Spółka z o.o. to jedna z najpopularniejszych form prowadzenia działalności transportowej w naszym kraju. Centralnym aktem prawnym regulującym działalność w tej formie pozostaje umowa. Nierzadko zdarza się, że wraz z upływem lat i zmianami, jakie zachodzą wewnątrz spółki i na rynku, konieczna okazuje się również zmiana jej pierwotnych postanowień. Jest to oczywiście możliwe, jednakże należy zdawać sobie sprawę z tego, iż każda taka zmiana podlega określonej procedurze – nie jest zatem możliwe, by wprowadzić ją od ręki. Jak wynika bowiem z art. 255 KSH, zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru.
Umowa spółki z o.o., którą zawiera się w formie aktu notarialnego lub przy użyciu elektronicznego wzorca w systemie S24, składa się w pierwszej kolejności z elementów obligatoryjnych, określonych w art. 157 § 1 KSH. Należy do nich firma i siedziba spółki, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego, określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, liczba i wartość nominalna udziałów objętych przez poszczególnych wspólników oraz czas trwania spółki (jeśli jest oznaczony).
W umowie spółki z o.o. mogą znaleźć się w dodatku elementy fakultatywne, to znaczy takie, które wspólnicy zdecydowali się wprowadzić do jej treści dobrowolnie. W odniesieniu do elementów fakultatywnych powinno się w związku z tym zwracać szczególną uwagę na to, jakie z nich zostaną zamieszczone w treści umowy, ponieważ ich zmiana każdorazowo będzie wiązać się z koniecznością uruchomienia specjalnego trybu przewidzianego dla zmiany umowy spółki.
Co więcej, niektóre zmiany, takie jak podwyższenie kapitału zakładowego, jeżeli nie następuje ono na mocy dotychczasowych postanowień umowy przewidujących maksymalną wysokość podwyższenia kapitału zakładowego i termin podwyższenia, może nastąpić jedynie przez zmianę umowy spółki (art. 257 § 1 KSH).
Procedura zmiany umowy spółki z o.o.
W procedurze zmiany umowy spółki możemy wyodrębnić kilka kluczowych etapów:
- Ustalenie i doprecyzowanie zakresu przewidywanych zmian.
- Zwołanie zgromadzenia wspólników.
- Podjęcie uchwały w sprawie zmiany umowy spółki przez zgromadzenie wspólników.
- Zgłoszenie zmiany umowy spółki przez zarząd do sądu rejestrowego.
- Ogłoszenie zmian w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Zwołanie zgromadzenia wspólników
Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 227 KSH, uchwały wspólników są podejmowane na zgromadzeniu wspólników. Bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą jednak zostać powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne. Zgromadzenie wspólników zwołuje co do zasady zarząd, za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską (lub pocztą elektroniczną), wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. W zaproszeniu wskazuje się dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad, a w przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy określić także istotne elementy treści proponowanych zmian.
Zmiana umowy spółki wymaga tym samym zwołania zgromadzenia wspólników i podjęcia stosownej uchwały. Należy jednak pamiętać, że powzięcie uchwały jest możliwe tylko wtedy, gdy sprawa została objęta porządkiem obrad, chyba że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego powzięcia uchwały. Uchwałę można powziąć także pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia, ponownie – pod warunkiem, że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Podjęcie uchwały w sprawie zmiany spółki z o.o.
Do podjęcia uchwały dotyczącej zmiany umowy spółki wymagana jest co do zasady większość dwóch trzecich głosów. Przepisy przewidują jednak sytuacje odrębne. Uchwała dotycząca istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki wymaga bowiem większości trzech czwartych głosów, natomiast uchwała dotycząca zmiany umowy spółki, która dotyczy zwiększenia świadczenia wspólników lub uszczuplenia prawa udziałowego bądź prawa przyznanego osobiście poszczególnym wspólnikom, wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy.
Jest przy tym dopuszczalne, by umowa spółki ustanawiała surowsze warunki powzięcia tychże uchwał.
Należy zwrócić w dodatku uwagę na fakt, iż uchwała o zmianie umowy spółki, na mocy art. 255 § 3 KSH, powinna zostać umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza. Protokół ten, przygotowany w formie aktu notarialnego, wskazuje w szczególności na zakres dokonanych zmian (treść uchwały) oraz głosujących w sprawie wspólników wraz z uzyskanym wynikiem głosowania.
Zgłoszenie zmiany umowy spółki do sądu rejestrowego i ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym
Jeżeli dojdzie do podjęcia uchwały w sprawie zmiany umowy spółki, obowiązkiem zarządu spółki z o.o. jest zgłoszenie tego faktu do sądu rejestrowego. Zmiana umowy spółki z o.o. wymaga tym samym zgłoszenia do Krajowego Rejestru Sądowego. Przepisy nakazują, by do zarejestrowania zmiany umowy spółki stosować odpowiednio art. 169 KSH, co oznacza, że zgłoszenie zmiany umowy spółki do sądu rejestrowego powinno nastąpić w terminie 6 miesięcy (lub 7 dni, jeżeli spółkę zawarto w systemie S24), ponieważ w innym przypadku całą procedurę będzie trzeba ponowić.
Równocześnie z wpisem o zmianie umowy należy wpisać do rejestru zmiany danych wymienionych w art. 166 KSH, jeżeli dane te podlegają wpisowi.
Poza zgłoszeniem zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego wymagane jest także, by została ona ogłoszona w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Profesjonalne wsparcie prawne w rejestrowaniu spółki z o.o. i zmianie treści umowy
Prowadzenie spraw firmy transportowej w formie spółki z o.o. wymaga w wielu przypadkach profesjonalnego wsparcia prawnego. Nasza kancelaria LEGALTRANS jest gotowa pomóc Państwu zarówno przy rejestracji spółki z o.o. i dopełnianiu wszelkich wymaganych formalności, jak również na dalszych etapach, takich jak zmiana pierwotnych postanowień, pociągająca za sobą konieczność zmiany umowy spółki. Jeśli chcą mieć Państwo pewność, że działalność Państwa firmy odbywa się na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów i pozostaje zgodna z prawem, zapraszamy do kontaktu!