Kierowcom zawodowym, którzy pracują w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej, należy się, poza normalnym wynagrodzeniem, określony dodatek do pensji. W niektórych jednak przypadkach dla pracodawcy korzystniejszym rozwiązaniem będzie zastąpienie takiego dodatku ryczałtem. Kiedy przewoźnik może skorzystać z tego rozwiązania oraz na jakich zasadach?
Godziny nadliczbowe – jak obliczany jest dodatek za pracę?
Standardowo za pracę w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej, oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownikowi należy wypłacić także dodatek za pracę.
Dodatek do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje w wysokości:
- 100% wynagrodzenia (praca w godzinach nadliczbowych przypadająca w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, jak również, co do zasady, z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym) lub
- 50% wynagrodzenia.
Za pracę w porze nocnej pracownikowi należy się z kolei dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.
Kiedy kierowca może otrzymać ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub porze nocnej?
Zgodnie z treścią art. 1511 § 4 oraz art. 1518 § 2 KP, w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy, wynagrodzenie wraz z dodatkami, o których mowa powyżej, może zostać zastąpione obliczonym z góry ryczałtem. W przypadku:
- pracy w godzinach nadliczbowych – wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych,
- pracy w porze nocnej – wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej.
Ryczałt przysługuje więc pod warunkiem, że kierowca wykonuje stale pracę poza zakładem pracy. Nie można dlatego wybierać go jako standardowej formy rozliczenia ze wszystkimi pracownikami, a jedynie odnosić go do wyjątkowych przypadków. „Stałość”, o której mowa w tych przepisach, nie powinna być jednak utożsamiana z „wyłącznością”. Wystarczy, aby w wykonywaniu pracy poza zakładem występowała pewna regularność, określoność.
W związku z tym, że pracodawca ma mniejsze możliwości w zakresie kontrolowania czasu pracy pracowników pracujących stale poza zakładem pracy, ryczałt może ułatwić mu dokonywanie rozliczeń. Aby było to jednak faktycznie opłacalne, powinno się zastosować w takich przypadkach okres rozliczeniowy inny niż jednomiesięczny, a także prawidłowo oszacować kwotę ryczałtu należną kierowcy.
Jak ustalać ryczałt kierowcy za pracę w godzinach nadliczbowych lub porze nocnej?
Ustawodawca wskazał w przytoczonych powyżej przepisach, że ustalając wysokość ryczałtu dla danego pracownika lub grupy pracowników, pracodawca powinien wziąć pod uwagę przewidywany wymiar pracy w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej. Najczęściej przewidywany wymiar pracy określa się w skali miesiąca, pamiętając zarazem o obowiązujących w tym przedmiocie ograniczeniach. Dla przykładu, na mocy art. 20 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców, praca kierowcy zawodowego w godzinach nadliczbowych, która wynika ze szczególnych potrzeb pracodawcy, nie może przekroczyć 260 godzin w roku kalendarzowym. Z kolei tygodniowy czas pracy kierowcy, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców, łącznie z godzinami nadliczbowymi, nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, co daje maksymalnie 8 nadgodzin na tydzień.
W każdym przypadku wysokość ryczałtu powinna w jak największym stopniu odpowiadać stawkom, jakie pracownik otrzymywałby w standardowym rozliczeniu za pracę w porze nocnej lub w godzinach nadliczbowych, a więc w systemie: wynagrodzenie + dodatek. Kwota ta nie musi być jednak taka sama we wszystkich miesiącach – pracodawca może ustalić różne stawki ryczałtu, w zależności od m.in. natężenia pracy w danym miesiącu, jeżeli przykładowo wie o pewnych okolicznościach z góry.
Prawidłowe ustalenie stawek ryczałtu nie jest dla pracodawcy zadaniem łatwym, ponieważ ustala się je szacunkowo, biorąc pod uwagę jedynie planowaną, przewidywaną liczbę godzin pracy w porze nocnej lub godzinach nadliczbowych, na podstawie dotychczasowej praktyki i doświadczenia. W rzeczywistości może więc zdarzyć się, że pracownik wykona pracę, za którą przysługuje mu ryczałt, w mniejszym lub większym wymiarze. Nawet gdyby jednak pracownik przepracował mniejszą liczbę godzin nadliczbowych lub w porze nocnej, niż zostało to z początku założone, pracodawca nadal ma obowiązek wypłacić mu ryczałt w umówionej, pełnej wysokości. Jeśli więc na wstępie oszacuje go błędnie, poniesie z tego tytułu straty. Ryczałt, jako stały składnik do wynagrodzenia, może zostać obniżony tylko w związku z nieobecnością pracownika w pracy, która wiąże się także z obniżeniem wynagrodzenia zasadniczego lub jego brakiem (m.in. choroba, urlop bezpłatny).
Z drugiej natomiast strony, gdyby wysokość ryczałtu została określona w sposób wyraźny na niekorzyść pracownika, nie pozbawia to zatrudnionego roszczeń w zakresie ubiegania się o dodatkowe wynagrodzenie za przepracowane godziny nieobjęte ryczałtem (m.in. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 czerwca 1971 r., sygn. akt III PZP 15/71 i wyrok z dnia 20 maja 1998 r., sygn. akt I PKN 143/98). Pracodawca powinien dokonać w takiej sytuacji wyrównania i dopłacić mu brakującą kwotę.
W kontekście ustalania ryczałtu dla kierowcy, zwracamy także uwagę na art. 6 ust. 5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, który to wskazuje, że przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym, miesięcznym wymiarze czasu pracy, nie uwzględnia się m.in. wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych oraz dodatku za pracę w porze nocnej. Przepisy nie uznają ich zatem za podstawowy składnik minimalnego wynagrodzenia. To samo dotyczy ryczałtu za nadgodziny i za pracę w porze nocnej, których również nie wlicza się do płacy minimalnej.
Gdzie ustalić ryczałt za pracę kierowcy i kiedy należy go wypłacać?
Pracodawca powinien ustalić zasady wypłacania ryczałtu wraz z jego wysokością dla pracownika lub grupy pracowników, którzy wykonują stale pracę poza zakładem pracy, zamieszczając odpowiednie postanowienia w regulaminie wynagradzania albo zawartej z pracownikiem umowie o pracę. Ryczałt należy wypłacać tak jak wynagrodzenie zasadnicze, a więc każdego miesiąca.
Jak ewidencjonować ryczałt kierowcy za pracę w porze nocnej i godzinach nadliczbowych?
Powołując się na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 maja 2004 r., sygn. akt I PK 630/03, „Ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy (art. 149 § 2 k.p.) wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu pracy, ale dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wysoce utrudniona”.
Ustawa o czasie pracy kierowców, w art. 25 ust. 3, wskazuje, że względem pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną, nie trzeba ewidencjonować godzin ich pracy.
Pracodawca nie powinien jednak zaprzestawać prowadzenia w tym zakresie ewidencji, ponieważ w razie wystąpienia sporu, wynikającego na przykład z ustalenia wysokości ryczałtu na zbyt niskim w stosunku do przepracowanych godzin poziomie, będzie ona dowodem w sprawie. Zdaniem Sądu Najwyższego „Ustalenie ryczałtu nie zwalnia więc pracodawcy od prowadzenia ewidencji czasu pracy, która będzie stanowiła podstawę prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia pracownika” (wyrok z dnia 20 maja 1998 r., sygn. akt I PKN 143/98).
Ewidencjonowanie czasu pracy kierowców – kompleksowa obsługa rozliczeń
Wprowadzenie ryczałtu za pracę kierowcy w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej, mimo że finalnie ułatwia dokonywanie rozliczeń, lubi przysparzać jednocześnie wielu trudności. Firmy transportowe nie muszą jednak dzisiaj radzić sobie same z tymi problemami. Nasza kancelaria prawna LEGALTRANS, która specjalizuje się w obsłudze przedsiębiorstw z tego sektora, oferuje Państwu również usługę ewidencjonowania czasu pracy kierowców. Gwarantujemy wsparcie najlepszych specjalistów w kraju oraz pewność, że wszystkie dokonywane wyliczenia pozostają zawsze zgodne z aktualnymi przepisami!