Użytkowanie tachografów pociąga za sobą obowiązek w postaci okresowego pobierania rejestrowanych przez nich danych. Przewoźnik powinien również pamiętać o przechowywaniu odczytów czasu pracy zatrudnianych kierowców przez odpowiednio długi czas. Inspekcja podczas kontroli może zażądać przedstawienia dokumentów nawet z minionego roku!
Jak często pobiera się dane z tachografu?
Częstotliwość pobierania danych z tachografu i karty kierowcy reguluje Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 5 listopada 2010 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców oraz warunków przechowywania tych danych.
Co do zasady dane z tachografu należy pobierać co najmniej raz na 90 dni. Zwrot „co najmniej” sugeruje, aby robić to jednak częściej ze względu na kary, jakie mogą zostać nałożone na przewoźnika. W przypadku kierowców, którzy stosunkowo rzadko powracają do baz, rozwiązaniem będą odpowiednie urządzenia telematyczne pozwalające na zdalny odczyt plików.
Dane z tachografu pobiera się również w oznaczonym terminie, jeśli żądają tego uprawnione organy administracji publicznej lub inne uprawnione podmioty.
Rozporządzenie wyróżnia ponadto trzy sytuacje, w których dane z tachografu powinny zostać pobrane natychmiast. Natychmiastowe pobranie danych z tachografu jest konieczne:
- przed trwałym lub okresowym przekazaniem pojazdu innemu podmiotowi,
- w sytuacji wadliwego funkcjonowania bądź uszkodzenia tachografu cyfrowego, które umożliwiają jednak pobranie zarejestrowanych na nim danych,
- w przypadku wycofania pojazdu z tachografem cyfrowym z użytkowania.
Jak często pobiera się dane z karty kierowcy?
Dane z karty kierowcy powinno pobierać się z większą częstotliwością niż dane z tachografu – co najmniej raz na 28 dni. Jeżeli występuje jednak ryzyko utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu wykonującego przewóz drogowy, dane te mogą być pobierane częściej niż raz na 28 dni.
Konieczność pobrania danych z karty kierowcy zachodzi również w następujących sytuacjach:
- przed ustaniem stosunku pracy danego kierowcy,
- przed upływem terminu rozwiązania umowy, na podstawie której świadczone były przewozy na rzecz podmiotu wykonującego przewozy drogowe,
- w przypadku utraty ważności karty kierowcy,
Dane z karty kierowcy zawsze pobiera się ponadto w oznaczonym terminie – na żądanie uprawnionych organów administracyjnych lub innych uprawnionych podmiotów.
Przez jaki okres należy przechowywać pobrane dane?
Przewoźnik drogowy lub inny podmiot wykonujący przewozy drogowe, będący właścicielem lub użytkownikiem pojazdu samochodowego objętego obowiązkiem instalacji i użytkowania tachografu przechowuje dane z tachografu i karty kierowcy w oryginalnym formacie przez okres wynoszący co najmniej dwanaście miesięcy, licząc od daty ich zarejestrowania.
Podmioty odpowiedzialne za przechowywanie danych są również zobowiązane zagwarantować ich zabezpieczenie przed utratą lub dostępem osób nieuprawnionych. Dane należy przechowywać w sposób uporządkowany oraz zapewniający ich czytelność.
Przechowywane dane mogą zostać skopiowane w całości lub części przez podmiot je przechowujący w celu ich przetwarzania, lub wykorzystania na potrzeby własne.
Co grozi za niepobranie danych w terminie?
Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących tachografów cyfrowych w zakresie pobierania i przechowywania rejestrowanych danych zagrożono sankcjami finansowymi, które znajdują się w załączniku nr 3 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.
Naruszenie obowiązku terminowego pobierania danych z karty kierowcy zostało zagrożone karą w wysokości 500 zł za każdego kierowcę. Taką samą karę zapłaci przewoźnik za naruszenie obowiązku terminowego pobierania danych z tachografu – za każdy pojazd.
Kara za nieprzechowywanie przez co najmniej rok wykresówek, wydruków oraz pobranych danych lub dokumentów potwierdzających fakt nieprowadzenia pojazdu także wynosi 500 zł – za każdy dzień, w odniesieniu do każdego kierowcy. Stanowi przy tym bardzo poważne naruszenie.
Z sankcjami tej samej wysokości powinien liczyć się przewoźnik, który nie udostępni podczas kontroli w przedsiębiorstwie wykresówek oraz pobranych i przechowywanych danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego – za każdy dzień, w odniesieniu do każdego kierowcy. Również i w tym przypadku taki czyn stanowi bardzo poważne naruszenie.