynności na zewnątrz?
Każde z tych rozwiązań ma oczywiście swoje plusy i minusy.
Ewidencja czasu pracy prowadzona na własną rękę, z dodatkowym wsparciem dedykowanych programów, zdaje się na pierwszy rzut oka sporą oszczędnością… pieniędzy. Zwłaszcza dla mniejszych firm transportowych. Z tą oszczędnością pieniędzy nie do końca jest natomiast tak kolorowo, ponieważ każdy z takich programów swoje kosztuje. Po drugie, nawet mając wykupiony do niego dostęp, nie oznacza to, że cała „robota” zrobi się sama. Fakt, oferowane dziś systemy znacząco usprawniają i ułatwiają wykonywanie naprawdę wielu czynności związanych z ewidencjonowaniem i rozliczaniem czasu pracy kierowców, jednakże nadal nie zwalnia nas to z obowiązku posiadania w tym zakresie chociażby podstawowej wiedzy. Znajomość obowiązujących przepisów i monitorowanie pojawiających się zmian są niezbędne, by zachować pełną kontrolę nad poprawnością dokonywanych zapisów i obliczeń. A na to jest potrzebny niestety czas… Wystarczy przypomnieć tu sobie niedawno wprowadzane zmiany wynikające z Pakietu Mobilności, Polski Ład, reformę Kodeksu pracy z ubiegłego roku oraz wiele innych.
Drugą opcją pozostaje oddelegowanie zadań związanych z prowadzeniem ewidencji czasu pracy kierowców i rozliczaniem czasu ich pracy na zewnątrz, co jest rekomendowane w szczególności średnim i dużym przewoźnikom. W tym jednak miejscu często pojawiają się obawy związane przede wszystkim z wysokimi kosztami takiej usługi, a po drugie, z możliwymi opóźnieniami w obiegu przekazywanej dokumentacji, wynikającymi z zaniedbań zewnętrznej firmy. W praktyce jednak, jeśli tylko trafimy w dobre ręce, a więc mądrze podejdziemy do wyboru kontrahenta, możemy na tym wiele zyskać. To, co otrzymują w zamian przewoźnicy przekazujący ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy swoich kierowców wyspecjalizowanym w tym i rzetelnym podmiotom, to przede wszystkim cenny czas i poczucie bezpieczeństwa prawnego. Z reguły oszczędzają również pieniądze, ponieważ nie narażają się na kosztowne błędy, pomyłki, jakie można popełnić, działając samodzielnie, bez nadzoru specjalistów.
Nasza kancelaria transportowa LEGALTRANS posiada w swojej ofercie usługę ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy kierowców, świadczoną przez ekspertów prawa przewozowego, aktywnie związanych z tą branżą od lat. Jako profesjonaliści, bierzemy pełną odpowiedzialność za powierzone nam zadania, gwarantując maksymalną ochronę Państwa interesów. W razie chęci uzyskania od nas fachowego wsparcia na tym polu serdecznie zapraszamy do kontaktu!