W kontekście ostatnich zmian, które weszły w życie 19 sierpnia 2023 r. ustawą z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym, warto zwrócić uwagę na to, jakie zasady obowiązują obecnie w wynagradzaniu kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. Przypominamy, że na mocy nowych przepisów, doszło w szczególności do ujednolicenia stawek tak zwanej wirtualnej diety, stosowanej od 2 lutego 2022 r.
Kierowca międzynarodowy nie jest w podróży służbowej
Pierwsza, kluczowa zmiana w zasadach rozliczania kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe nastąpiła już na początku lutego ubiegłego roku. Od tego momentu kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych przestał być uważany za kierowcę w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Za podróż służbową uznano wyłącznie podróż wykonywaną w obrębie kraju. W rezultacie kierowcy uczestniczący w przewozach międzynarodowych utracili prawo do przysługujących z tego tytułu nieoskładkowanych i nieopodatkowanych diet i ryczałtów, które w licznych przypadkach stanowiły lwią część ich wynagrodzenia.
Ustawodawca przewidział jednak swego rodzaju rozwiązanie zastępcze w postaci tak zwanych diet wirtualnych (nazewnictwo niewynikające z ustawy), a więc ulg stosowanych przy obliczaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne i podatku dochodowego. Diety wirtualne wprowadzono więc w celu prawidłowego obliczania podstawy oskładkowania i opodatkowania. Nie były to zatem i nie są to nadal żadne dopłaty należne pracownikom, jako dodatkowy składnik ich pensji, a jedynie „wartości techniczne”, wykorzystywane dla prawidłowych rozliczeń wynagrodzeń kierowców uczestniczących w przewozach międzynarodowych.
Pracodawcy, przy ustalaniu podstawy wymiaru podatku dochodowego od osób fizycznych, stosowali przepisy dotyczące osób zatrudnionych w kraju i przebywających czasowo za granicą, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, z kolei ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, sięgali do przepisów wydanych na podstawie art. 21 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, dotyczących pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców. Podstawę oskładkowania pomniejszało się zgodnie ze stawkami przewidzianymi w załączniku rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w wysokości równowartości diety obowiązującej w danym państwie. Podstawę opodatkowania obniżało się natomiast w wysokości 30% diety obowiązującej w danym kraju zgodnie z powyższymi przepisami, za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą.
Dotychczasowe rozwiązania przysparzały przewoźnikom, w szczególności w pierwszych miesiącach obowiązywania, sporo trudności. Obecnie, od 19 sierpnia 2023 r., w związku z wejściem w życie nowych przepisów o delegowaniu, powyższe zasady przestały jednak częściowo obowiązywać w znanej nam przez ponad półtora roku formie. Podróże kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe nadal nie są wprawdzie uważane za podróże służbowe, z taką natomiast różnicą, że pracodawcy, przy dokonywaniu rozliczeń, mogą zastosować aktualnie stałą (ujednoliconą) stawkę wirtualnej diety, niezależnie od państwa, w jakim pracował kierowca.
Nowe zasady oskładkowania (ZUS)
Na skutek ostatnich zmian, ustalając wynagrodzenie kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, jeżeli ich miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, w przychodzie stanowiącym podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, nie uwzględnia się kwoty stanowiącej równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą, z zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób, stanowiący podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia (art. 26g ust. 1 pkt 1 ustawy o czasie pracy kierowców).
Przeciętne wynagrodzenie, o którym mowa w tym przepisie, należy rozumieć, zgodnie z art. 2 pkt 8 ustawy o czasie pracy kierowców, jako prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne na dany rok kalendarzowy, ogłoszone w trybie art. 19 ust. 10 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. W 2023 r. wynosi ono 6935 zł.
To jednak nie koniec zmian, ponieważ sierpniowa nowelizacja dodatkowo rozszerzyła zakres przewidzianych zwolnień, a więc kosztów niewchodzących w podstawę oskładkowania. W skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, o którym mowa w art. 26g ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców, poza kwotą stanowiącą równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą, nie wchodzą również należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów:
- noclegu odbywanego poza pojazdem,
- podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy (lub podmiotu, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy),
- niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę (lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy), odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę,
- korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.
Nowe zasady opodatkowania (PIT)
Na mocy dodanego do art. 21 ust. 1 ustawy o PIT pkt 23d, wolne od podatku dochodowego są z kolei przychody ze stosunku pracy oraz umowy zlecenia, otrzymane przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie tego stosunku lub tej umowy, w wysokości stanowiącej równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą. Dni pobytu za granicą ustala się zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców.
Ustawa nowelizująca wprowadziła tym samym ujednolicone, stałe stawki diet wirtualnych, niezależne od kraju, w jakim kierowca wykonuje pracę. Nowa kwota obniżająca podstawę składek ZUS wynosi równowartość 60 euro, z kolei podstawę opodatkowania pomniejsza się o równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą.
Również na mocy ustawy o PIT, od podatku dochodowego zwolniono ponadto podlegające zwrotowi koszty noclegu odbywającego się poza pojazdem, koszty podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego innymi środkami transportu, koszty niezbędnych, udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę oraz koszty korzystania z urządzeń sanitarnych.
Dni pobytu kierowcy za granicą
W ustawie o czasie pracy kierowców doprecyzowano także, jak należy liczyć i traktować dni pobytu kierowcy za granicą, o których mowa w art. 26g oraz w art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT.
Pełny dzień pobytu za granicą, za który pracodawca będzie mógł odjąć 60 euro i 20 euro, powinien trwać powyżej 12 godzin. Jeżeli jednak podczas podróży międzynarodowej kierowca przebywa za granicą przez okres krótszy niż 12 godzin, wyżej wskazane kwoty, stanowiące równowartość 60 euro i 20 euro, pomniejsza się do: 1/3 (w przypadku pobytu trwającego do 8 godzin) lub 1/2 (w przypadku pobytu trwającego ponad 8 godzin do 12 godzin).
Co więcej, w dniach pobytu kierowcy za granicą nie uwzględnia się: dni urlopu wypoczynkowego, okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim od pracy z powodu choroby oraz okresu korzystania z urlopu bezpłatnego.
Wynagrodzenie kierowców zawodowych płatne w dwóch transzach
Nowym rozwiązaniem, wprowadzonym do ustawy o czasie pracy kierowców w związku z sierpniową nowelizacją, jest również możliwość wypłacania wynagrodzenia za pracę kierowcom wykonującym międzynarodowe przewozy drogowe w dwóch ratach, w stałym i ustalonym z góry terminie, co stanowi odstępstwo od podstawowych zasad wyrażonych w prawie pracy.
Ustawodawca nie pozwolił tu jednak pracodawcom na pełną dowolność, wskazując terminy graniczne oraz wysokości poszczególnych transz.
Pierwszą ratę należy płacić z dołu, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. W przypadku kierowców, których miesięczny przychód jest niższy niż przeciętne wynagrodzenie, pierwszą ratę wypłaca się w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Kierowcy, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, powinni z kolei otrzymywać pierwszą część pensji w wysokości przeciętnego wynagrodzenia.
Drugą ratę, również płatną z dołu, należy wypłacać kierowcom niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości wynagrodzenia, nie później jednak niż do 21 dnia następnego miesiąca kalendarzowego.
Zmiany w zasadach wynagradzania nie dla wszystkich
Nowe zasady dotyczące wynagradzania kierowców uczestniczących w przewozach międzynarodowych podlegają pewnym ograniczeniom. Spod powyższych regulacji wyłączono, na mocy art. 22 ustawy o czasie pracy kierowców, następujących kierowców:
- wykonujących przewozy drogowe rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej z przyczepą lub naczepą, nieprzekraczającej 3,5 tony,
- wykonujących przewozy drogowe rzeczy w międzynarodowym transporcie drogowym lub kabotażowym, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą nie przekracza 2,5 tony,
- wykonujących przewozy drogowe osób, pojazdami skonstruowanymi lub trwale przystosowanymi i przeznaczonymi do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą,
- prowadzących określone rodzaje pojazdów, wymienione w art. 29 ustawy, w art. 3 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 oraz w art. 2 ust. 2 Umowy AETR.
Należy w tym miejscu zwrócić jednak uwagę na fakt, iż ustawa o czasie pracy kierowców odnosi się wyłącznie do zasad, jakie obowiązują przy ustalaniu zwolnień składkowych (ZUS), a nie podatkowych, regulowanych w ustawie o PIT.
Ustalanie wysokości wynagrodzenia kierowców międzynarodowych z kancelarią LEGALTRANS
Mimo że na skutek ostatnich zmian w zakresie wynagradzania kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe, obowiązujące w tym przedmiocie zasady postępowania stały się zdecydowanie bardziej klarowne, nadal jest to czynność lubiąca przysparzać przewoźnikom wielu trudności. Jeżeli nie chcą Państwo narazić się z tego tytułu na możliwe sankcje prawne i finansowe, zachęcamy do kontaktu i skorzystania z pomocy ekspertów kancelarii prawnej LEGALTRANS. Jako kancelaria specjalizująca się w obsłudze prawnej firm transportowych, oferujemy również usługę ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy kierowców, w której mieści się także ustalanie wynagrodzeń dla kierowców uczestniczących w przewozach międzynarodowych.