1% – mniej więcej taki odsetek wszystkich listów przewozowych w Unii Europejskiej stanowią obecnie elektroniczne wersje tych dokumentów, znane pod nazwą e-CMR. Tak wynika z raportu „e-CMR. Czy jesteś gotowy?”, opracowanego w listopadzie 2022 r. przez Polski Instytut Transportu Drogowego i GS1 Polska. Dlaczego więc, mimo dynamicznie postępującej w transporcie cyfryzacji, elektroniczne listy przewozowe nie są jeszcze na porządku dziennym? Okazuje się, że głównymi barierami wskazywanymi przez przewoźników pozostają: nieznajomość tych technologii oraz brak jasno zdefiniowanych przepisów.
Czym jest list przewozowy?
List przewozowy (CMR) jest podstawowym dowodem zawarcia umowy przewozu międzynarodowego. W obrocie funkcjonują dzisiaj głównie papierowe listy przewozowe, jednakże przepisy dopuszczają również możliwość posługiwania się elektronicznymi wersjami tych dokumentów (e-CMR), wystawianymi przy użyciu komunikacji elektronicznej przez przewoźnika, nadawcę lub inną stronę zainteresowaną wykonaniem umowy przewozu. Na tę chwilę korzystanie z e-CMR nie jest natomiast tak łatwe i popularne, a zmiany w tym zakresie następują w powolnym tempie.
e-CMR w obowiązującym stanie prawnym
O elektronicznym liście przewozowym w branży transportowej głośno jest już od kilku lat. Warto przypomnieć, że z dniem 11 września 2019 r. Konwencja o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR) została uzupełniona o Protokół dodatkowy, dotyczący elektronicznego listu przewozowego, sporządzony w Genewie dnia 20 lutego 2008 r. Potwierdzono w nim, że elektroniczny list przewozowy spełniający określone wymogi, należy traktować na równi z papierowym listem przewozowym. Oznacza to, że ma on taką samą moc (wartość) dowodową oraz wywołuje takie same skutki prawne. Powyższe odnoszą się jednak do przewozów międzynarodowych, pomijając transport odbywający się w granicach kraju.
Protokół ten ratyfikowała również Polska, co odbyło się natomiast bez zgody Sejmu, a więc w sposób nieprawidłowy. Sam fakt ratyfikowania tego dokumentu nie oznacza w dodatku, że elektroniczny list przewozowy może automatycznie funkcjonować w krajowym systemie, bez uprzednich, wewnętrznych regulacji, których niestety wciąż brakuje. W obecnie obowiązujących przepisach (ustawa o transporcie drogowym i prawo przewozowe) pojawia się na domiar złego wiele nieścisłości, a nawet sprzeczności związanych ze stosowaniem listów przewozowych w postaci elektronicznej… Większość z nich nacechowana jest także określeniami charakterystycznymi dla dokumentów papierowych, a nie cyfrowych. Z tego też względu w aktualnym stanie prawnym nie jest więc możliwe, aby e-CMR zastąpił w pełni tradycyjny list przewozowy i był stosowany jako jego zamiennik.
Warto nadmienić, że protokół do Konwencji CMR nie stanowi jedynego aktu prawnego traktującego o elektronicznym liście przewozowym. W miejscu tym należy również wspomnieć o rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z dnia 15 lipca 2020 r. w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu drogowego (Electronic Freight Transport Information – eFTI), które zacznie obowiązywać na terenie całej Unii Europejskiej już od 21 sierpnia 2024 r. Rozporządzenie to ma na celu „zachęcenie do cyfryzacji transportu towarowego i logistyki w celu zmniejszenia kosztów administracyjnych, poprawy zdolności właściwych organów w zakresie egzekwowania oraz zwiększenia efektywności i zrównoważonego charakteru transportu oraz […] ułatwienie i wspieranie dostarczania informacji pomiędzy podmiotami gospodarczymi a właściwymi organami drogą elektroniczną”.
Potrzeba jasnych przepisów, technologii i… zmiany nawyków
Za wprowadzeniem listów elektronicznych i chęcią korzystania z nich na co dzień opowiedziało się ponad 2/3 z 422 badanych w ramach ww. raportu Polskiego Instytutu Transportu Drogowego i GS1 Polska. Co stoi zatem na drodze ku temu, aby cyfryzacja na tym polu nastąpiła znacznie szybciej?
Obecnie głównymi przeszkodami w rozpowszechnieniu e-CMR pozostają przede wszystkim: nieznajomość technologii oraz, co sygnalizowaliśmy już powyżej, brak precyzyjnych regulacji prawnych. Przewoźnicy obawiają się również kosztów, jakie będą musieli ponieść w celu wdrożenia w swoich firmach odpowiednich rozwiązań oraz bezpieczeństwa przekazywanych danych. Dla wielu mniejszych i średnich przedsiębiorców oraz tych, którzy rozpoczynali swoją działalność lata temu, barierą przed wprowadzeniem e-CMR mogą być także dotychczasowe, stare przyzwyczajenia i nawyki oraz brak odpowiedniego rozwoju na poziomie technologicznym.
Prace nad technologiami już trwają, ale wymagane będą certyfikacje
Na tę chwilę nad technologiami pozwalającymi na digitalizację dokumentów transportowych, w tym listów przewozowych, pracują głównie prywatne firmy i stawiające na innowacyjność start-upy. Dostępne są w dodatku programy pilotażowe, natomiast wciąż brakuje jednolitych rozwiązań na poziomie unijnym. Te powinny pojawić się jednak w 2024 r., wraz z wejściem w życie przepisów rozporządzenia e-FTI. Należy mieć także na względzie, że usługodawcy systemów informatycznych, umożliwiający obsługę elektronicznych listów przewozowych, w najbliższej przyszłości, jeżeli tylko będą chcieli stać się platformami e-FTI, zostaną zobligowani do ubiegania się o odpowiednie certyfikacje. Obowiązek ten wynika wprost z przepisów przywołanego powyżej unijnego rozporządzenia 2020/1056.
Jakie korzyści wiążą się z wprowadzeniem e-CMR?
Dlaczego wprowadzenie elektronicznej wersji listu przewozowego jest tak ważne? Możemy wskazać w tym miejscu wiele argumentów przemawiających na korzyść tego rozwiązania, rozpoczynając od prostych i oczywistych kwestii, takich jak troska o środowisko, a kończąc na niezwykle istotnych dla przedstawicieli tej branży zagadnieniach związanych z redukcją kosztów, oszczędnością czasu, czy przyspieszeniem płatności.
Nie jest tajemnicą, że papierowy obieg dokumentacji transportowej jest procesem niezwykle czasochłonnym, wymagającym, a także kosztownym. Aktualnie sfinalizowanie płatności za wykonaną usługę następuje dopiero w momencie otrzymania oryginalnych dokumentów przewozowych, co z reguły pozostaje uzależnione od powrotu kierowcy do bazy przedsiębiorstwa. W taki oto sposób do transakcji dochodzi czasami nawet po kilkudziesięciu dniach. Stosowanie e-CMR zapewnia z kolei wgląd i dostęp do dokumentów zaraz po ukończeniu przewozu i podpisaniu listu (bez konieczności oczekiwania na ich dostarczenie).
Wiąże się także z oszczędnością czasu, ponieważ, w odróżnieniu od ręcznego wprowadzania wszystkich danych, które obarczone jest w dodatku ryzykiem pomyłek, w systemie informatycznym wystawienie listu przewozowego zostaje ograniczone do kilku kliknięć. Na skutek znaczącego ułatwienia tego procesu pracownicy do tej pory odpowiedzialni za tę czynność są angażowani jedynie w minimalnym stopniu. W równie szybki i prosty sposób można poprawiać również ewentualne błędy.
Elektroniczne listy przewozowe oszczędzają nie tylko czas, ale i pieniądze. Dokumentacja cyfrowa jest przede wszystkim znacznie mniej kosztowna w zakresie zarządzania i przechowywania. Dzięki e-CMR pracodawcy będą mogli uwolnić się w szczególności od kosztów ponoszonych na zakup papieru (list przewozowy CMR wystawia się nie w jednym, a trzech oryginalnych egzemplarzach) oraz wynajem dodatkowych powierzchni na archiwum.
Ustandaryzowanie elektronicznej wersji dokumentacji przewozowej to w dodatku gwarancja większego bezpieczeństwa. List w postaci papierowej jest podatny na łatwe zniszczenie lub zgubienie, natomiast w przypadku e-CMR wszelkie niezbędne dane przez cały czas pozostają w systemie. Warto zaznaczyć, że zarówno utrata listu przewozowego, jak i występujące w nim błędy, bywają uznawane za przesłanki do odmowy dokonania płatności.
Kolejną, choć z pewnością nie ostatnią kwestią, o której warto wspomnieć, jest ułatwienie dochodzenia ewentualnych roszczeń, co pozostaje uzależnione od właściwego określenia momentu przyjęcia listu przewozowego. W razie wystąpienia sytuacji spornych odpowiednie zapisy wprowadzane w dokumentacji elektronicznej mogą okazać się o wiele bardziej czytelne i jednoznaczne niż wpisy dokonywane ręcznie, oraz usprawnić identyfikację osób, które faktycznie uczestniczyły w takim przewozie.
Jeśli ten temat jest dla Ciebie interesujący i chcesz dowiedzieć się czegoś więcej zapraszamy do kontaktu.